技术变革背景下档案管理理念的重塑*

2019-12-16谭彩敏

山西档案 2019年1期

谭彩敏

（华南师范大学档案馆广州 510006）

档案管理理念来源于人们对档案管理实践的认识，决定着档案管理工作的目标定位、价值取向以及行为方式，它的形成和发展必然受到不同历史时期社会发展状况的影响。如今，技术革新浪潮席卷全世界，影响着各行各业，档案行业也不可避免被卷入其中。面对技术变革所带来的巨大冲击，档案工作者要找准发展的方向，使档案管理工作真正地适应社会发展的客观需求，首先要解决的问题就是管理理念的转变和重塑。

一、技术变革对档案管理工作的影响

从上世纪五十年代开始，人类社会逐步进入信息时代，信息技术的迅猛发展及广泛应用给档案管理工作带来了深刻的影响，主要体现在以下几个方面：

首先是管理对象的变化。一直以来，各级档案保管机构所保存的档案主要是纸质载体档案，内容则以“官方记录”为主。而信息技术的飞速发展和在社会生活中的广泛应用一方面催生了电子文件、社交媒体文件等数字型档案资源，而且使得档案文件数量以几何级数暴增；另一方面大大拓展了档案资源的范畴，也就是从“官方记录”发展到“社会记忆”。例如，在社交媒体平台上除了政府机构、社会组织和个人在职务活动中形成的信息记录，更多的是普通公民或者公民群体在生活、娱乐等一般社会活动中产生的信息记录，[1]以往这种“个人记忆”、“集体记忆”大多游离于体制之外，如今被认可为“社会记忆”的一个重要组成部分并逐渐纳入规范管理。

其次是管理技术的革新。以往档案管理是以手工操作为主，如今计算机辅助管理已经非常普及，新的信息技术也不断被引入，极大地提高了档案管理的效率和水平。例如，长期以来，档案数量的不断增长与库房空间不足之间的矛盾是困扰档案保管机构的一大难题。如今，从光盘、移动硬盘到磁盘阵列、云存储空间，不断突破容量的存储技术为解决这一难题提供了越来越多的选择方案；又如，借助网络技术，以往“你来我查”的被动式档案利用服务逐步转变为高效、便捷的网络利用服务，跨馆、跨区域的利用服务、在线档案展览等都不再是新鲜事物。可以说，不断发展创新的信息技术成为了档案管理技术革新的源泉和动力。

再次是管理规范的变革。传统的档案管理规范主要是基于纸质载体档案的实体管理而形成的，但是，这些管理规范并不完全适用于电子文件等数字型档案资源的管理。例如，电子文件的管理强调进行前端控制，甚至延伸到文件生成系统的开发设计阶段，而且主要是基于信息内容，在包括归档方式、鉴定、整理、检索、保管、利用等方面都与纸质载体档案有极大区别；又如，社交媒体文件的管理会涉及其权属问题，在社交媒体平台上发布的信息属于发布者所有还是属于平台所有，目前争议仍然比较大，社交媒体文件归档是仅限于所发布的正文信息及必要的背景信息，还是应当包括用户之间的互动信息，也仍在探讨中。笔者认为，技术变革对档案管理工作的影响无疑是深刻的、广泛的，为了更好地应对档案管理工作领域出现的新情况、新问题，要进行技术层面上的改革创新，更重要的是以时代的视角和思维方式来透视档案管理现象，完成管理理念的转变重塑，这样才能更科学地指导、规范档案管理实践。

二、档案管理四大理念的重塑

（一）理念重塑之一：开放

我们必须承认，档案工作者的思维方式普遍都倾向于保守，面对环境的风云变幻往往是“以不变应万变”。究其原因，这是由管理对象——档案的特殊性所决定的。档案的凭证价值和参考价值源自于其原始性、真实性，为了确保和维护档案这一本质属性，档案工作者制定了各种规章制度并严格按照规程操作。但随着社会的发展也导致了越来越多的问题。例如，利用服务方面最让利用者诟病的繁复的利用手续、对利用目的的“审问式”查问、以保密等理由拒绝开放档案等。这些问题长期得不到解决固然有历史和制度方面的原因，但是，档案工作者的不积极作为也是重要的原因。尽管早已意识到问题所在，但是仍然不敢“轻举妄动”，宁愿坐等上级部门的指示。可以说，档案的特殊性直接造就了档案管理的特殊要求，从而不可避免地对档案工作者的思维方式产生了深刻的影响。当然，笔者并不否认档案管理的特殊要求有其合理性和必要性。但是，它对于档案工作者思维方式的影响随着社会的发展却成为了一种桎梏。

所谓思路决定出路，思想观念落后才是最大的落后。面对日新月异的外部世界，档案工作者不能仅仅小心翼翼地守着自己的岗位，而是要敢于越过“雷池”，以积极的心态接受新的观点、新的理念、新的理论、新的技术等各种新鲜事物，面对因为环境变化而出现的新情况、新问题要主动做出改变从而适应环境的变化。可喜的是，近年来档案界已经越来越体会到解放思想的重要性和必要性，从消极等待转变为积极作为，不仅加大了档案开放的力度，还积极借鉴其它学科、行业的先进理论、成功经验，引入各种新的技术，极大地促进了档案管理工作的发展。笔者认为，在如今技术变革的大背景下，开放的思维方式显得尤为重要，特别是为了迎接即将到来的第四次技术革命，档案工作者应当以更积极的心态主动适应整个社会发展的大环境，打破思维定势，以更开放的思维方式研究档案管理中可能出现的新情况、新问题，推进档案管理工作各方面的改革和创新，尤其是要开拓新型的管理模式和服务方式，以实现档案管理的转型升级。

（二）理念重塑之二：创新

缺乏创新是长期困扰档案行业的一大问题，尽管近年来不少档案保管机构在具体业务中已经进行了一系列创新的探索与实践。但是，总体而言档案管理工作领域的创新并不尽如人意，主要体现在创新意识不强、创新动力不足、创新能力不够、创新效果不佳等方面。究其原因，主要是由于我国实行统一领导、分级管理的档案管理体制，档案管理工作按照国家档案发展规划运行，自由度较小，同时也缺乏专门的创新激励机制、创新扶植政策和创新发展环境等条件的支持。因此，容易形成消极狭隘的工作态度和僵化保守的工作方法，[2]习惯于用传统的思维方式解决发展过程中出现的问题，对技术创新的反应也相对滞后。

创新是档案管理工作可持续发展的必然要求和动力源泉。社会的变革、经济的发展、政策的调整、技术的进步都在改变着档案管理工作的内、外部环境，当创新的节奏跟不上环境的变化，各种问题和矛盾就会显现、激化，进而阻碍档案管理工作的发展。面对技术变革带来的挑战，例如，二位一体的网络环境对开发模式的挑战、数据化的工作对象对管理环节的挑战以及快速增长的利用者对服务方式的挑战等等，[3]档案工作者应当重新认识和定位档案管理工作，增强改革自觉性和服务创新力，进而推动档案管理工作的创新发展以及与社会的深度融合。

笔者认为，档案管理工作创新最关键的是要找准创新的方向和思路，既要从技术层面，又要从运行机制、开发模式和管理流程等方面出发研究可进行的管理改革和服务提升，通过重构业务模式实现档案管理工作的自我创新。具体来说，首先要充分利用如大数据、云计算等信息技术发展的最新成果从技术层面提升档案管理的质量和水平；其次要善于借鉴其他行业的创新经验，随着各种信息技术的推广和普及，各行各业基于信息技术发展的管理创新层出不穷，这些探索和实践为档案管理工作的创新提供了可借鉴的经验和思路；最后要敢于跨界，通过与其他行业的跨界合作实现档案管理工作的融合创新。此外，还要从人性化需求的角度思考档案管理工作的创新，基于互联网实现人、资源与服务的聚合，通过不断强化三者之间的联系进而形成信任和依赖，通过信任和依赖的沉淀逐渐形成稳固的连接关系，打造“连接一切”的档案管理工作新生态。[4]

（三）理念重塑之三：人本

近年来，档案界顺应社会发展潮流大力提倡树立“以人为本”的服务宗旨。但是，在实际工作中还是缺乏对人性化需求的理解与尊重，利用服务的流程、方式、水平和效果往往不能满足利用者的要求和期望。究其原因，这是因为档案保管机构更多地还是充当着“管理工具”或扮演着“管理者”的角色，以至于淡化了本应有的历史责任和服务意识。笔者认为，“以人为本”是档案管理工作发展的趋势和精髓，只有重视人的价值、重视对利用者体验的理解，档案保管机构才能实质性地从利用者的角度思考问题，在自身与利用者乃至社会大众之间建立起一种基于档案资源与利用服务的高层次的稳固连接，强化与社会之间的沟通与交流，从而有助于利用外部力量进行自身建设与改革创新。[5]

对人性最大限度的尊重、对人的体验的敬畏、对人的创造性发挥的重视应当成为档案管理工作发展的力量源泉。具体来说，首先在档案资源体系建设方面要以保存更全面的“社会记忆”为目标，既要加强对民生档案、信用档案、健康档案、家庭档案、社区档案、口述档案等更贴近社会生活的档案资源的规范管理，又要关注以往游离于体制之外的“小众”档案资源以及社会发展新领域产生的新型档案资源，把档案与国家、社会、民族乃至社会群体、个人的历史“记忆”联结起来，从而更好地实现对“社会记忆”的重构和对社会文明的传承；其次在档案利用服务方面要努力实现档案公共服务均等化，正如第17届国际档案大会上通过的《档案利用原则》要求“档案工作者应没有歧视地向利用者提供公正、平等、及时的档案利用”，[6]档案保管机构应当抛弃对利用者的社会群体划分界限，致力于为社会大众提供公平、公正的服务，保证每一位利用者在利用档案的过程中都可以得到应有的尊重、享有平等的待遇，实现档案资源“全民享有”的目标；再次在档案信息资源开发利用方面要鼓励社会力量的参与。

（四）理念重塑之四：协同

由于历史的原因，我国的档案管理工作先天就缺乏协同发展的因素。古代的档案机构在很大程度上是权力统治的附属品，建国后即使“档案开放”、“便于社会各方面的利用”被明确写入法律当中，但是档案保管机构仍然偏安于机关大院，与社会的联系并没有得到很大的改善，行业内部的协作也鲜见，直至公共档案馆建设、档案公共服务被提到日程上，档案保管机构才逐步走出自己的“小天地”，努力融入社会。但就整个系统而言，档案行业仍旧是一个相对封闭的生态系统，这不仅阻碍了档案行业与其他行业、档案保管机构与其他社会组织之间的跨界合作，也在相当程度上抑制了档案管理工作的改革创新。如今，在跨界融合理念的引领下，档案行业必须顺应潮流开创协同融合的发展新模式。

协同发展强调相互渗透、融合，取长补短，互通互联，以达到效益最大化。目前档案行业的协同发展尚处于探索阶段，未来的发展可以从基于具体服务、基于系统内及区域内、基于跨系统或跨平台的微观、中观和宏观三个层面开展。[7]具体来说，一方面是要组建真正的区域性、行业性、全国性的大联盟，联盟各成员要在资源建设、管理、服务等各个领域展开合作，形成资源优势、信息优势、品牌优势和服务优势，谋求共同发展；另一方面是要敢于跨界与其他行业、机构、社会组织等开展深度合作。[8]例如，目前正兴起的档案文化产品与服务的开发，由于档案保管机构在人力、物力等客观条件方面的限制，因此迫切需要来自其他社会组织的支持与协作。笔者认为，吸引其他社会主体的参与是档案管理工作未来发展的必然选择，合作的对象也会越来越多元化，不仅有图书馆、博物馆这样的与档案馆相近的行业组织，也有学校、媒体、企业、公益慈善团体、行业协会等各种类型的社会组织。多元化社会主体的参与将使档案管理工作的发展更具活力。[9]