中医药院校数字档案室建设探讨*

任佳燕

(上海中医药大学档案室 上海 201203)

2010年6月，国家档案局发布《数字档案馆建设指南》[1]，2014年又发布了《数字档案室建设指南》[2]，从数字档案室的内涵、内容和建设要求等方面明确了建设要点。2008年9月1日起施行的国家教育部令第27号《高等学校档案管理办法》[3]中指出加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。在全国大力推进数字档案馆（室）建设的大环境下，各高校档案部门也相继对数字档案馆（室）建设工作进行了一系列的探索和实践，中医药院校也应紧跟步伐，不断加强档案管理以及数字档案室建设工作。

一、中医药院校建设数字档案室的重要意义

档案数字化管理是档案管理适应时代要求的具体体现，特别是对中医药院校而言，作为一类专业性极强的高等院校，肩负着为祖国培养现代化中医药人才的重任。中医药院校加快数字档案室建设是大势所趋，向数字档案室转型更是一种实现跨越式发展的重要途径。

（一）中医药院校发展的现实需要

随着中医药院校的发展，现阶段电子档案资料也在不断地增加，档案资源的载体已呈现多样化，档案室藏走向了多元化，传统的档案管理模式已经难以满足信息时代档案事业发展需求。中医药院校管理的信息化离不开档案的信息化、数字化，建立专业的数字化档案室是中医药院校综合办学水平高低的重要标志，将促进学校管理理念和管理水平的提升。

（二）档案利用的现实需要

传统的人工查阅、存储和利用档案信息的低效等弊端日益突出，难以满足多人同时共享档案信息资源的需求。建设以档案资源为根本、标准为保障、技术为支持的数字档案室，将室藏档案信息资源有效整合转化成为数字信息，改变传统档案管理、检索和利用方式，实现档案信息资源的实时共享，同时满足众多用户需要，提升档案管理效率，为广大师生提供优质档案服务具有十分重要的现实意义。

（三）档案保管的现实需要

将档案电子化之后，能够有效避免纸质档案因反复利用而造成的损害、很好地保护档案原件。数字档案是对中医药院校教育教学和管理过程的电子化记录，有助于提高中医药院校的决策水平。

二、中医药院校数字档案室建设的现状

自2014年《数字档案室建设指南》发布后，大多数中医药院校已初步进行了数字档案室建设的解决方案，同时开展了存量档案数字化工作和电子文件档案的收集。由于中医药院校大多只是设立了综合档案室，往往都以挂靠形式存在，规模相对较小，对档案工作的投入有限，数字档案室建设相对落后，成效并不明显，在建设过程中仍然遇到诸多问题与困惑。

（一）对数字档案室建设未给予高度的重视

受制于思想观念和制度方面的原因，有些中医药院校尚未给予数字档案室建设工作足够重视，未将数字档案室建设工作纳入学校的信息化建设总体框架，推进中医药院校数字档案室建设缺乏顶层设计和有效措施，加之投入的资金有限，因此数字档案室建设受阻。虽然大多数中医药院校已经开展了数字档案室建设，然而档案管理工作一直停留在基础建设阶段，只是处于目录数字化阶段，档案管理工作未能全面实现数字化和自动化控制。

（二）档案数字化软硬件系统还不完善

软硬件基础设施的配备相对落后，硬件设施闲置、软件设施更新缓慢。调查发现，目前很多中医药院校已构建了网络版的管理系统，但有的档案管理系统不够成熟，新的功能开发滞缓，不少中医药院校数字档案室建设与办公自动化建设工作脱节，办公自动化管理系统与数字档案管理系统未能实现有效兼容，无法实现数据转换与信息共享。学校其他各部门信息系统应用平台结构不统一，档案部门与其他部门之间的协调工作难以落到实处，影响了数字档案的管理效率。

（三）档案管理体制机制欠缺

中医药院校档案管理体制机制欠缺，缺乏上级组织的有力支持，在组织、人才、制度、经费等保障方面缺乏统筹安排，缺少其他各部门的积极配合，造成了档案部门孤军奋战的局面，使得中医药院校数字档案室建设水平参差不齐。再加上前瞻性规范制度的缺失，制度的不完善阻碍档案信息化的有序发展，规范的规章制度有待制定。目前与电子文件管理相关的法律法规与标准相对较少，档案数据库管理系统标准不一致，文档一体化推进速度缓慢，大部分文件并没有实现纸质文件、电子文件的同步归档。

（四）档案开放利用模式单一

中医药院校档案机构在如何鉴定、如何开放高校档案方面，缺少可供操作的实施细则，所以大部分档案都无法成为开放档案，在查档服务利用的过程中，只能按照传统的查档流程处理，用数字化档案代替传统的纸质档案。受制于档案开放工作进展缓慢等因素，档案门户网站大多只能看到档案工作动态、规章制度、档案鉴赏等栏目，而无法直接检索到档案目录和原文。如今人们对档案信息需求量不断增加，传统模式已无法满足多人同时共享信息资源的需求。

（五）数字档案安全存在风险

由于数字信息技术本身的不稳定性和风险性导致电子文件非常脆弱，网络攻击、计算机病毒等安全问题比较突出。大部分中医药院校档案室未将安全控制、风险评估纳入其中，过多地将精力放在防火墙、杀毒软件等平台安全措施上，忽视电子档案作为一种新型信息载体的风险。在保障档案信息安全方面，在抗风险及数据恢复、长期保存等方面仍然存在问题。

三、中医药院校数字档案室建设的策略

中医药院校的数字档案室建设是一项系统工程，涉及面广、技术性强、资金投入大，建设周期也相对较长。基于以上对当前中医药院校数字档案室建设过程中存在的主要问题分析，提出以下推进数字档案室建设的有效措施：

（一）更新管理理念，统筹建设规划

各中医药院校相关部门应该转变观念、创新理念，真正认识到数字档案室建设的重要性及重大意义，将数字档案室建设纳入议事日程，纳入到学校的整体信息化建设规划工作中；加强组织领导，总体规划科学制定数字档案室建设实施方案；建立档案管理机制，建立健全规章制度，明确工作职责，应以档案室为主，与多个部门合作开展，分阶段、有条理地推进数字档案室建设，使学校档案工作从传统模式逐步转向现代化的数字模式。

以笔者所在的上海中医药大学档案室为例，为了有力保障数字档案室工作全面有序开展，学校设立了《上海中医药大学档案管理委员会》，由校长直接领导，指定副校长分管档案工作，党委、校长办公室主任负责协调相关工作，并将档案工作纳入学校整体规划和各部门职责，由档案室4名专职档案人员，各部门55名兼职档案员，共同形成了覆盖全校的档案工作网络。此外还根据我校具体情况制定了涵盖档案管理、档案资源建设、档案服务利用、档案安全管理等各工作流程的管理制度，同时纳入学校高水平大学建设制度体系。

（二）建设完备的数字化基础设施

《高等学校档案管理办法》[3]中明确规定：高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室) 建设。中医药院校档案部门要拓宽渠道，争取相关部门的支持，为数字档案室建设予以经费保障。要不断加强软、硬件基础设施设备建设，要求软硬件齐备、系统完整、终端及辅助设备齐全，以适应数字档案室资源建设要求、满足数字档案室各项管理与服务需求。档案管理软件系统是数字档案室工作的重要平台，需配备功能完善、适用性强的数字档案室档案管理软件，并充分实现档案管理系统与办公自动化系统及学生管理、教务管理等学校的其它设备、系统之间的兼容，以利于数字档案的在线归档、共享利用。

我校数字档案室自建设以来，档案管理经费列入学校年度财务预算，目前软、硬件设施基本齐全，档案室库房管理分别选用专用档案密集架、钢制档案柜、防磁柜三种不同的装具，设有消防设施，配备自动化温湿度控制系统，实现恒温恒湿的档案保存环境，配有复印机、扫描件、数据服务器、消毒柜、碎纸机等办公设备。自1997年起，我校档案信息管理系统的发展即纳入学校信息化管理建设规划，实现档案计算机管理，2010年档案管理系统升级换代，购置使用《南大之星档案管理系统》软件，在局域网内实现网络化档案管理系统。

（三）完善管理流程，实现一体化管理

构建以信息技术、计算机网络技术为支撑的档案管理网络平台，将全校所有档案资源纳入统一的档案管理系统，对各类信息资源进行整合，分权进行管理[4]。主动与学校管理和信息部门对接合作，通过平台实现不同院系和部门之间信息的统一化收集、整理、分析、共享、开发与应用，实现档案信息安全共享，为学校教学与科研提供更多有价值的参考信息。规范档案业务流程和标准，规范电子文件归档操作，要实现“增量电子化”，必须在电子文件形成之初，就建立起完备的管理制度和运行机制。明确纸质文件与电子文件同步形成并同步归档，对各部门形成的电子文件电子档案实行网络监控，实现电子文件的在线归档，电子档案的在线移交和接收，实现散落在各部门各类档案的整合与共享，对电子文件实现前端控制和档案收集、处理、储存的全过程系统化管理。实现收发文系统和档案管理系统一体化运行，实现文档一体化管理，同时建立严密的统一标准的规范化管理体系，优先采用国际标准和国家标准，由此形成完整的标准体系，以保证环境兼容、数据统一、系统通用，达到数据共享的目的。

（四）建设丰富的档案资源数据库

数字档案资源建设是数字档案室建设的核心与根本。从资源建设的角度而言，建立小型而全面的数字档案资源库更适合中医药院校档案工作的特点。要丰富收集途径，拓宽信息采集范围，为进一步丰富档案信息资源创造条件；要建立目录数据库、全文数据库以及多媒体数据库等，并对数字档案信息进行统一存储、管理和利用；要以现存室藏资源为发力点，打造精确而富有中医药院校特色的档案资源专题数据库，通过专题档案信息资源的收集、整理，便于档案资源的有效储存和高效利用，提高了档案资料的应用价值；要建立健全中医名人档案专题数据库，通过名人档案信息资源的挖掘，不仅能使高校名人的科研态度和治学风格得到继承和发扬，也从某种意义上推动了高校的校园文化建设。经过近几年开展的四期档案信息化建设项目，目前我校档案信息化管理已配置4台服务器，建立了文书、教学、科研、设备、基建、照片、会计、校报、校志、大事记等各门类档案大数据库。

同时做好存量档案数字化工作，采用先进的数字化存储技术，将学校传统载体的档案资料扫描，经OCR识别技术构建可全文检索的档案数据库，将各个时期、各种门类的档案信息数字化，使档案目录与全文数据有效挂接，实现数字化转换和信息资源共享。数字化技术也可以在实物档案保护、宣扬传播、互动体验等方面进行应用[5]。我校档案室选择以价值高、社会性强的档案资料优选数字化存储和共享，教学、科研、文书、基建、设备等门类档案的部分纸质档案现已实现数字化，系统机读目录级约15万条，挂接档案全文、照片等附件约400G。

（五）创新档案服务利用

中医药院校档案室要做好数字档案开放利用工作，探索档案信息检索服务。要加强档案网站的建设，充分利用校园网系统，为社会提供已公开档案信息，主动提供公益性信息服务，开设专栏提供档案信息查询利用模块，构建人工智能查询系统，通过权限设置对访问内容进行分级管理，为部门和个人提供档案目录和全文在线网上查询，实现电子档案在线借阅和审批。建立网上档案工作专栏、网上陈列室等板块，不断拓展电子档案利用渠道。我校2006年建立校档案室网页，内容包括档案室概况、档案法律法规、业务知识、服务指南、表格下载利用、库藏展览、相关链接，动态信息等，成为档案室向各部门及相关用户发布档案信息、提供优质服务、扩大档案部门影响、宣传档案工作的新途径和窗口，档案利用部分实现网上远程服务，提高了档案信息利用效率。

同时应加强对数字档案室的宣传，对数字档案资源进行加工开发，充分挖掘室藏资源，通过编辑出版档案文化产品、举办档案展览、组织名人档案编研等多种形式，进一步加强档案文化建设。提供主动式档案编研成果服务，将传统的档案编研与计算机技术、网络技术相结合，实现档案信息知识化。近几年我校档案室积极参与档案日宣传，扩大档案宣传辐射面和影响力，档案室利用库藏档案设计制作了《档案记忆——上中医大荣誉风采》、《荣耀与梦想——海派中医药发展四十年成果展》线下与网上同步展出。同时档案室还开展了《杏林春暖，橘井流芳——上海中医药大学重大科研成果汇编》、《海派名中医汇编》、《库藏各界名士及校友手迹汇集》等一系列档案编研工作。

（六）建立完善的数字化保障体系

数字化为档案信息的收集、处理、存储和利用带来便利的同时也带来了极大的安全隐患。这就要求各档案室要从自身实际情况出发，加强数字信息安全防护，完善数字化档案信息安全机制，形成一套切实可行的数字档案室建设的法律保障体系[6]。在保障体系上，由于数字档案室是一个长期的、系统的工程，就需要为数字档案室建立健全的管理体系、制度体系、技术保障体系、人才保障体系、安全防范体系等，以严格管控档案信息的科学使用，确保数字档案信息的绝对安全，为日常运行维护提供保障。我校十分重视档案安全工作，实行安全管理负责制，加强对档案安全、保密工作的领导，档案人员牢固树立档案意识和保密意识，严格执行库房管理制度和保密制度，定期检查维护设施设备，定期检查库藏档案。针对新形势下数字档案室管理要求，2017年修订了《档案安全保密制度》，进一步加强档案实体和档案信息安全防范。目前采用电子摄像头无盲区实时监控，在入口处设有门禁系统以保障档案安全，档案管理系统设立局域网运行制，采用高级别的防火墙安全体系，安装防病毒软件，实行定期检查日志、系统更新、漏洞修复、安装补丁、修改密码和容灾异地备份等，严格实行权限访问管理。

四、中医药院校数字档案室建设中的问题

（一）档案数字化方面

扫描加工必须依照一定的流程和规范进行操作，以保证数字化加工结果的质量。对于大批量的数字化扫描，一般采用外包加工方式，由专业公司进驻档案室进行加工处理，以更好地保证扫描质量、节约扫描成本、加快扫描进度。但是要特别注意在服务外包过程中的风险，从管理上堵塞漏洞，避免产生信息泄密等造成不必要的损失。

（二）管理系统开发应用方面

如果自行研发或与软件公司合作研发，不仅耗费时间与精力，且最终效果也不能尽如人意。因此，笔者建议中医药院校的综合档案室直接购买成熟的档案管理系统，并根据学校具体情况改进，设计符合中医药院校档案管理需求的档案信息管理系统，从后期系统的维护与升级角度来看，也最为适宜。

（三）电子档案管理方面

由于电子文件的特性和档案管理水平的限制，以及电子档案法律依据的认定存在着质疑。因此必须实行纸质文件和电子文件并存“双套制”同时进行整理归档，电子档案与纸质档案并存缺一不可。抓好双套制管理，把纸质档案和电子档案有机对应，相互建立准确可靠的标识关系。

（四）档案资源开发利用方面

由于中医药名人档案具有一定的隐私性，在尊重档案形成者与维护档案利用者利益的前提下，可以通过多种激励政策来购买、对持有者进行经济补偿或名誉奖励等方式，提升档案形成者的自觉性，做好开发利用的前期准备工作。

（五）在保障体系建设方面，

应当建立完善档案安全应急管理制度，注意实践中可能存在的风险和问题，结合每一个环节和步骤对其进行深入的剖析，对可能出现的风险和错误进行提前预防和及时应急预案，最大限度地将预期可能出现的风险降至最低，以保障数字档案管理的安全性。

五、结语

虽然数字档案室建设是一项庞大而又复杂的系统工程，建设过程中会存在着许多困难，但是数字档案室建设是中医药院校档案室发展的必然趋势。当前，中医药院校数字档案室建设进程总体上处于全面建设阶段，部分学校尚处于起步阶段，在具体推进过程中，应紧密结合学校实际，从解决现存问题出发重点攻破。不断解决未来数字档案室发展可能遇到的障碍与难题，稳步前进，探索构建真正适应本院校的数字档案室建设模式。档案管理人员必须紧随档案信息化的趋势，提高自身业务技能，加快推动档案管理信息化的前进步伐，为打造一流数字档案室奠定良好的基础。