“互联网+”时代档案管理的现状与对策研究*

2019-12-16张培云

山西档案 2019年1期

张培云

（忻州市卫生局卫生监督所山西忻州 034000）

“互联网+”时代的发展为档案管理工作提出了更高的要求，也为档案管理工作提供了强大的技术支持以及更加明确的发展方向。但由于政府对于档案管理信息化的推进力度有待加大，对于档案管理人员网络素质有待提高等原因，使得档案管理工作在面临机遇与挑战时不能妥善应对。本文将对档案管理工作所面临的机遇与挑战进行简析，并介绍几种应对策略，为新时代档案管理工作尽绵薄之力。

一、“互联网+”时代档案管理发展的现状

（一）政府对档案管理信息化的推进力度有待加大

当前政府工作大部分以经济建设为中心，对于档案管理工作未提起相应的重视，特别是对于档案管理信息化的宣传与监督，政府部门未进行有效地推广。同时，由于档案管理信息化对于工作人员的操作要求较高，而有关部门对于工作人员档案管理的行为未进行有效地规范与约束，使得信息化未在当前的档案管理过程中发挥应有的作用，使得部分档案管理人员的工作效率较低。另外，档案管理信息化的发展历经了单机管理、网络管理、电子文件管理系统以及“互联网+”管理阶段，而有关部门未根据档案管理信息化的发展历程制定相应的规范与操作标准，使得有关档案管理的办公软件开发及更新跟不上时代发展的步伐，影响了档案管理信息化数据平台的共享过程。因此，政府应当加强对档案管理信息化的推进力度。

（二）档案管理人员网络素质有待进一步提高

档案管理人员作为此项工作的主要执行者，对于档案管理工作的重要性不言而喻，尤其是在当前“互联网+”时代快速发展的大背景下，档案管理人员需要具有更高水平的档案管理专业知识基础以及操作基础。例如，在现阶段的档案管理工作过程中，由于部分档案管理人员的专业知识储备不够丰富，并且没有充分认识到档案管理工作的重要性，对档案管理工作缺乏责任意识，对于档案管理过程中出现的突发情况缺乏积极的应对措施，影响了档案管理工作的整体运行效率。此外，档案管理部门作为非盈利性的公共服务部门，由于缺乏工资奖金的激励机制，部分档案管理人员的工作态度不符合有关部门的要求，使得档案用户对档案管理工作的服务不够满意，影响了用户的档案查询体验。“互联网+”时代的发展使得档案管理工作与网络紧密相关，促使档案管理人员网络素质的进一步提升，以提高档案用户对于档案服务工作的满意程度与关注度，紧跟互联网发展的潮流[1]。

（三）企业对于档案信息化的管理缺乏必要的动力

在企业档案管理工作的过程中，管理人员往往只注重于企业经济利益与市场竞争力的提升，而降低了对于档案管理工作发展的关注程度，将企业的主要精力与力量投入到了产品生产与销售过程中，对于企业档案信息化的管理缺乏必要的动力，单纯地认为档案管理工作对企业的发展贡献不大。此外企业需要单独承担档案管理工作的人员工资支出及软件日常维护与更新等费用，认为不值得耗费精力与财力去进行档案信息化的管理。例如，随着“互联网+”时代的来临，档案管理信息化与企业日常经营和管理紧密联系在一起，提高企业的经营效益与市场竞争力不再只依靠产品生产等主要环节，档案管理水平的提升也将为企业的发展贡献必要的力量，加强档案管理工作可以为企业管理工作和决策工作提供有效的数据支持。企业只有在其档案信息化管理水平较高的前提下，工作机构日常运行与管理效率才会得到较大的提升。但是部分企业对于档案管理工作的关注度不够，对于档案管理人员的选拔与聘用缺乏足够的重视，并且未根据企业的实际运行情况选择及购买合适的档案管理软件，使得企业的档案管理工作处于较低的发展水平，不能够较好地迎合档案管理信息化的要求。这些企业也未将档案管理工作纳入企业的发展规划范围之内，使得档案管理工作不能够依靠信息化的巨大优势进行共享与提高。这样的做法会将企业置于不利的发展地位，影响企业的日常运行与管理。

（四）公众对于档案的使用意识与关注度有待进一步增强

除了政府对档案信息化的推进力度有待加大以及企业对于档案信息化的管理缺乏必要的动力之外，公众对于档案的使用意识与关注度有待进一步增强也是“互联网+”时代档案管理工作所面临的难题。公众作为档案管理信息化的主要受益者与使用者，他们对于档案的使用将在一定程度上影响档案信息化的使用价值，部分公众由于缺乏对档案的查询及使用意识，不能够细致地了解部分档案的使用范围及保密性质等内容。例如，对于有关部门的机密档案，要求公众对其所查询并使用的档案进行完全保密，否则将会对相关部门造成不可弥补的危害。“互联网+”时代为公众查询档案提供了多种途径及使用方式，但部分公众对于档案的查询及使用途径未进行充分地了解，因此在查询档案以及接收档案服务时不能很好地遵守档案查询规范及有关规定，不能在所规定的范围内合理地使用档案，不仅降低了档案本身所具有的价值，而且使得部分民众对于档案的关注度急剧下降，影响了档案管理信息化的发展[2]。

二、“互联网+”时代档案管理工作出现问题的原因

（一）部分企业档案管理人才培养模式较为落后

就“互联网+”时代档案管理工作出现的问题来看，其中一个主要的原因是档案管理人才培养模式较为落后。[3]企业应当从促进档案管理工作得到质变的角度出发，坚持与时俱进的发展战略，紧跟“互联网+”时代的发展潮流。大数据是主要的发展方向，而档案管理人员需要对数据信息进行准确地分析，这也为档案管理人员的培养模式提供了主要的途径。[4]例如，企业需要组织档案管理人员进行数字化管理技术以及先进档案管理观念的学习，对档案管理工作中的记录、编档、分类、归档、查阅以及修改等过程进行详细的讲解与教育，使档案管理人员熟悉管理过程中的每一个环节，尤其是各个环节的操作技巧及其容易出现的错误等部分内容。这需要企业邀请专业人员进行详细的讲解，但在实际的企业培训过程中，由于企业对于档案管理工作的重视程度不够，使得档案管理人才的培养模式较为传统落后，其培养模式仍然遵循传统的课堂讲学模式，专家只专注于档案管理教学内容的讲述，对于档案管理的各个环节缺乏详细的讲解与分析。同时也未将档案管理工作的操作技巧及相应的工作原理进行解答，无法使学生真正地理解档案管理工作的具体内容。[5]另外，企业也未给档案管理人员提供较多的实践机会。只有在档案管理信息系统上进行实践，档案管理人员才能真正地掌握此类工作的操作流程。正是因为实践机会较少，使得档案管理人才培养模式较为落后[6]。

（二）对于档案管理思维化的宣传力度不够

在“互联网+”时代，另一个使得档案管理工作出现问题的原因是有关部门对于档案管理思维化的宣传力度不够。“互联网+”时代新型的档案管理模式仍然处于初级发展阶段，虽然可以使档案管理工作突破时间和空间的限制，展示其所具有的深度和广度的内涵，并使档案管理模式朝着数据化的方向发展，但与具体的应用以及发展仍然有一段距离，要使档案管理工作符合“互联网+”时代的要求，就要提高其管理的质量以及效率。例如，企业或者有关部门需要加大对档案管理思维化的宣传力度，特别是对于“互联网+”时代为档案管理工作所带来的先进管理理念以及强大的技术支持，宣传部门应当着重进行宣传。通过展示档案管理工作所具有的操作空间以及网络信息交流平台，使公众了解“互联网+”时代的巨大优势，提高公众对档案管理工作的关注程度，并使公众体验档案查询的便利。但在实际的档案管理过程中，宣传部门对于档案管理思维化的宣传只局限于单一的书面描述，缺乏多样性，不足以吸引公众，使得档案管理思维化的宣传工作得不到具体的落实，公众的网络意识与平台交流意识得不到提高与培养，从而使“互联网+”时代档案管理工作全面快速网络化的进程受到较大影响。

（三）对于档案管理过程的安全监督力度有待加大

除了部分企业档案管理人才培养模式较为落后以及对于档案管理思维化的宣传力度不够之外，有关部门对于档案管理过程的安全监督力度有待加大也是“互联网+”时代管理工作产生问题的主要原因。“互联网+”时代所带来的数字化档案信息管理模式存在着较多的不确定因素，而基于此类模式所建立的档案管理信息系统所存在的风险也是来自多方面的，如管理人员自身操作失误导致档案文件丢失以及由于网络攻击导致档案数据信息受损等不确定因素，档案管理工作也存在着较高的风险。因此，需要安全监督部门加强对档案管理过程的监管，做好网络攻击的预警工作，对档案信息系统运行过程中接收的恶意代码以及病毒文件等信息要进行重点清除，并向使用者提供网络安全警告，提醒他们不要点击或接收类似恶意代码或文件。同时也要制定档案管理过程的操作规范。对于档案的编档、查询、归档以及修改等过程的操作规范，特别是对于档案管理过程中的修改环节，要根据有关部门的要求进行操作，避免由于人工操作失误导致档案数据信息出现错误或丢失。但由于部分安全监督人员疏于职守，可能导致档案数据信息系统受到网络攻击的风险增加，影响档案管理工作的正常进行[7]。

三、如何在“互联网+”时代更好地进行档案管理工作

（一）引入现代化档案管理理念进行档案管理工作

要想在“互联网+”时代更好地进行档案管理工作，第一步需要做的是引入现代化档案管理观念进行档案管理工作。“互联网+”时代带来了现代化的档案管理观念，其中最主要的是建立大数据思维。档案数据信息呈现了较强的增长趋势，而为了适应这一增长趋势，企业不可避免地需要引入现代化的档案管理理念，进而对企业内部的档案进行综合性的管理。例如，利用计算机网络技术对企业所涉及领域的生产以及发展等档案进行整理，建立网络档案数据交流平台。将涉及企业产品生产、日常管理机制以及工作流程的档案置于网络信息交流平台上，以便于企业内部人员对自身的工作流程等档案信息进行查询。至于如何进行查询，则可以设置关键词查询、作者姓名查询以及发稿日期查询等方式进行档案查询。例如，在企业工作人员对自身绩效表现情况进行查询时，只需要输入“绩效表现”四个字就可以查询到自身绩效表现所对应的工资标准及奖金分配，以便在发放工资时与实际所得工资进行比对，保证自身所得工资符合绩效表现的有关标准。因此，引入现代化档案管理观念进行档案管理工作，可以在工作人员进行思考和决策时提供必要的帮助，并且减少了以往查找资料所耗费的时间，进一步提高了档案管理效率[8]。

（二）加大对档案管理网络思维化的宣传力度

另一个需要采取的对策是加大对档案管理网络思维化的宣传力度。传统的档案管理方式已经无法满足“互联网+”时代的发展，而“互联网+”时代则为档案管理工作带来了先进的管理模式。档案管理工作未来的发展方向是以数字化信息管理方式为主体，并充分利用互联网深度和广度进行档案管理。但数字化信息管理方式当前仍处于起步阶段，若想使它在档案管理工作中得到充分的利用，就必须加大对档案管理网络思维化的宣传力度。例如，通过加强对档案管理网络思维化的宣传工作，可以提高公众的网络意识，使公众有强烈的兴趣去了解和使用档案数据信息系统，充分感受数字化档案管理方式为档案查询及修改所带来的便利；提高档案管理工作的管理效率与操作水平，提高公众对于档案管理工作的关注程度，引导全社会人们参与到档案工作中来；通过引领公众关注档案管理方式的变化，使公众了解档案管理工作，增强其利用计算机网络技术进行档案查询的意识，从而高效地开展档案管理网络思维化工作。

（三）推进统一的网络档案管理平台建设

档案管理工作需要与计算机网络技术相联系，因此推进统一的网络档案管理平台建设是“互联网+”时代档案管理工作的关键环节。一方面，有关部门应当加强对档案管理软件的研发工作，根据相应企业的发展规划及其侧重的领域等情况进行软件的开发，确保其能够满足多层次、多角度以及多类型的档案管理具体要求。另一方面，在满足多类型以及多层次档案管理的具体要求的同时，还需要制定统一的档案管理软件研发标准，确保不同的档案管理软件可以在网络平台上使用。例如，在保证档案管理安全性的前提下，有关部门可以建设面向大众的开放性档案管理平台，让公众感受“互联网+”时代所带来的便利。将现有的网络档案以及符合开放标准的档案进行收集与整理，推动档案管理平台的统一化和专业化，以便于公众进行档案查询等环节。

（四）推进新时期档案管理体制改革

推进新时期档案管理体制改革是在“互联网+”时代进行档案管理公众的必要条件。在当前计算机网络技术迅速发展的过程中，档案服务功能将更加符合公众的服务需求，传统的档案服务功能仅限于专业部门进行统一的查询服务，已经远远不能满足公众对于档案管理工作的要求。只有使部分档案服务功能朝着大众化以及统一化的方向发展，档案服务功能才能够完全显现出来。将部分档案管理工作分配给公共档案服务部门，引导其进行自主管理与运行，并增加公共档案服务部门的数量，充分依赖于互联网这一潜力巨大的网络平台；拓展档案服务工作的广度与深度，将档案服务工作当作公益服务事业来做，让更多的公众感受档案管理工作所带来的便利，提升公众对于此项工作的满意程度，并促进全社会公众平等使用档案服务功能的氛围[9-10]。