浅谈办公室主任岗位职责和工作思考

摘 要：在推进世界一流体育大学治理现代化的征程中，在学校内涵式发展和外延式发展的重要节点，高校后勤处作为提供全校师生、教职工教学、科研、训练和生活的重要保障机构，其办公室主任必须明确自身信息枢纽、执行督促、协调组织、参谋助手的岗位职责。同时，坚持问题导向，严格自我要求，坚持细节决定成败，强化服务意识。

关键词：后勤管理;办公室主任;岗位职责

一、 引言

高校办公室主任作为职能服务部门重要的管理岗位，承担着信息枢纽、执行督促、协同组织、参谋助手、管理服务等职责。办公室工作质量和效率水平的高低直接关系到部门信息上传下达、政策落地执行、育人效果等各层面的工作成果。办公室主任作为办公室主要责任人，强调必须明确自身岗位职责、强调在工作过程中不断采取各种措施提升个人及团队的综合实力，严以律己、以上率下，保障职能部门的管理水平不断提升。

二、 办公室主任的岗位职责

（一）信息枢纽

办公室是职能部门各类决策、通知、信息顺畅流转的重要枢纽，负责收发处理各类公函、文件、报表，既要将学校下达的重要决策、精神、任务准确及时地传达给领导和各部门，又要将教职工的反馈汇报给学校，同时还要协调好同校内各部门院系、部门内部之间、校外各类企业人员的信息流转工作。要做到“上传下达、信息互通”，特别需要注意是避免仅仅做一个“二传手”。在日常工作中，很多办公室人员习惯看到通知和信息后“一键转发”，不去仔细研究文件精神和重点内容，简单操作，敷衍了事。导致领导面对文山文海，浪费时间精力去解读文件，找出工作思路和重点内容;各中心科室面对大量信息，也容易遗漏和忽视，直接影响了信息的有效传达。

（二）执行督促

“三分部署，七分落实。”如果无法将计划、决策落地落实，那么一切战略规划只能是镜中花、水中月，成了纸上谈兵。办公室要深刻理解并践行自身执行督促职能，推动落实、执行落实、督促落实。想要履行好抓落实，第一，要做到及时传达，前文提到避免仅做“二传手”，信息无法形成闭环流通，只是传出，而没有回音是不行的，做到急事急办、特事特办，分轻重、大小抓落实，努力做到只要有部署就有回应，只要有情况就有反馈;第二，强调督查催办，把握部门决策重点督查，关注重难点反复督查，围绕领导批复件专项督查，把执行督促职能贯彻在部门工作落实的各个环节。

（三）协调组织

辦公室主任的协调组织工作是多层面多维度的，他涉及上下协调、左右协调，工作的落实落地离不开办公室的协调组织。例如：在上级任务下达到部门后，如何让各中心科室理解工作重难点并顺利接受，就需要办公室协调;某项任务涉及各部门通力完成，如何分清主次责任，区别主要责任部门和协同部门等，也需要办公室的协调;在举办各类会议的过程中，涉及各部门及校外人员，也离不了办公室的沟通组织。

（四）参谋助手

目前来说，高校职能部门办公室主任一般“身兼数职”，包括但不限于党务办公室负责人、党总支组织员、安全管理员、资产管理员、保密员等，高度参与了本部门行政事务、党务事务等多层面的工作。做好部门领导班子的“智囊”，这就需要办公室主任贯彻“终身学习”“全面学习”的理念，成为“多面手”，就要从战略思维、知识体系、能力培养等全方面努力做到和部门领导“同频共振”。

三、 工作思考

（一）严格自我要求

办公室作为部门中心枢纽部门，办公室主任更要做到严以律己，以上率下。提高政治站位，严守规矩意识和纪律要求，在大是大非前立场坚定旗帜鲜明;提高思想觉悟，讲政治、讲大局，不计得失、甘愿奉献，及时化解可能产生的一些摩擦和误会;从严工作标准，办公室工作节奏快，事情多头绪杂，要确保不因情况紧急而盲目处理、不因事情繁杂而忽略小事、不因事情日常而掉以轻心;靠前指挥团队，勇于担当，后勤作为一线保障部门，要处理各类突发事件，时常需要在8小时外和寒暑假干工作，这时候就需要办公室主任有先必争、开拓进取。

（二）细节决定成败

办公室主任具有上传下达的职能，某种意义上在说话办事时代表着领导班子的相关精神，如果说错话可能会引起不必要的误解，如果表错态可能会引发错误的舆论导向，从而影响大局。因此，办公室主任一定要管理好自身及下属人员，确立“细节决定成败”的工作态度。办文要提前整理资料，反复推敲后方可公布;办事要预判准确，先请示后行动;办会要针对会议类型、参会人员、议程等斟酌再三，确保协商共赢的局面。

（三）强化服务意识

要确保后勤“服务育人”效果充分发挥，办公室主任就要带领员工强化服务意识，提高服务水平。要从被动履行到主动服务转变，急部门之所急、思领导之所思、解基层之所惑，尽自己所能解决部门“急难愁盼”的诸多问题。同时，从心出发，真正转变工作作风，用真诚的态度做领导和基层之间的润滑剂，坚决杜绝办公室“门难进、脸难看、话难听、事难办”的工作作风。

参考文献：

[1]蔡雪路.行政机关办公室决策服务能力提升研究[D].南宁：广西大学，2017.

[2]陈洪林.目标管理在高校办公室中的运用研究[D].重庆：西南大学，2008.

[3]李木明.农科学院办公室创新思维培养的思考[J].吉林农业科技学院学报，2010.

作者简介：

严蕾，成都体育学院。