基于TOPSIS算法的深圳市城建档案馆综合能力分析*

徐海静 韩瑞鹏 孙良辉

（黑龙江大学 哈尔滨 150000）

0 前言

在CNKI数据库中，以主题=“档案馆分析OR档案馆评价”进行查找，除去重复、报道、内容相关性小等因素的论文，共327条结果（截止于2019年5月17日）。以某一视阈出发，对档案馆能力进行探索与分析的论文占大部分，剩余少量论文立足于现实工作研究，然而从中不难发现，调查问卷与实际调研由于问题设计、调研人群基数小、信息不对称、主观臆断等方面原因，容易造成一定的误差。数学算法、模型对于综合能力分析较于田野调研和案例分析更具客观性、准确性、直观性，但由于学科跨度较大，学界中鲜有应用数学方法对档案馆综合能力进行评测的研究。TOPSIS算法是一种应用向量规划方式求得规范决策矩阵的模型，其优势在于可同时针对多元指标进行优劣排序。[1]目前相关研究主要应用于公共卫生管理、机械设计与制造、土木工程、统计与决策、地理经济、农业生产研究、地区间经济竞争力等方面。

1 基础——TOPSIS算法与数据来源介绍

选用TOPSIS算法对档案馆综合能力评测，一方面有利于档案馆工作人员提高工作效率和补足工作中存在的短板，另一方面也有助于社会公众增强对档案馆的了解和意识。

1.1 TOPSIS算法相关介绍

TOPSIS算法又称TOPSIS法、TOPSIS模型法、逼近于理想值的排序方法（Technique for Order Preference by Similarity to an Ideal Solution），不同于一些算法对单一指标的探究，它可以同时作用于一个系统内的多个指标并进行决策方案的分析。首先，TOPSIS算法将数据矩阵进行归一化处理，消除不同指标量纲的影响；其次，通过计算得出方案中的最优向量（最优方案）和相对最劣向量（相对最差方案），并对最优向量与相对最劣向量间的距离进行计算；最后，通过判断指标与向量间距离间的接近程度，得出评价优劣的评判依据。[2]TOPSIS算法对样本资料无特殊要求，较于单项指标互相分析法，更能综合、全面、客观、准确的反映总体情况，具有普遍适用性和应用灵活性。

1.2 进行综合分析的数据来源

深圳市城建档案馆，又称深圳市档案馆，内设综合部、收集整理部、保管保护部、利用开发部，下属机构为深圳市文档服务中心，主要负责接收市属机关、团体、事业单位文件集中管理机构。[3]本文以深圳市城建档案馆为对象，数据来源于深圳市城建档案馆网站的相关数据统计和调研，如《2013年-2017年城建档案接收数据统计》、 《2010-2016年文档服务中心文件利用数据统计》、《2010-2014年培训人数统计》等。目前关于城建档案馆的评测尚无统一的定量指标与标准，本文以深圳市城建档案馆为对象，选取档案利用、档案接收、档案培训三个维度进行综合能力分析，共有7个指标。档案利用方面选取三个指标：A1为文件查询利用人次、A2为文件网络利用人次、A3为政府公开信息查询利用人次；档案接收方面选取三个指标：B1为城建档案接收（卷）、B2文书文件接收（件）、B3为政府公开信息接收（件）；档案培训方面选取一个指标：P1档案培训人数。

2 探究——基于TOPSIS算法的综合矩阵建立

TOPSIS算法要将评价指标同趋势化，综合评价中存在高优指标（如档案利用人次），有些是低优指标（如相关网站维护次数），需将所有评估指标变化至方向一致，再结合深圳市城建档案馆的高优指标进行相关综合能力评测，并得出归一化结果和年度指标与最优向量的相关排序。

TOPSIS算法关于综合能力评测的计算步骤：

第一步：设2013到2018年为评价对象(N1=2013、N2=2014、…、N6=2018),评价指标共7个，即A1、A2、A3、B1、B2、B3、P1。

第二步：对数据进行归一化处理

在公式中，Xij表示第个评价对象在第个指标上的对应取值，如2013年的7个原始评价指标分别为A1=81、A2=112、A3=20、B1=32303、B2=100024、B3=945、P1=1547，经过归一化处理后，得出Z11=0.2167、Z12=0.1873、Z13= 0.3427、Z14= 0.5874Z15= 0.3922、Z16=0.4919、Z17=0.7353，剩余5年对应数值（见表1）。

第三步：由表1得到最优方案与最劣方案分别为

最优方案

最劣方案

第五步：计算各评价对象与最优方案的接近程度Ci

根据Ci值大小进行排序，Ci在0与1之间取值，愈接近1表示该评价对象越接近最优水平，排名越靠前。反之，愈接近0表示该评价对象越接近最劣水平，排名越靠后（见表2）。

表1 各年度相关数据归一化处理结果

表2 各年度指标值与最优向量值的接近程度及排序

3 TOPSIS算法关于综合能力评测的结果分析

将表中数值与深圳市城建档案馆实际工作相结合，对归一化结果出现的原因和排序给出相关分析，将理论结合实际工作，以促进档案工作事业的完善与蓬勃发展。

3.1 归一化处理结果的原因分析

3.1.1 2014年关于A1最优值和B2最优值的原因分析

由表1可发现，文件查询利用人次（A1）和文书文件接收（B2）作为最优值同时出现在2014年，分别为0.7811和0.5458。2014年文书文件接收成为最优值，结合深圳市城建档案馆的实践工作可发现存在以下几方面原因，其一，制定了细化的工作标准，12月13日，《深圳市档案馆收集档案范围实施细则》发布实施，针对有关特殊门类、特殊载体档案的移交范围，以及档案移交时间、移交程序等方面作了更加细化的规定，具有很强的操作性和指导性，为文书文件接收工作的开展提供了契机；其二，相关会议的召开，深圳市城建档案馆2014年2月19日召开各区档案工作会议，强调重视档案基础工作，以确保档案收集工作、档案管理工作以及档案利用工作的质量；其三，在政务方面，2014年共备案14个公司，占网站公布备案公司总数的一半以上，这对文书文件的接收也起到了一定影响。2014年文件查询利用人次成为最优值，一方面由于档案宣传推广工作发挥了关键性作用，3月26日提出《做好档案宣传工作，贯彻落实党的十八届三中全会精神》规划，强调从档案网站、杂志、资源整合、科普周、档案工作者年会、档案日方面深化宣传，有效地增加文件查询人次，另一方面，优化与创新工作发挥了促进作用，深圳市城建档案馆不断健全信息更新保障机制，完善政府网站的信息公开、在线服务、公众参与三大功能，加大信息公开保障力度，优化网上办事服务项目，丰富互动交流栏目内容，并加强档案文化建设，努力打造深圳档案文化品牌，最终荣获政府网站绩效评估第一名。从两方面原因不难发现，文件查询利用人次增加与积极推行工作、深化宣传密不可分。

3.1.2 2017年关于A2最优值的原因分析

文件网络利用人次（A2）作为最优值出现在2017年，值为0.7073。经过资料整理得出以下原因，其一，工作规划的引导，在5月3日发布的《深圳市档案信息化发展“十三五”规划》中，明确将工作重心转移到依托局域网、政务网、互联网和移动平台，展开的档案信息服务；其二，政府支持，为提供更好的网络应用和服务，深圳市档案局于2016年年底启动了城建档案信息化管理系统的开发工作，且此项工作被市政府认定为2017年民生实事工程事项内容；其三，技术层面的建设，11月25日举行“深圳市城建档案管理平台”第一期应用培训班，涉及系统介绍、系统实操演示和现场沟通交流三个环节。从工作规划、政府支持、技术应用三方面可发现，深圳市城建档案馆网络利用工作，已成为工作环节中的重要一环。

3.1.3 2016年关于A3最优值的原因分析

政府公开信息查询利用（A3）作为最优值出现在2016年，数值为0.6511。其主要原因是国家相关政策、规范、法规的连续出台，如《国务院关于印发“十三五”国家战略性新兴产业发展规划的通知》（国发〔2016〕67号）和《广东省国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》（粤府〔2016〕35号），其涉及部门范围广，致使政府公开信息利用人次增多。在《深圳市档案局2016年度政府信息公开年度工作报告》中可分析出，2016年，主动公开信息方面和通过各类网站主动公开信息方面都较2015有所增加。除此之外，从《深圳市档案局政务信息公开指南》可发现，档案馆工作人员致力于线上、线下两方面渠道的政府信息公开工作，这种服务意识的增强也为政府公开信息查询利用创造了条件。

3.1.4 2013年关于B1最优值、B3最优值和P1最优值的原因分析

城建档案接收最优值（B1）、政府公开信息接收最优值（B3）档案培训人数最优值（P1）同时出现在2013年，数值分别为0.5874、0.4919、0、7353。城建档案接收作为最优值出现在2013年的主要原因是档案局颁发相关条例、规范的制定，在《深圳市城建档案整理规范》中明确规定了接收、整理、移交、归档质量要求、类型、编目、卷面填写、厚度等方面的要求与细节，除此之外，还有《城市建设档案管理规定》、《深圳经济特区城市建设档案管理规定》、《建设工程质量管理条例》，一方面使城建档案接收有标准可依，另一方面可以从侧面分析出2013年该档案馆的工作重点在城建档案建设方面。政府公开信息接收作为最优值出现在2013年的主要原因在于政府信息公开报告起到了促进作用，在《深圳市档案局2013年度政府信息公开年度工作报告》中，计划将优化网站栏目设置，提升人性化服务功，并为公众参与查询利用、备案登记、移交进馆等业务提供便利服务，此类有关工作的开展为政府公开信息接收奠定了基石。档案培训人数最优值出现在2013年的主要原因是来自于档案部门的积极践行，参考深圳市城建档案馆的工作动态，关于档案培训主题的工作动态占发布总数的60%，有《市档案学会召开2013年全市档案工作者年会》、《市文档服务中心举办文件集中管理业务培训》、《市档案局市文档服务中心组织召开文件管理工作会议》等。

3.2 年度指标值与最优值的排序分析

对表2进行分析，发现2017年与最优指标的接近程度最高，从7个指标综合判断其关于利用、接收、档案培训三个维度的工作最优。通过数据化归一结果不难发现2017年只存在1个最优向量，但综合排名却在第一位，一方面说明TOPSIS算法具有权威性，不是将评价单个指标作为分析主体，而是从系统的角度进行的全面的、整体的评估；另一方面说明深圳市城建档案馆工作能力趋于稳定，综合能力凸显。2015年与最优指标的接近程度最低，说明在利用、接收、档案培训三个维度的工作存在一定欠缺，这就要求档案工作人员针对数据，总结经验教训，不断提高档案工作能力、完善档案工作服务。

4 展望——提高深圳市城建档案馆综合能力的措施

通过七个指标原因的分析，可发现存在最优值的年限开展了丰富且形式多样的活动与工作，此部分是以原因分析为基础，对多方面能力的整合。除此之外，对深圳城建档案馆未来发展给出多个维度的展望。

4.1 基础层面：立足于现实工作并逐步细化

通过年度指标值可分析出，这七项指标高低均与深圳市档案部门开展的相关工作有关。在规划计划方面，深圳市城建档案馆可在工作思路与计划中将七项工作细化到月，代替之前宏观模糊的架构，并在四个季度结束时分别总结并及时调整相应计划规划，不仅有利于工作人员的执行，还有利于消除工作人员与公众之间的信息失衡；在资金预算方面，原有资金支出进度、数量目标、质量目标、工作实效四项目标，可适量增加目标数量，如将项目支出绩效与人员工作进行挂钩，不仅可以使工作人员了解日常工作目标，还能有效增强人员要素所占比的核心竞争力；在工作标准制定方面，可将已有标准细化，如《深圳市档案馆收集档案范围实施细则》中关于涉密档案副本保管、存储与使用方面可适当加入保管流程、存储方式等细节描述。对尚未存在且工作中需要的标准细则，应及时制定并根据实际情况细微调整；在时政方面，档案馆可根据国家、地区出台政策、规定召开相关会议并结合本馆资源制定相应的规划，如2019年6月13日，档案馆根据“不忘初心、牢记使命”主题教育所开展的《“不忘初心、牢记使命”档案文献展》活动，工作人员可将主题结合深圳发展历史，开展不同时期多个专题的展览，除宣传教育功能外，还能从侧面检验工作人员对本馆资源的熟悉程度以及实际操作方面的能力。

4.2 服务层面：主动进行服务并不断创新

在政务方面，以多个公司、部门与档案馆存在关系为基础，展开政策解读与业务指导活动，一方面有利于档案收集工作的规范性、及时性，另一方面也可以对档案意识的深化起到渗透作用；在服务方面，要将服务客体进行细分，并主动展开服务。如根据有无业务关系划分，确定提供档案资源的类型，或是根据利用人群进行划分，积极展开多种主题的宣传；在应用层面上，可增加网站功能，开发APP，如应用全景技术对档案馆进行立体展示，有助于促进公众对档案馆的了解和增加利用乐趣。除此之外，还可以在APP增设讨论、利用排名等特色功能区域；在公开方面，可发现深圳城建档案馆较为突出，设有数据统计、政策解读、时政等多方面功能区域，在展示自身业务能力的同时增加了公众的利用程度，在保持原有特色与优势的同时，档案馆可加强对自身资源的开发，挖掘资源内容所带来的价值。

4.3 评测方面：完善评测机制并不断学习

在业务方面，档案馆除向国家提交全年工作的各项指标数据外，还应存在自我评测机制，可以选取多个指标对多年度工作进行衡量或对档案馆开展多项活动的效果展开回访，评测方式可以针对某一指标进行工作检验，也可对整体综合能力进行评测；在培训方面，要具有系统性、科学性、全面性，开展的培训活动既要涵盖日常实际内容，又要与当今国情、技术、需求相吻合，通过对深圳市城建档案馆资料的收集与整理，发现有以年度为期限的数据整合，然而却未发现有关评测的内容，这就要求管理者与工作者结合本馆资源情况以及工作内容，对投入资源内容、利用、收集、开展活动等多方面要素进行评估，一方面有利于自身的不断完善，另一方面也有益于扩大影响力和业务的开展。

5 结语

深圳市城建档案馆的建设与发展趋于成熟、稳定，不仅表现在关于利用、收集、档案培训方面的条例、规范制定，还表现在网站服务、设计、信息公布、数据统计等方面。通过归一化原因分析，发现想要提高档案馆的综合能力就要立足工作、逐步细化、主动出击、积极创新、完善评测机制、不断学习。运用TOPSIS算法对深圳市城建档案馆进行工作能力分析是可行的，从7个指标完成综合分析，并给出归一化结果和年度指标值与最优值的排序，可成为档案馆今后总结综合能力评测的有效指标。TOPSIS算法作为众多分析方法中的一种为学界带来了解决问题的另一种思路，虽然国内目前处于起步阶段，但从其分析能力和结果来看，其有强大的生命力，并可以应用到学界各个领域。