提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略

张桂玲　陈婷　 张浩

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1003-9082（2019）11-00-01

随着科学信息技术快速发展，档案管理信息化建设已经成为社会发展的重要趋势，并且已经成为事业单位档案管理需要完成的重要任务。但是与发达国家相比，我国的档案管理信息化建设还有不足之处。因此，在未来的档案管理技术发展中，有必要加快推进档案管理信息化建设，以保障事业单位档案管理的健康发展。

一、档案管理实现信息化的重要性

档案信息化，可远程服务，资源共享;提高档案信息利用的时效性。档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。 随着现代科学技术在档案管理工作中的广泛应用，计算机已经成为档案部门最为常见的工作工具和管理手段。档案信息以它所独具的最直接、最真实、最原始的特点区别于其它信息，从而在信息领域有其特殊的地位。要实现档案信息化，其基础工作就是实现档案的计算机管理，充分发挥计算机在档案管理工作中的重要作用，了解和掌握计算机的功能和作用;应用计算机技术管理馆藏档案;建立现代模式的档案数据库。

二、档案信息化建设策略

1.加强设备维护和引进

应配备必要的服务于档案信息化的设备，满足档案信息资源开发，信息处理与传输对技术装备的要求。要想保证档案资料长期有效的保存，就必须确保硬件设施性能的稳定，并且做好对硬件设施的维护和保养，尽可能避免出现故障。只有这样，才能使事业单位档案管理工作的水平不斷得到提升，才能让档案资料得到科学有效的保存。除此之外，还需要注重对一些先进的技术和设备的引进和利用，使电子存储的技术优势得到最大化的发挥，储存量得到进一步的提升。

2.大力提高档案管理人员的业务水平

为了实现档案管理信息化建设的目标，档案管理工作人员需要不断加强自我学习，提高自身的专业能力和素质。事业单位应定期对档案管理工作人员进行相关的培训，为其树立正确的工作态度。在档案信息化管理工作中，相关工作人员的观念及其操作能力对事业单位档案管理工作的质量有着重要的影响。因此，档案管理工作人员要不断更新自己的思想观念，不断调整自身心态，努力学习相关的网络知识和技能，强化自身对网络信息进行整理和分类的能力，使档案信息化管理的功能和价值得到最大化的发挥，从而满足事业单位的管理发展需要。

3.制定合理的总体规划

事业单位在对档案管理信息化建设进行总体规划时，应以事业单位自身的发展战略为基础，对单位的自身特点和发展目标进行分析后，再进行深入的调查和论证，制定出科学合理的档案管理信息化建设的近期计划和长远规划，使其形成一个大规模的网络化管理模式，推动事业单位档案信息化建设的协调发展。除此之外，还需要对系统的实际应用效果加以关注，重视其对事业单位信息服务的总体目标支持，最大化地发挥系统的灵活性和可拓展性，并为将来的发展留下足够的拓展空间。

4.建立完善的档案管理规章制度

科学的管理制度是促进事业单位档案管理发展的有力保障。事业单位的管理必须结合单位的实际情况来制定相应的规章制度，促使档案管理工作向科学、信息、规范的方向发展，从而推进事业单位的快速发展。同时，将绩效考核制度纳入到日常管理中，进一步提高工作人员对档案管理工作的重视程度，有利于各项管理制度的完善和实施。只有这样，才能使档案管理工作在事业单位发挥出应有的价值和作用，为事业单位档案管理信息化建设打下良好的基础。

5.建立实用的档案管理操作系统

事业单位需要根据自身实际情况建设档案管理操作系统，这也是实现事业单位档案管理信息化建设的关键所在。档案管理操作系统的主要功能应包括：以网页形式为相关的工作人员提供档案信息服务，网上查询、整理和下载电子档案以及其他浏览使用服务。档案管理操作系统的建立不仅仅是实现事业单位档案管理信息化的重要标志，同时也是实现档案管理信息化的一个重要手段。因此，事业单位要不断提高对档案信息系统的建设能力，促进档案信息资源的共享。只有这样，才能使事业单位的档案管理工作契合新时期档案网络化管理的发展趋势，才能更好地促进事业单位档案管理信息化建设工作。除此之外，事业单位还应积极联系一些国内外拥有较强技术实力的软、硬件公司，为事业单位打造一套能够适应事业单位发展需要的档案管理操作系统，提高档案信息更新换代的频率，进而满足事业单位对数据信息有效使用和管理的目的。

6.加强档案工作标准规范的建设

档案信息化的首要任务就是档案业务要规范，完善档案信息化制度建设，并严格按照制度要求贯彻实施，层层把关，责任到人。根据相关的技术标准，各级档案部门应加强电子文件的归档和日常规范管理，按照电子文件管理规定要求，保证已归档的电子文件的真实、完整和安全。

三、结束语

总之，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作，有待于在实践中不断发展和完善，在开发过程中应该坚持量力而行、循序渐进、实用有效的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。 在新时期的档案管理工作中，应该不断提高自身的信息化管理水平，并结合单位自身实际情况，探索有利于自身工作发展的新途径，以计算机技术和网络平台建设为基础，科学有效地对档案信息进行管理，进一步提高事业单位档案管理服务水平。