计算机信息技术与机关档案管理工作的融合

刘莹

摘要：随着信息时代的到来，机关单位档案管理信息化是其发展的必由之路。在将计算机信息技术融入机关档案管理工作的过程中，还存在着一些问题。解决这些问题，积极拓展信息技术与机关档案管理工作有机融合的路径与方法，是当前机关档案管理工作改革的重要任务。

关键词：计算机信息技术;机关档案管理工作;融合

中图分类号：TP393      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2019）28-0008-02

开放科学（资源服务）标识码（OSID）：

科学技术不论在任何时期都是第一生产力，作为当前最典型生产力代表的信息技术，深刻地改变着人们的生活习惯和工作方式。将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，能够有效地提高档案管理工作的效率，提高档案资源的利用价值，对于优化机关档案管理工作具有重要意义。

1 信息技术融入机关档案管理工作的意义

1.1 扩展档案资源的范围

局限于档案管理的技术水平，传统的档案管理其信息收集只能在有限的范围内进行，无法实现档案信息的资源共享。将信息技术融入档案管理工作中，就可以有效地突破传统的档案管理方法的局限性，不但可以将档案目录进行信息化管理，对现存的档案信息快速地进行科学的分类与整理，同时，还能够将各机关档案信息通过网络互联实现资源共享，从而进一步对这些档案资料进行挖掘。

1.2 能够促进机关档案管理系统化

将计算机信息技术有机地融入机关的档案管理工作，可以优化各档案管理工作的具体细节，可以使各项工作都规范化、精准化。并且能够将各个具体的环节有机地融合为一个高效的工作体系，进一步扩大这些机关档案信息的容量。通过资源共享，还能够更好地实现资源的合作效应，更好地体现机关档案信息的可靠性。通过计算机信息技术的融入，可以将机关档案信息的所有内容都在专项信息系统中体现出来的，从而保证了内部档案的完整性与统一性。

1.3 能够提高工作人员的管理水平

将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，必然会形成相应的工作流程和规章制度，这样就能够促使工作人员对各项工作执行精细化标准，提高工作人员计算机应用能力。機关档案管理工作的信息化建设，也就是将先进的计算机信息技术手段的融入档案资源管理的各个具体环节，从而对这些信息资源进行准确而快速的处理与整合，并进行长期有效的保存，为后续的档案查阅创设了更好的条件。工作人员通过工作实践的锻炼，可以有效地提升职业素养，提高管理能力。

2 计算机信息技术融入机关档案管理工作所面临的问题

2.1 档案资源有失实的风险

将计算机信息技术应用于档案管理，在程序化管理过程中，档案资料会进行自行的整理过程，档案中的一些信息资源容易被删除，而且还不会留下痕迹。这样，一些档案资源就失去了原本的根据，这部分资源也就失去了签发的标准。一旦形成这种情况，这部分材料的真实性就存在了疑问，其应用价值就大打折扣。

2.2 档案信息的保密性存在风险

将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，机关档案的一些内部信息就进入了网络系统。在信息技术飞速发展的背景下，利用各种网络信息渠道，任何人都可以通过网络终端设备进入各种网络信息平台中，从而获取这些文件信息。更有甚者，同一终端的信息资源能够被多个网络终端同时接收利用。基于此，一些机关档案中需要进行保密的重要信息资源，就存在着较大的泄漏风险，这也是信息技术应用的技术瓶颈。

2.3 档案资源长久留存存在一定的风险

随着信息时代的到来，当前我国各地的机关单位的档案管理基本实现了信息化，实现了传统手工纸质化档案管理工作向无纸化办公的转变。这种无纸化办公其实也就是计算机信息技术与档案管理工作的有机融合，借助信息技术的优势，这种档案管理工作变得更加轻松而快捷，而且更加高效，工作人员只需要敲级计算机键盘，就可以快速的获得目标资源。但是，这样的办公方式也存在着一定的缺陷，那就是信息技术的发展也伴生着一些网络攻击技术手段的提升，导致档案网络系统也很容易受到黑客的攻击和侵入，造成整个档案管理系统混乱瘫痪以及重要档案资源的丢失。

3 计算机信息技术与机关档案管理工作融合的有效策略

3.1 转变档案管理工作的理念

在较长的一段历史时期内，我国各地区机关单位的档案管理工作受机制制约和工作理念的影响，一直不愿改变管理方式。在现代机关单位档案管理工作信息化建设过程中，许多地方的机关单位都难以有效地落实信息技术的引进，对档案工作的信息化建设形成了很大的阻碍，严重影响着机关单位档案管理工作的升级。基于此，各机关单位首先应该改变传统的档案管理工作观念，要冲破就有的机制束缚，要深刻认识档案管理工作信息化建设的重要意义。并且要与时俱进，结合时代的多元化发展特征积极应用信息技术，从顶层设计上优化与完善档案管理工作的信息化建设，从而提高档案管理的信息化水平。

3.2 强化档案管理的技术处理

将计算机信息技术融入机关档案管理工作中，相关人员要认真落实信息资源管理的相关规定，要及时地对所收集的大量的档案资源进行科学的分析、整合、归档，要确保这些档案资源的每一个具体信息及时接收并且按照规范进行技术处理。通过优化管理流程，进一步提高对这些档案资源的有效保护。另外，各机关单位还要积极应用最先进的科技手段，努力做到对档案系统及时的更新与升级， 进一步拓展档案资源的收集整理路径与方法，进一步提升对这些档案资源的整合应用，充分发挥计算机信息技术的积极作用。

3.3 重视相关人员职业素养的提升

在现代化管理中，工作人员自始至终都是技术的载体。机关单位要想提高档案工作的信息化管理水平，就必须要重视相关工作人员职业素养的提升。首先，各单位要组织相关人员积极学习相关档案管理工作的法律法规，让他们充分认识档案管理信息化建设的重要意义。并且积极开展各种形式的思想政治教育活动，提高他们的政治思想水平，提高他们的职业道德，提升他们的职业素养。其次，机关单位还应该积极组织档案工作相关人员积极参与各种形式的专业学习活动，通过专家讲座、进修、观摩、经验交流等学习活动，丰富他们的档案管理专业知识， 提高他们的信息技术应用能力，从而提高他们的职业技能。并且在工作实践中，通过监管督促增强他们的风险防范意识，提高他们的风险识别和风险应急处理能力，进一步提高机关档案工作管理的信息化水平。

3.4 加强机关档案管理的制度化建设

制度建设是保证各项工作顺利开展并实现其有效性的重要保障。机关单位在将计算机信息技术融入档案管理工作过程中，必须要加强制度建设。要通过制定各种科学合理的规章制度，来保证档案管理工作的系统化和规范化，对于档案管理工作的各个细节制定基于规章制度的工作细则和规范标准。为了保证机关档案资源在信息化建设过程中的完整性与真实性，还应当对档案管理的相关环节制定专项的法律法规，通过制度的权威性，约束相关人员不断的优化管理措施，以确保档案资源管理的安全。同时，机关单位还应该积极构建档案管理工作相关的激励机制，针对档案管理工作无法量化评估的特点，对档案管理工作从信息收集、整合、归档各具体环节的目标任务制定有针对性的奖励细则，从而肯定这些工作人员的成绩，激发他们的工作热情，提升他们的管理水平。

4 结语

信息时代背景下，我国各地区的机关单位也应该与时俱进，结合时代发展特征积极应用信息技术开展档案管理工作的信息化建设。相关人员也应该在信息化管理实践中努力学習，提高自己的职业素养和职业能力，更好地解决信息化管理过程中所存在的问题，进一步实现机关单位档案管理的高效、真实、安全，进一步提升我国机关单位档案管理工作的现代化水平。

参考文献：

[1] 吕德智.机关档案管理中计算机信息技术的应用[J].河北水利，2019（04）：43.

[2] 王雅喆.计算机信息技术在机关档案管理中的应用[J].电子技术与软件工程，2019（07）：248.

【通联编辑：光文玲】