流动人员人事档案管理存在的问题及对策分析

于爱荣

摘    要：人事档案资料记载了一个人的经历，既是个人历史资料的关键证明，还是企业人力部门提拔人才的关键依据。现阶段，随着市场经济体系的逐渐完善，人员流动情况非常普遍，而且人事档案管理活动缺少制度化、系统化。很多档案资料被投进社会便一去不复返，加大了档案管理工作的难度，并且还会形成诸多废弃资料，给人事档案管理造成了巨大阻碍。另外，产生大量废弃资料与档案遗失等现象会引起诸多烦琐的档案纠纷情况，导致企业人力部门提拔人才时没有科学的依据。简而言之，人事档案资料管理不当，会直接或间接给个人及社会带来巨大损失。所以，研究流动人口人事档案管理方面存在的问题，并制定科学的处理方法显得尤为重要。本文就流动人员人事档案管理存在的问题及对策展开了分析研究。

关键词：流动人员;人事档案管理;问题;对策

1  流动人员人事档案管理中存在的问题

1.1  弃档数量，日益攀升

“弃档”是指流动人员将本人人事档案存放在人才服务中心或人才市场并第一次缴纳存档费后，不再续缴存档费，也不与存档管理单位联系时间达3年以上。随着流动人员所从事的行业（岗位）与人事档案之间的依附关系逐渐淡化，再加上机关、事业单位和国企考录编制内工作人员数量有限，以及对流动人员档案管理实行有偿服务的模式，以致许多存档人员对人事档案的重要性认识存在偏差，关心度逐渐弱化，认为人事档案可有可无。笔者对福州市部份区县流动人员人事档案状况进行调查，约40%的档案处于“休眠”状态，而且显逐年递增的趋势。

1.2  流动人员人事档案材料收集整理不规范

档案整理工作直接关系到人事档案的安全和流动人员的切身利益，但目前部分档案材料存在一些不规范的地方，一是档案材料的字迹不耐久，手续不完备，内容不完整。二是流动人员人事档案材料内容陈旧，补充更新不及时。还有部分材料的内容单薄、缺乏连续性。一些流动人员人事档案中只有一些简单的履历材料，仅反映了姓名、性别、民族、工作时间、入党时间、文化程度及简历等基本概况，而反映本人工作实绩和技术特长等方面的记载比较少，不能“观其卷，知其人”

1.3  流动人员人事档案转递程序不规范

在市场经济中，劳动管理制度和用工制度发生变化。随着人才的流动，人事档案管理部门必须随着该人员主管单位的变化及时将其人事档案转到新的主管部门或协管单位。档随人走，使人事档案管理的范围与人员管理的范围相一致。但是在实际的操作过程中，一些单位因改制清退、辞退人员后，没有按规定将其人事档案转交人才服务机构管理，使档案丢失;一些单位以聘用合同形式招聘人员，但没有按规定到人才服务机构办理人事档案代理手续，其人事档案没有及时移交。还有一些单位在转递档案时没有按照规定填写干部人事档案转递通知单，也没有及时进行登记，致使档案去向无从查找。甚至一些单位违反政策规定将档案直接交给本人保管、传递，在邮寄转递过程中丢失或损坏。

2  加强流动人员人事档案管理的难点

2.1  档案资料的完整性入档难

档案管理工作一定要确保其完整性，这是保证档案内容准确性的基础条件，在人事档案管理的过程中难以满足这个要求。由于流动人口的独特性，有些流动人才在调离原职位后，档案一般由本人管理，在找到工作以前，档案资料很可能会出现遗失的情况。

2.2  档案信息的标准化管理难

人事档案属于关键的数据信息，若要实现信息共享，就要充分发挥出档案的价值及作用，因此要加强档案的标准化管理。由于流动人才的职业较多，每个档案的內容都不同，实现标准化管理较难，许多档案依然以原始的结构模式存在，未得到及时更新，归档到人事档案管理机构的资料显得十分复杂、无序。

2.3  档案资料的查询与应用难

档案管理工作的最终目的是为了提高人事档案的利用率，若要迅速、精准地查询档案，当前还存在较大的难度。其主要原因是档案的数量较多、需求范围大、查询频率高、管理方式陈旧。

3  提升流动人员人事档案管理工作成效的有效措施

3.1  提高企业档案管理意识

要切实强化流动人员人事档案管理工作成效，首要的就是增进企业单位的重要性，相关企业组织与机构需要重视这项管理工作，配强和配齐有关工作人员。如若某一组织机构存在较多流动人员，那么配备专门人才管理流动人员档案必不可少。企业只有增进流动人员人事档案管理的意识，逐步增加管理工作上的人力与物力的投入，才能够为档案管理工作创设必要的资金保障。与此同时，流动人员自身也要具备档案保护意识，企业单位可以有针对性的对流动人员强化这方面教育、引导，在教育过程中潜移默化增进他们自身对于档案管理工作的重视与配合。

3.2  实现专业化、规范化管理

切实倡导企业单位实现规范化、专业化流动人员人事档案管理不容小觑。针对档案材料细化分组分类，构建多元化查询路径，让流动人员人事档案信息实现更便捷的查询与使用，彰显专业化管理效力。与此同时也不能忽视了制度管理的约束，依循制度开展操作，相关查阅人员不能私自公开档案信息，更不能肆意丢弃、撤销、修改。在此基础上构建独立化人事档案管理资料库，真正落实科学规范管理工作。

3.3  提升管理团队水平，引进信息化管理

构建完善规章制度，有条不紊的开展档案管理实践研究，面对管理人员素质水平薄弱的状况，要提升人员待遇，竭力改善工作环境，打造一支专业化管理队伍。可以定期或不定期进行管理人员培训，提高他们在流动人员档案管理上的素质能力。对于档案管理人员而言，自身也要主动利用相关资源丰富和提升专业技能，改进工作方式。对于信息化不足的困难，相关企业单位要积极引进现代化信息管理技术，尝试计算机、电子文件与互联网等信息元素开展流动人员人事档案管理工作。真正做好信息化管理，实现网络服务目标。

3.4  推动流动人员人事档案的信息化管理

利用计算机技术对流动人员人事档案进行信息存储、检索等，进而实现网络化管理，是当前流动人员人事档案管理需要重点解决的问题。流动人员人事档案管理的信息化建设可从以下三个方面着手：一是档案资料电子化。利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将档案资料整理输入微机，通过相应的技术处理，将文字图片甚至声像资料转变成数据资料，使档案数字化、信息化，在档案查阅、借阅、归档、统计等日常工作方面实行微机操作。二是档案库管理现代化。档案库的管理，需要以科学的手段来扭转“看堆守摊”的局面，以适应档案管理信息化的对内要求，可以建立人事档案信息的专用数据库，通过网络链接形成开放的分步式数据库群。三是档案服务网络化。利用局域网、互联网、党政网等网络平台，建立人事档案信息化服务系统。通过网络，可以实现不属于保密范围的档案信息的社会共享，向社会提供优质高效的人才档案信息服务，以实现人事档案信息资源的有效共享。

4  结束语

新形势下，人员流动逐渐加快，人员流动开始变成常态，进而产生较大的流动人才人事档案管理缺陷，甚至形成诸多废弃资料，不利用开展人事档案管理工作。针对新的问题与挑战，需要提升关注度，仔细研究原因，采用科学的措施进一步优化国内流动人才档案管理。新时期，人才资源配备开始走向市场化，一定要转变档案管理工作的意识，革新档案管理信息系统，改变用人思想，为企业人力部门提拔人才提供重要的依据，科学配置社会资源。

参考文献：

[1] 马士君.我国流动人员人事档案管理现状与对策[J].黑龙江科学，2018（10）：57～58.

[2] 李静丹.浅谈流动人员人事档案管理的问题与对策[J].山西青年，2016（18）.

[3] 李阳.浅析流动人员人事档案存在的问题及对策[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2016（25）：26～27.