档案管理信息化建设初探

张妍

摘  要：档案材料是我国一笔宝贵的文化与知识财富，档案材料的收集与管理也是一项重要的社会任务。随着信息技术的飞速发展，档案材料管理的信息化不断提升，数据库技术的应用与数字化信息处理技术的推广，信息化、数字化的档案材料形式已经成为主流的管理模式。我国相关单位就应加大专项资金投入，颁布档案信息化管理的标准与规范，建立数字化档案馆，提升档案信息化管理的安全意识，充分利用信息技术红利，加快档案管理信息化的建设力度。

关键词：档案管理  信息化  建设

中图分类号：D926.3   文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）10（b）-0219-02

我国社会生产生活中形成的大量档案材料，是一笔宝贵的文化与知识财富，这些材料的保存与管理形式，从传统的纸质档案管理慢慢发展为电子档案管理，随着近几年信息技术的飞速发展，档案材料管理的信息化不断提升，信息化、数字化的档案材料形式已经成为主流的管理模式。随着信息技术的优化升级、数据库技术的应用与数字化信息处理技术的推广，我国档案管理信息化建设正处于深入发展的阶段，相关单位和档案管理人员就应充分利用信息技术，充分利用信息技术红利，加快档案管理信息化的建设力度。

1  档案管理信息化建设的社会意义

1.1 可以提升档案材料的社会服务功能

随着信息技术充分应用与社会各行各业，人们对知识、书籍材料的认知方式正不断发生改变，阅读方式也发生了重大变化，从单纯依赖传统的纸质材料，正逐渐呈现出倾向利用电子化材料的特征，数字化阅读逐渐成为深受大众欢迎的阅读方式。在这种时代趋势中，我国档案管理部门与工作人员就应与时俱进，顺应时代发展潮流，满足读者的数字化阅读需求，实施档案材料多重化管理、保存方式，在做好傳统纸质档案材料收集与整理的基础上，提升档案管理信息化程度，向社会各界提供多方便阅读、便于检索、自由下载、信息实时共享、数据在线传输的信息化档案材料，提升档案材料的社会服务功能，让纪检、法律、监察档案材料的各种档案材料成为深受社会各界欢迎的文献数据材料之一。

1.2 有助于档案信息材料与电子政务信息实现实时共享

为了向社会各界提供便利，方便市民自由查阅各种信息，我国各级政府都重点建设了电子政务信息平台，人们只要借助于终端设备，就可以在信息平台上查询到大量有用的数据信息，如购物、房产、公交、金融等，这些信息方便了人民的生活，也给生产与经营行业提供了大量经济价值较高的信息与数据。我国各类档案材料也是具有较高经济与社会价值的文献材料，这些材料也具有相应的开发利用价值，如果这些材料一直以纸质材料保存在档案馆的话，读者或利用者就需要花大力气来进行查阅与阅读，但是，这些档案材料一旦转化为数字化、信息化材料，就可以实现与政务信息平台的有效连接，让档案文献资料成为政务信息的有效组成部分。

2  我国档案管理信息化建设过程中需要改进的环节

2.1 缺乏必要的资金投入

众所周知，档案管理信息化建设不是一个阶段性的任务，而是一个不断发展、不断进步的过程，档案管理信息化不单单是把纸质材料转化为电子档案，而是涉及到纸质材料数字化转化、电子档案材料的著录与保存、信息化档案材料的传输、数据存储接受与传递等各个环节的内容，是一个系统化工程，需要利用到数据库技术、文字图片材料的数字化转化与处理技术、文献资料压缩技术、实施扫描技术等，这些技术的应用就需要档案管理机构加大资金投入，购置相应的硬件设备，购买相关软件技术，确保档案管理信息化工作的顺利开展。不可否认的是，由于不是直接从事生产与经营的单位，我国各级档案管理机构要么独立开展工作，要么从属于上级管理机构，但都普遍存在着资金不足的难题，一些单位维持了正常的办公经费投入已经显得很吃力，再加大投入购置数字化办公设备，更是捉襟见肘了。这种问题的解决不是一时一刻的事，需要相关部门的共同努力，尤其是财政机构应加大对档案信息化建设的支持力度，适当增加财政预算，缓解资金不足的问题。

2.2 档案管理信息化建设的制度规范建设稍显滞后

我国档案管理信息化建设是最近几年飞速发展起来的一种潮流，是随着信息技术的发展而兴起的。为了应对信息技术的冲击，为了更好地满足读者数字化阅读需求，我国档案行业兴起了信息化建设潮流，有的地区发展较快，有的地区则稍显滞后，甚至出现了各自为战的局面，缺乏统一的行业规划。同时，档案管理信息化是一种新鲜事物，跟以往的纸质档案管理与电子档案管理有相同的环节，但也有不同的地方，这就需要有统一的国家行业标准进行指导、规范，但是，档案管理信息化建设的制度规范建设稍显滞后，这就不利于档案管理信息化建设的规范化发展。只有在统一的国家行业规范与标准的指导下，档案管理信息化建设才会朝着健康、可持续的方向发展，迅速解决发展过程中出现的种种问题，提升信息化功能，增强信息服务能力，加速档案管理信息化建设步伐。

2.3 安全防范意识需要进一步提升

档案管理信息化建设离不开互联网，需要使用信息技术，但信息划时代、互联网环境蕴含着大量的安全隐患，就会影响到档案管理信息化的建设进程，稍有不慎就会出现数据失窃、数据丢失、数据窃取等问题，这就需要档案管理部门、工作人员与技术人员提升安全防护意识。档案管理信息化的安全防范意识不同于传统的纸质档案管理时代，不单单是防火防盗防水那么简单，需要引进相应的安全技术设备，需要专业人员的指引，购买加密技术与监控设施，实施多种加密管理与身份认证等，确保档案管理信息化建设进程中的信息安全。

3  我国档案材料信息化建设措施

3.1 增加专项资金投入

现阶段档案管理工作的主要经费来源是财政预算，想要开展信息化建设就必须拓展额外的资金来源渠道。对地方政府而言，应加大专项预算，扩大电子政务建设规划，确保信息化建设有着充足的资金支持。除此之外，还应积极引导其他社会组织参与档案管理的信息化建设，例如，与电信部门合作以获取免费或优惠的网络资源和支持、与计算机企业合作以获取优秀的市场可用资源，甚至来自资金、技术以及服务方面的支持。

3.2 颁布档案信息化管理的标准与规范

统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。有鉴于此，必须对档案管理信息化建设进行规范，用严格、合理的标准来确保信息化建设工作的开展，促进档案管理信息化建设在软硬件设备及资源方面都能实现共享，为档案业务流程的优化以及档案管理整体水平的提高提供助力。

3.3 提升档案信息化管理的安全意识

针对档案管理信息化建设中的网络安全问题，档案管理人员应具备较高的安全和风险防范意识，主动加强安保措施，确保档案信息资料的完整性和安全性。具体而言，需要对档案信息在采集、分析、保存和使用等方面进行完善，用更科学的安全管理办法来保障档案安全，正确处理档案共享与档案保密的关系，同时备份好重要数据，不断优化安全防范技术。

3.4 建设数字化档案馆

档案管理信息化建设过程中必须要对数字档案馆进行内容丰富和结构优化，尽可能实现档案目录数字化、编研成果数字化、档案全文数字化等。与此同时，结合用户的实际查阅需要，对一些常用的档案资源以及珍贵的档案原件进行扫描备份，确保用户能够实现全文浏览。

参考文献

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