研究生在学档案管理的三个关键点

雷励 杨亚萍

一、研究生在学档案的内容及现状

截至到读研，一个人的人生档案的总和状态，就是研究生在学档案的状态。因此研究生在学档案包括两大方面内容：研究生入学前的个人档案和读研期间新产生的档案。读研期间新产生的档案包括：学籍相关档案（如研究生录取名单、成绩单等）、毕业相关档案（如研究生毕业名单、就业报到证等）、研究生学位档案、奖惩档案等内容。其中的有些档案内容会累积到研究生入学前的个人档案里而形成新的个人档案，新的个人档案将随着学生毕业离校而转递到下一个社会单位。有些档案会永久保存在学生读研的高校。

在工作实践中作者发现，有一些研究生的在学档案很不齐整：档案中已有的记录不能完整体现某个事实的存在。比如，有的是缺高中这部分档案，有的是缺大学这部分档案;有的是大学这部分的档案有内容但不完整;有的是读研前的工作经历模糊;有的是读研前的入党档案不完整;有的是读研这部分的档案内容不完整。有些同学是在多年后使用自己的档案时，才发现其中某个内容有缺失。再回头寻找当时的相关管理部门求证，往往难度较大，常常因为具体工作人员的变更，而无法找回原始档案。对个人造成了无法弥补的损失。因此对研究生在学档案及时进行梳理，记录档案清单，完善读研档案是非常重要的。

二、研究生在学档案特点：形成周期长、管理周期长

1.读研前的档案

研究生入学的年龄一般是在21岁之后，学生在读研前的档案可能形成于多个不同的阶段：中学、大学，或是工作。读研前档案累计形成的周期长，管理的周期也长。一旦读研后发现此前某部分档案的内容全部缺失或部分缺失，想要找回原始记录的难度很大。

2.研究生的弹性学制

相较于本科生的固定学制来说，研究生的学制特点是弹性学制。这种不固定的学习期限，为研究生提供了完成学业可供选择的可能性。硕士研究生的学制一般是：2-3年。博士研究生的学制一般是：3-6年。因此，同一个固定时间点入学的研究生们，他们毕业的时间点是分散的、不统一的。硕士研究生的毕业时间点可能是：入学的2年后、2.5年后、3年后。博士研究生的毕业时间点可能是：入学的3年后、3.5年后、4年后……6年后，或许更长。

3.读研期间的档案

由于研究生的学制是弹性的，相应地导致研究生读研期间的档案形成周期较长，进而管理周期较长。尤其是博士研究生的档案周期更长。比如，同一年入学的博士生，快的可能三年就能毕业，慢的六年才能毕业。在此期间，每个博士生的在学档案的内容也在不停地累积着，丰富着。直到有一天完成了学业，其在学档案的累积过程宣告结束。这是一个不确定时间的长周期。这个动态的过程始终离不开相关管理部门的工作，它不仅仅增加了相关管理部门管理档案的复杂程度，也导致了此部分档案的管理周期延长。

三、有效措施：注重入学、毕业及求学过程三个方面档案的管理

为了确保研究生在学档案的齐全完整，作者在多年的研究生教育管理工作实践和档案管理工作实践中探索发现，只要抓住入学、求学及毕业三个过程中档案的管理，就能起到很好的效果。

1.确保研究生入学档案的齐全完整

入学档案，是指因為学生升学而产生的相关档案，内容包括报考、录取、政审以及报考前的个人档案。研究生新生档案的管理流程是，在每一批新生入学前几个月，新生的个人档案和政审一般都先一步邮寄到了基层学院，由基层学院进行审核和保管。等新生正式开学后，再加上与报考、录取相关的档案，进行逐人梳理后，统一移交到高校学生档案管理部门，由学校进行集中保管。学生档案管理部门此时会给每一个同学建档：每人一个新的档案袋，把以上这些入学档案装袋保管。

在进行梳理入学档案时，有几点很好的做法：一是，逐人梳理，逐人列出档案内容清单。这样方便同学在以后查询时，能了解到当时的档案袋里有什么档案。二是，以班级为单位，列出一张包含每个同学的常规缺档内容清单。并把此清单移交。这样方便档案管理部门在给学生提供查询服务时，能清楚知道谁缺什么档案，谁的档案齐全。三是，告知缺少常规档案的同学所缺内容，并督促其了解缺失原因。对于确实缺少的督促其想法找回原始档案。比如，有些省份中学档案实行的是电子档案，没有纸质的。此情况不算档案内容不齐全。还有，有些学生的本科档案未转来，仍然在原来的本科学校。有些学生的工作档案未转来，仍然在原来的工作所在地。四是，散在多处的个人档案，建议整合到一处保管。方便学生以后一次性完成档案转递，而不是多次。

通过以上的梳理过程，就能清楚的了解到哪个同学的档案内容齐全，对于不齐全的也基本能够及时去找回，实在找不回的也能清楚地知道缺什么。从而有效减少了入学档案不齐全、不完整的发生率。

2.确保求学过程档案的齐全完整

求学过程中产生的档案，一般包括课程学习成绩单、参与科研活动、社会活动、奖惩情况等方面。相关管理部门要留意，这些档案一旦产生，要及时归档。尤其是留存在个人手上的档案，极易损毁或丢失，更要及早归档。比如，研究生教务部门在学生成绩单产生后，要把《在校研究生学习成绩单》及时归档。学生参加完科技竞赛活动、科研活动、社会活动后，如有获奖、成果、鉴定等结论性资料，学生本人要及时通过相关流程把获奖证书、科研成果、鉴定等资料归入个人档案。对于在此期间形成的党员发展档案，党组织要及时将相关档案材料归入学生个人档案。对于学生的表彰、处分等资料，学工部门要及时把表彰文件、处分文件等资料及时归档。

求学过程档案是否齐全完整，在很大程度上有赖于相关职能部门。首先需要档案产生部门尽职尽责。不仅要确保每个学生有档案，而且要确保每份档案的内容完整。对于没有产生档案的学生，也要明确其不产生档案的理由，为多年以后的档案查询提供依据。二是需要多个职能部门的分工协作。由于研究生教育管理内容庞杂，不同的职能部门分管不同的内容。因此现实中需要不同的职能部门归不同内容的档案。只有各个职能部门把该归的档案内容都归齐了，学生的在读研档案内容才能齐全、完整。因此，强化各职能部门工作人员的档案意识，倡导及时整理、及时归档，在实际归档工作中具有很重要的作用。

3.确保研究生毕业档案的齐全完整

毕业档案，是指学生在结束学业时产生的相关档案。不同的高校，研究生毕业档案的内容也有所不同。其内容一般包括毕业生登记表、毕（结）业生名单、研究生就业报到证、学位（毕业）论文、相关答辩材料等。

为了不影响学生毕业离校后的档案转递，在这些毕业相关档案生成后，就业部门需要及时把就业报到证的存根归入学生个人档案。基层学院需要把毕业生登记表等相关档案及时归入学生个人档案。另外，对于学位（毕业）论文、相关答辩材料等档案，为了给离校后的毕业生提供及时地利用服务，也倡导基层培养单位及时把这些档案整理齐全、完整，及时归档。确保为毕业生在母校保留一份完整的档案。

（作者单位：西安交通大学）