关于做好干部人事档案的管理

秦月鲜

【摘要】国家对于干部人事制度的改革，使得干部人事档案的管理被提上日程。本文针对现阶段干部人事档案管理存在的问题进行分析，在此基础上提出完善档案管理制度、加强档案信息化和建设标准化档案室的对策，希望能够为单位完成干部人事档案管理工作提供帮助。

【关键词】干部人事档案  档案管理  档案室

对人力资源和社会保障来说，管理好干部人事档案是开展各项工作和任务的前提。干部人事档案主要用来记录干部的学习工作经历、家庭情况、社会关系等多个方面，可以反映出干部的政治品质、思想道德等状况，保证干部人事档案的完整性和客观性，做好干部人事档案的妥善管理就尤为关键。

一、干部人事档案管理存在的问题

第一，干部人事档案管理制度不完善。干部人事档案在考核干部的综合能力或提升选拔上是十分重要的凭证，所以对于干部人事档案的有效管理，完善相应的规章制度是首要前提。但现阶段我国干部人事档案的管理情况不容乐观，其制度还不够健全和规范。

第二，信息化、数字化程度低。当前还有大部分的干部人事档案管理是由人为来完成的，没有建设专门的档案数据库，档案信息数字化的缺失导致干部人事档案的信息更新不及时、录入不完整。此外，各个部门之间的人事档案存在滞后性，无纸化、数字化查询和交接不够流畅，极大程度上约束了干部人事档案的查询、整理和保存。

第三，干部人事档案管理效率低。现阶段部分干部人事档案存在着管理混乱的现象，例如未建立标准化的档案室等。再加上档案存放所占用的空间大，档案整理的不规整，这都使得干部人事档案管理的工作效率不高。

二、改善干部人事档案管理的策略

（一）完善干部人事档案管理制度

由于干部人事档案的重要性，建立一个完善的人事档案管理制度是妥善保管干部人事档案的保障，由于管理干部人事档案的工作量较大，制定严谨完善的规章制度就成为了有序开展干部人事档案管理工作的有力保证，并对意图更改干部人事档案的人员具有制约和威慑作用。例如曾有这样一个档案造假的案例，广西壮族自治区林业厅林业社会保险事业中心原副主任柳铁建，在全国干部人事档案专项审核工作期间，因档案造假被中央组织部网站通报。经查，2011年，受到处分后的柳铁建为了谋求到外地发展，伙同他人伪造了一套虚假干部档案，将出生年月从1970年7月改为1976年7月，职级由副科级改为正处级，将妻子和儿子的姓名、年龄、工作和学习单位也进行了更改。可见，各地干部人事档案造假的现象层出不穷，首要的就是要建立严格有效的干部人事档案管理制度，明确可进行档案查询的人员和可查阅的范围等，比如，未经过同意或无允许查询的信件人员不可查询人事档案。在经允许借阅档案期间，也要出台相应的规定来规范查阅的时间、地点等因素，比如，未经过部门主管领导的同意不能外借档案等。并且在档案查询、转移等管理过程中，应及时正确地做好登记和后续审批的一系列工作。

（二）加强干部人事档案的信息化、数字化管理

结合新时期干部制度的革新，干部人事档案的管理也要积极跟进，信息化、数字化的档案管理就十分符合现阶段人事档案管理需要，对于档案管理来说，数字化、信息化管理已是大势所趋。比如，相对于以往的纸质档案管理，在实行数字化人事档案管理之后，只需要安排专人进行录入和扫描，大大缩减了工作量，提高了档案管理的效率。此外，对干部人事档案实行信息化和数字化，可以打破信息壁垒，使干部人事档案的信息可以通过网络共享[2]。做好人事档案管理的保密传输工作，保证干部人事档案内容的安全性和准确性，增强干部人事档案数字化水平的提升。通过购置先进的技术设备，实现干部人事档案信息化设施的设立，并建立档案网络专用管理应用平台和干部人事档案数据库，以此利用信息技术实现干部和人事档案的自动输入和更新。

人事档案信息化建设需要完善档案管理制度和工作转移制度，人事档案的信息化可以有效防止出现档案丢失等状况。同时，干部人事档案的信息化也节省了时间和费用，方便了将来的干部人事档案审查等，也能有效预防上一个档案管理工作人员的离开造成该档案的损坏或丢失。干部人事档案管理的数字信息化对档案管理人员的专业性也提出了更进一步的要求，除了档案管理方面的知识外，还需要管理人员懂得相关的计算机网络应用，这对档案管理人员的自身专业知识有更深层次的要求。

（三）建设标准化档案室

随着时代不断更新发展，档案室传统的管理方式已经不再适用于现阶段对于档案管理的需求，这就需要先进的信息化方式来处理越来越复杂的档案管理工作，建设标准化的信息档案室可有效解决这一难题。标准化档案室的建立需要投入大量的资金，档案管理设备的购入、配套的档案管理软件使用、专业技术人员的引进和培训，都是建设标准化档案室的必要投入，但这同时也节约了人事档案管理的人力，减少了管理的工作量，对干部人事档案的保管和转移也有更长远的考虑。

干部人事档案管理是结合了保密性和专业性的工作，因此，建设标准化的档案室对档案管理人员进行专业素质培训十分有必要，并且要提高管理人员的道德素养，人事档案管理是一项单调乏味的工作，需要档案管理人员有足够的细致和耐心。效率高的档案管理人员对建设信息化、标准化的档案室具有积极作用，以此实现干部人事档案的快速高效管理，改善干部人事档案管理的现状。

三、结论

由此可见，干部人事档案管理的工作是一项复杂、庞大的工作，对于档案管理工作人员有很高的专业要求，制定切实可行的干部人事档案管理制度，促使档案管理往数字化、信息化方向转变，使得干部人事档案管理更加高效率，发挥干部人事档案应有的作用。

参考文献：

[1]颜文安.当前干部人事档案管理存在的問题及策略[J].办公室业务，2019，（14）.

[2]陈纯艳.数字化干部人事档案管理的安全风险与对策[J].档案天地，2019，（07）.