新常态下事业单位档案管理工作创新的思考

【摘要】档案管理在提高事业单位管理水平、体现国家政策要求、支持档案事业发展及促进和谐社会建设等方面发挥着举足轻重的作用，如档案是事业单位各项活动的原始记录，是具备重要价值的历史材料，如果没有事业单位档案对机构工作的原始记录，那么就机构的运行肯定存在着很大的隐患，甚至会导致不可预计的后果。但事业单位档案管理还存在诸多问题，因此探究新常态下事业单位档案管理工作的创新策略就成为了本文的研究出发点。

【关键词】事业单位  档案管理  创新

一、提高档案的技术利用率

第一，强化数字化档案管理的建设。将数字化运用到事业单位档案管理工作中是指借用数据库、加密、身份认证及扫描等技术来构建统一的档案信息管理平台，在这一平台上实现对事业单位档案管理的收集、整理、转移及补充等。作为事业单位的一个重要无形资产，档案数字化建设能有效的为事业单位社会效益的实现创造有利条件，因此事业单位应强化数字化档案管理的建设，在此过程中，通过引进外来相关技术人员或外出培训学习等方式，将数字化技术真正的运用到本单位档案管理工作中。

第二，强化自动化档案管理的建设。以电子标签、数码扫描识别及OCR识别等自动化技术为基础，档案管理自动化包括信息数据的自动采集、自动筛选、自动检索及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效实现档案信息资料的批量处理与自动处理工作，因此事业单位应强化档案管理的自动化建设，包括购置满足档案自动化建设的基础设施、根据本单位档案管理的实际情况来选择适宜的自动化管理方式、运用自动化管理方式来提高档案管理效率。

第三，强化互动化档案管理的建设。档案管理互动化是指在网络平台上，通过建立一对多的高效联动模式，使档案管理及开发人员能够在线为需求的人员提供服务，或通过相应软件的开发，为借阅档案的人员提供同时在线进行交流互动的模式。通过此方式，档案使用或阅读人员不但能够实现多人同时查看档案的功能，还能够针对某些档案文献信息进行交流互动。

二、提升档案收集工作的规范性

档案收集工作需要在良好的秩序下才能够有效的进行，部分事业单位的档案管理工作为兼任性质的，例如人事劳资部门的人事档案管理工作就由该科室的人事兼任，财务科的财务档案由会计人员兼任等， 人员的流动性较强，随着人员的变动，档案的收集也发生变化，造成档案收集工作断断续续，内容详略不一且缺乏规范性。各部门缺乏正规的管理程序和手续、档案管理人员是否能够按照机构制定的制度规范进行档案工作，这些问题都需要依靠完善档案收集工作相关的规章制度来改善。

三、培养高素质的档案管理人员

事业单位档案信息数量丰富、载体类型多样，对档案管理人员的专业性程度要求较高，档案管理工作者不仅要掌握核心知识，而且要有很强的学习和理解事业单位工作相关知识的能力。但长期以来，受到经费缺乏及认识不足等因素的影响，事业单位大多不能清晰的认识到档案工作对自身发展所起到的突出辅助作用。为解决这一问题，事业单位要进行资源的优化配置，在不影响高层次技术人员工作的前提之下，最大程度上提高对档案管理工作的重视程度，重视提档案管理人员的整体素质，例如鼓励档案管理人员参加各个上级档案部门组织的培训，提升档案工作的专业性与规范性、提供外出规培的机会。

档案信息资源的利用工作离不开档案管理人员，例如查阅人事档案中的某项资料，复印某位救助人员的某个时期的病例资料等等，档案工作人员是档案资源得以利用的入口，因此档案管理人员的档案信息伦理程度直接影响着档案信息的安全性。高素质的档案管理人才应具备以下档案信息伦理素质：高保密意识，保密意识是档案工作人员首先要具备的一项基本素质，保密工作是档案工作中的一 项基础工作，它关系到事业单位的安全和利益;高责任感，对于自己接手的工作，要仔细盘点确保档案的完整性与规范性，自己经手的工作要认真完成，要具备严谨的工作作风，自己因为某种原因需要进行工作交接的时候要将经手的工作进行规范性的交接;高规范意识，档案工作者应严格按照相关规定的程序进行，档案的审查、借阅以及销毁等工作必须经过上级领导的批准等一系列步骤， 對利用过的档案要及时进行信息核对，发现有缺失现象要及时做好备注信息，并 快速查询缺失缘由并及时处理问题。

四、提高档案保管条件

档案室的温度、湿度、光照和驱虫防潮对档案的保存保护有很大 的影响，尤其是载体较容易受自然环境因素影响的纸质档案，因此想更好地利用档案的价值，最大限度上的延长事业单位档案的寿命就需要从自然因素方面提升保护力度，例如建立防火、防潮、防虫等功能齐全的专门档案室（库房），此外还需要因“材”制宜，根据不同的载体材质设立相应的保管、保护环境。

除了要考虑的自然因素的保护之外还需要档案信息化提上工作日程，从技术角度出发最大程度上的防患于未然，尽可能的为未来留下更多有价值的档案信息。例如服务对象的病案档案，多为纸质的载体，借阅频繁而且在服务对象的管护过程中常常形成多册病案材料。通常为了解该服务对象的治疗情况，对这些档案材料进行查阅较为频繁，如果一一查阅可能既浪费时间又容易出差错，因此借助先进的科学技术，建立电子版文件对这些病案材料进行系统存储与管理既有利于存储又有利于保护。

五、结语

现阶段事业单位档案管理的创新已经成为档案工作发展的必然趋势，虽然事业单位档案管理建设已经取得了一定成绩，但在基础设施投入、高端网络软件开发使用、档案管理制度建设等方面还存在诸多不足，为此事业单位要根据自身档案管理工作的开展情况，针对性制定创新优化策略，力争深入挖掘档案管理的价值，为自身的健康发展保驾护航。

参考文献：

[1]丛亚光.事业单位档案管理问题探讨[J].现代商贸工业，2017，（1）.

[2]王瑀.浅谈事业单位档案管理工作中存在的突出问题与解决措施[J].卷宗，2017，（22）.

[3]慕晓甜.新时期事业单位档案管理的创新思路与方法[J].科技资讯，2018.

作者简介：杜振霞（1972-），女，本科，山东潍坊安丘县人，中级会计师、中级经济师（在聘）、高级经济师（未聘），研究方向为经济管理。