信息时代档案管理的研究

代进

摘要：新时期做好档案管理信息化具有重要意义，应重视结合完善的信息化技术，不断提高档案管理信息化技术能力，从创新、资源共享、提高保密能力、加强数据库建设等几个方面提出了信息化档案管理的途径，希望能提高档案管理认识水平，进一步提升档案管理能力，确保信息化时代档案管理工作可持续发展。

关键词：信息化 档案管理 分析

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009—5349（2019）20—0139—02

随着信息化时代的发展，档案管理工作迎来新机遇。为了进一步提高档案管理效率，应不断引入完善的信息化档案管理技术，积极做好档案管理创新与共享工作，提高档案服务价值。

一、档案管理信息化的意义

信息化技术能够使事业单位档案的管理更加规范化。档案管理信息化具备如下的意义：首先，能够更好地契合当前档案管理的需求。伴随电子信息化的科技力量持续发展，档案信息化處理能够满足当前快节奏的信息要求。其次，信息化档案管理能够帮助事业单位进一步发展。事业单位的日常工作中，档案管理是不可或缺的重要环节之一，档案管理能够提供更为优质的人才资源，最大程度上体现档案管理的优势。最后，传统的纸质化档案，管理起来往往需要耗费大量的人力成本与时间成本，而在信息化时代，能够快速进行档案的筛选、分析以及汇总，助力事业单位的发展。

二、信息时代档案管理的研究

1.做好档案管理服务创新工作

由于信息化档案的处理方式与传统的纸质化档案存在明显的区别，因此，为了发挥信息化档案的优势，应创新档案管理制度。首先，事业单位要充分认识到档案管理工作的价值与意义，摒弃传统刻板、松散的工作态度，根据自身的发展实际情况以及需求，创设出更有价值和深度的档案管理体系。其次，单位内部要做好统一化管理，并做好档案备份，完善数据资源的使用。最后，由于信息化电子管理的手段区别于传统的纸质化档案管理，因此，要做好专门的管理培训工作，促使员工掌握最新的档案管理措施。

2.实现档案管理资源共享

信息化时代不仅在数据交互、分析上更为快捷，在数据共享上也极为便利，事业单位要做好档案管理数据资源的共享，为可持续化发展夯实基础。首先，优化档案资源的基础配置，以科学化手段完成分享。其次，在信息化档案管理过程中，要不断完善与优化信息库，并逐步开放其中权限较低的内容，共享互通。最后，在自身信息化档案管理平台的运用过程中，针对试用体验以及共享机制建设专门的意见反馈渠道。

3.提高保密能力

档案大多涉及个人隐私与机密内容。尽管信息化减少了纸质化档案所需占据的空间，但也在使用过程中增加了网络风险。事业单位档案管理人员除了必须具备保密意识之外，在日常档案管理工作中，必须做好防护措施，比如为电脑加装计算机杀毒软件以及防火墙软件，定期查杀电脑病毒。此外，任何信息在接收前，都要做好查杀与检验，在条件允许的情况下，档案管理部门还要额外加装防干扰、防偷窃的专业设备，保证计算机的安全。

4.档案系统的创新

优化档案管理工作，首先要创新档案系统，重新梳理、简化档案管理的脉络，采用科学的信息化手段进行档案管理，提升档案管理的效率，在一定程度上保证档案管理信息的准确性。事业单位的档案主要分为两类，即纸质文本和电子文本，不管是哪一类都需进一步细分和存储，因此要有完善的管理制度加以筛选和规范。因此，档案系统的创新是当前事业单位在档案管理工作中最为迫切的任务之一，也是提升工作效率最直接的手段。

5.管理方式的创新

事业单位，尤其是规模较大的事业单位，其档案管理工作相对繁复，所需管理人员也较多，然而其档案大多缺乏深度利用。造成这一现象的主要原因，在于档案管理的资源系统仍然较为落后，用户的需求无法从根本上满足。因此，在管理过程中要进一步划分，以满足精确化服务需求。但是传统档案管理模式下，档案大多是纸质的，不可避免地存在机制落后等问题，随着计算机技术的发展，档案的形式也趋向多元化发展，如视频、音频以及图像都能够成为档案形式。档案信息存放的科技化使手工操作逐渐减少，立卷和检索更加方便科学，也使保管和统计工作节省了更多的时间，档案存放与物质载体的分散更让档案管理工作上了一个台阶。对档案信息的进一步检索和传输要通过更加独立的科技储存形式来实现，就要对档案管理信息做到更深层次的利用。

6.服务方式的创新

档案管理工作的本质是服务。为了更好地服务于单位以及个人，利用好已有的资源，档案管理工作要在信息化的基础上，有针对性地强化与创新原有的服务方式，使其更好地契合单位需求。首先，伴随社会的持续发展和开放，进一步创新服务内容。其次，我国互联网信息科技的发展日新月异，档案服务也要做到与时俱进。以季度为基础周期，了解最新科技，有针对性地调整创新，以契合社会的需求以及发展走向。事业单位要采集用户的使用反馈意见，以了解当前档案使用过程中存在的问题，在调整的过程中做到有的放矢，完成创新优化的目的。

7.加强档案信息数据库的建设

建立创设完整的信息库，是档案管理过程中的重要环节，数据库的建设能推动事业单位档案管理发展，是科学化调整档案管理工作的重要基础。在数据库的建设上，必须遵循循序渐进的原则，对各类已有的数据进行分类以及汇总，然后在计算机技术的支持下，设置专门的目录，便于后续的跟踪分析。在条件允许的情况下，还可以建设一定的开放式数据库，便于工作人员调整与优化，以求最大程度挖掘数据库的价值，推动事业单位档案管理工作可持续发展。

三、结语

通过工作实践，总结了信息时代档案管理工作开展的意义，分析了信息化档案管理的途径，希望能够提高档案管理认识，进一步提升档案管理能力，确保信息化时代背景下档案管理工作可持续发展。

参考文献：

[1]董祚宏.信息时代办公室档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2019（5）：56.

[2]关芳.信息时代档案管理工作者应具备的素质和能力[J].办公室业务，2019（5）：62.

[3]张红霞.浅析信息时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2019（4）：109-110.

责任编辑：孙瑶