“互联网+”高校差旅平台建设探讨

●瞿永红

随着高校教育事业的发展，“走出去、请进来”常态化，考察、学习、调研、学术交流、学术会议等活动频繁，出差已是一项重要业务事项，其相关的各类差旅事务工作也随之增多。办理出差业务环节繁琐，出差申请、审批、票务购买、差旅费报销各个环节都不能少，舟车劳顿自不必说，面对一堆的差旅费标准和制度，对非专业人士来说更是平添烦恼，差旅费报销业务在高校财务业务中也是高频出现，耗用大量的时间和精力。因此建设高校差旅平台，解决师生出差烦恼，提升学校服务能力和服务效率，降低高校差旅成本具有重要的现实意义。

一、高校差旅平台建设可行性

（一）国家信息化政策支持

习近平总书记在党的十九大报告中强调要“优先发展教育事业”，深刻揭示了教育在全面建设社会主义现代化强国、实现中华民族伟大复兴中国梦中的重要地位。自党的十九大开始我国教育信息化已步入了融合创新、智能引领的新时代。教育部关于印发《教育信息2.0行动计划》的通知中，明确提出“互联互通、信息共享、业务协同”教育政务系统整合共享，推进教育 “互联网+政务服务”，切实让百姓少跑腿、数据多跑路，增强人民群众获得感的教育治理能力优化行动。无论是中央从国家战略出发的顶层设计，还是教育部对教育信息化的具体规划，都直接表明了以信息化为基础的智能教育的时代到来，对高校信息化建设具有引领示范作用。

（二）“互联网+”时代商旅平台新发展

商业旅游作为我国旅游业的重要分支，应用互联网思维推动商旅行业发展恰恰顺应了“互联网+”的国家战略机遇。这意味着，线下和线上旅游业将通过技术创新实现无缝连接，可为旅行者提供更高程度的个性化服务。2014年，携程商旅上线企业差旅自助平台，开启了中小企业差旅服务元年。随着中国商旅管理理念的不断普及、互联网技术的迅速发展以及本土TMC的成熟，越来越多的中小企业开始接触并尝试TMC。如今的商旅行业将目光瞄准中国差旅市场未来巨大的增长空间，希望为商务旅客提供“人性化”“个性化”“便捷化”的差旅体验，主动为企事业单位介绍先进的商旅管理理念，开放标准API统一接口，助力推进高校接入成熟商旅平台，“一站式”完成票务预订、酒店预订、预约用车等服务，打造高校师生便捷出行新方式。

（三）高校差旅业务标准化

差旅业务在高校受到高度重视，制定严格差旅审批程序，同时高校差旅费报销作为高校财务平时业务工作的组成，直接关系到师生的根本利益，高校财务部门都依据《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行〔2013〕531 号），结合学校具体情况制定管理实施细则。总体说来高校是按照出差人员的项目经费渠道、身份（教工、学生、职务、职称）、出差地点、出差时间、承担任务等，决定出差期间所产生的住宿费、伙食费和公杂费等各项费用开支标准范围、往返乘坐的交通工具的类别和等级以及各种特殊情况的开支标准。各项标准统一、规范、具体、明晰，可操作性强。

（四）智慧校园的协同推进

高校信息化在大数据背景下，从顶层设计出发，融合业务技术，重构业务流程，以服务为抓手，面向师生提供全面的信息服务，通过建设完善人事组织系统、教学管理系统、资产管理系统、学生信息系统、财务管理系统、合同管理系统、后勤管理系统等，整合校内人、财、物信息资源，实现人事、教学、科研、后勤等信息的共享共用，业务协同推进，彻底解决信息孤岛现象。校园智能化的全面提升，为学校差旅费用管控难点如人员类别、标准的制定、出行方式、经费预算、事中预估、审核、事后分析、核实报销、核销流程、审核要点、支付方式等提供了有力的大数据支撑，提高了高校精细管理要求，丰富了内控手段。

（五）高校财务系统快速发展

1981年8月财政部和中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出 “会计电算化”。这一阶段高校财务系统的主要特点是由一批高校相继自主开发或购置适应高校财务核算特点的财务软件，实现了制证和报表从手工生成模式到计算机完成的功能转变。1994年4月于深圳举办的“会计信息化理论专家座谈会”上提出了“会计信息化”。这一阶段财务系统建设全面，软件涵盖了会计核算、银行管理、项目管理、往来款管理、科研管理、报表管理等功能，逐步集合了学生收费管理、工资发放管理等模块，其系统集成化程度日益提高，突出了财务管理功能。2014年“互联网+”的应用在高校财务中引起广泛响应，高校财务系统建设进入高速发展的第三阶段，以“互联网+财务”为理念的设计研发进入崭新阶段，财务集成管理信息综合服务平台应运而生，将封闭的财务系统管理系统通过财务集成管理信息综合服务平台在校园网上实现网上报账、网上申报、统一支付、数据交互、对接服务、信息发布，实现对个人薪酬发放情况、费用报销情况、项目经费使用情况、学生缴费情况的查询，打破了传统的财务管理模式，融合信息化财务管理理念，业务处理高度智能、信息高度共享、监管预警实时主动，与学校的教学系统、人事系统、科研系统、学籍系统等数据互联互通、相互融合，提高了财务管理效率，提升了高校财务工作的服务能力。这标志着高校财务信息 “互联网+”时代的到来。目前移动端系统功能的实现给高校财务系统带来质变和新的进步，彻底改变服务师生的习惯模式。

二、高校差旅服务平台技术途径

高校差旅平台建设要考虑为谁提供什么样的服务，充分重视各个层面的需求，为师生和管理者提供真正好用的服务，才能不断提升用户体验和学校的管理服务效率，从而提升办学效益。

（一）高校差旅业务流程

高校差旅平台建设，打造一个包括角色权限、数据交换共享、业务流程再造等内容的平台，并且弱化平台的功能、强化业务主线，从而使业务部门的线下业务流程都在信息化主导下推动和进行。线下流程为借鉴，以线上统一服务的方式呈现，将业务流程与财务流程有机融合，进行简捷高效的业务处理并实施有效控制。高校差旅平台业务流程如图1：

图1 高校差旅平台业务流程图

（二）高校差旅服务平台功能规划

高校差旅服务平台三大系统构成：高校差旅服务系统（出差人员）、高校差旅管理系统（管理人员、审批者、财务人员）和商旅服务商系统（供应商）。三大系统在平台中参与的用户及角色需求不同，包括出差人、审批人、财务审核员、产品供应商、运维人、系统管理人员等。三个系统功能各异，相对独立，各司其职，又互相支撑，相互融合，数据交互，“一站式”共同完成高校差旅全流程业务。

1、高校差旅服务系统。是为高校出差人员提供差旅出行的全程线上操作信息系统，系统突出界面友好、操作便捷的特点。高校出差人员只需通过PC端、手机APP或微信H5响应式页面直接登录学校信息门户操作，可以实现出差申请、审批反馈、预订票务、预订酒店、预约订车、款项支付、报销确认，行程追踪以及与商旅服务商结算，特殊业务申报等功能线上完成。差旅服务系统呈现以人为中心的相关信息数据，如 “个人中心”“出行申请”“出行购票”“历史行程”“差旅记录”“差旅标准”功能等。

高校出差人员通过信息门户单点登录后，出差人员首先要提交行程申请单，申请单中需要填写出行类型、行程事由、所属项目经费以及同行人员，对同一人不同身份，可以按项目经费确定身份。提交审批，对审批流程不同的差旅业务系统可以进行个性化设置。审批过程中可以通过短信平台、邮件平台或微信对超时审批提醒，也可以通过上述方式推送审批信息给申请人。审批通过，“出行购票”自动连接到商旅服务平台购票、订住宿和预约打车等，此时高校差旅标准的管控功能会在每个操作步骤中提示差旅标准并对超标项目禁止选择，如乘坐交通工具标准中禁止搭乘飞机，而选择机票，系统会禁止购票，出差人可申请退回再审批或选择其他符合条件的交通标准等。事前的展示告知，不必担心超标无法报销问题，一键化完成办理购票、订房、预约订车事项。行程结束后生成行程单，报销申请、报销审核、线下补录、补贴自动计算等功能，实现自动计算差旅补助，差旅报销全面智能化，出差人员可随时查看所有记录信息。

2、高校差旅管理系统。高校差旅管理系统是差旅平台业务线上管理的核心部分，突出体现系统合规性、共融性、管理性和协调性，是高校对差旅管理总体思路和能力的综合体现。提供高校差旅管理、商旅服务商管理、订单管理、财务与结算管理、服务跟踪管理等功能。

差旅标准的管控设置。高校差旅管理系统中差旅标准的管控是需要对学校的组织人事信息、科研信息和财务信息中的有关数据进行提取，将学校差旅费管理办法中的交通费、住宿费、伙食费、公杂费和其他费用与经济事项相结合，建立多种分类模板，高精细度的模板设置，全方位覆盖高校差旅每一个经济业务事项、组织架构、人员信息、经费信息、国内差旅、国际差旅和差旅时段等。管控设置应能让管理者对模板宜修改，方便增减拆并。出差申请人在系统中能够按照管控类型和管控方式在下拉菜单中自如选择。平台与财务系统对接，实时获取项目预算数据，在审批环节和预订环节管控，对有经费预算的项目预订完成后冻结经费，没有的项目终止审批。

商旅服务商接入与管理。引入商旅服务商平台，高校根据全校差旅产品采购量与供应商、酒店、学校及航司等签订更好的折扣协议，充分利用服务商提供的丰富的性价比高的产品种类（机票、火车票、酒店、用车），一站式解决方式，资金垫付月结模式，透明诚信的交易机制，无后顾之忧的产品运营模式，达到满足不同师生的诉求，不间断的服务，以降低学校差旅成本。通过商旅服务商所提供的平台接口，学校可以获取整体差旅的数据信息，对订单进行监控。结算对账可实现服务高校、供应商、服务商的自动开票及结算。高校获取差旅订票、住宿等出行信息后，连同商旅服务商开具的电子发票信息一并推送到财务报销系统中自动报账。高校差旅平台还对商旅服务商提供服务，依据投诉率、投诉次数、投诉处理满意度、服务满意度等自动进行诚信考核评价，对供应商采用末位淘汰机制，优化供应链，推动供应商为师生提供优质产品，确保服务质量。

报销管理。高校差旅平台重要的功能就是解决报账难、难报账这一长期困扰高校师生的问题，平台按照“出差申请单”进行自动报销。高校差旅管理系统对内与组织人事系统、财务系统对接，对外与商旅服务商平台对接。从出差人员线上提出申请开始，系统自动分配“出差申请单”产生唯一订单号，“出差申请单”包括出差人姓名、事由、单位、审批情况、经费来源、项目名称等信息以及从差旅服务商那里获取的出行信息（时间、出发站点、到达站点、票号、车次、座位类型、实付金额）、住宿费等。“出差申请单”中每个人的信息都与其购票信息关联，每个人的购票又属于一个出差申请单报销，出差人员在商旅服务商平台上的购票信息都会挂到对应的出差申请单下。出差人员由于客观原因导致无法在线上预订，而是在线下预订，或其他消费产生的费用，可以通过补录消费明细归集到“出差申请单”进行报销。管理系统按照学校财务差旅费报销要求，对基础数据整合处理、结算设置、差旅标准（机票差旅标准、酒店差旅标准、市内交通标准、火车票标准）、差旅补助（依据出差时间、经费来源、职级岗位、目的地城市等多项标准自定义）、账单设置等，出差人员可选择按自然天计算的补助或者凭票据如实报销，差旅补助的自动计算。系统自动提取差旅管理系统有效的出差申请单，自动生成报销单，同时把报销单数据推送至财务网上报销系统，网上报销系统中的“商旅平台报销”模板自动检索相关的出差申请单，生成相应的报销信息，系统会根据订单信息，汇总必要的差旅信息生成商旅平台报销单，财务核算系统提取报销单自动生成凭证分录。

结算对账。高校差旅服务平台采取由服务商向高校开具大发票，服务商垫付月结，按需付费方式，以服务商报价为准由高校付款给服务商，再由服务商付款给供应商的模式，高校同供应商无结算关系。自定义由学校或者供应商发起结算流程，且按照固定周期自动开账；按照学校、科研项目等分别结算。可根据实际业务，配置账单格式，配置的颗粒度支持到字段级。发票判重，如果一张发票已被另一个报销单报销过了，如果又被另一个，或同一个人再次报销时，可以检验发票是否已存在，避免重复报销。

图2 出差申请单和报销单信息

采取线上对账方式，完成待确认账单、待收票账单、待支付账单以及未入账账单的自定义设置、查询、处理。服务商垫付月结，统一开电子发票。采用垫付、月结、大发票模式：对账结算方案每个结账周期内，财务人员可通过对账管理功能进行自动对账，按照实际使用机票、实际入住酒店进行对账结算，提交同程侧，每月系统自动出上月账单，同步生成消费明细生成对账单，财务根据确认后的账单和结算主体开具发票，并开具电子发票。

3、商旅服务商平台是高校为差旅平台遴选商旅服务商的信息平台，是外部接入平台，为出差人员直接展示差旅产品信息的公共平台。商旅服务商按照高校要求，在平台提供产品管理、订单管理、财务与结算管理、服务跟踪等功能。该平台火车票订单能支持实时下单，自动出票，并可以根据设置自动投保，支持在线查询、预定、支付、出票、退票、改签服务，并提供抢票和夜间挂票相关服务。随时监控订单跟踪服务，避免客户订单失联。平台通过与航空公司票务对接，与航空公司建立二方合作，与航司、其他商旅服务商建立三方合作，获取价格优势及免费增值服务；提供协议酒店：全国范围内，与符合差旅政策标准的酒店资源谈判，签署协议价格获取价格优势；提供出差用车的需求，将主流网约车平台接入系统，获得价格和服务质量双保障，为高校教师出行提供全方位的网上预约服务。

高校差旅服务平台与商旅平台无缝对接，实现多家供应商合作供应及服务范围全面，充分利用成熟市场的服务理念，现代差旅管理服务不仅仅追求低价和节省，更应当看中整体的管理与服务，做到真正的管理透明。营销方式灵活，如结算方式，公司账户支付，提供差旅管理报告，支持PC、APP、电话预订等服务，在某种预订方式掉链子时，其他都可以补上。差旅费用作为高校重要的事业费可控成本，是很有必要进行管控的。现在有很多提供差旅管理的供应商为商旅服务商提供差旅产品，其主要有几大优势：一是节省差旅成本。提供“一站式”的差旅解决方案，优化差旅管控，简化差旅流程，从而节省差旅成本，并且能够协助高校申请航司、酒店两方协议价格等，让高校享受差旅预订的折扣价，这是差旅成本节省的一大关键点。二是预订便捷。智能化、信息化、专业化的差旅管理系统，实现“一站式”差旅管控，几乎包括了差旅的整个流程：计划、审批、预订、对账报销、数据分析等，带给高校行政财务等差旅管理人员极大的便利。三是合规透明。信息化的差旅管理系统，提供无盲区的差旅管控，提供智能差旅管理数据报告实时查看。四是结算灵活。提供月结、预存、现付的结算模式。

4、差旅分析报告。差旅分析报告是高校管理者决策的重要参考指标，系统不仅提供固定格式的分析报告，如日、周、月、季度、年差旅分析报告，部门分析报告，项目经费分析报告，预决算对比分析报告。还提供按高校要求，自由灵活搭建的组合条件数据统计分析报告。

系统提供机票、酒店、数据分析，如高校按经费性质统计的消费报表，机票按节约金额、消费金额、票量、平均折扣、平均提前预订天数几个维度分析的报表；火车票按节约金额、消费金额、票量、平均票价、座位等级几个维度分析的报表；酒店按节约金额、消费金额、间夜、平均间夜价格、酒店星级几个维度分析的报表；用车按照节约金额、消费金额、订单、平均价格、车型占比等几个维度分析的报表。

分析报告展示格式包含但不仅限于折线图、柱状图、饼图等；提供形式包含但不仅限于Excel、Word、PPT、PDF 等。

5、高校差旅服务平台总架构。高校差旅服务平台将功能各有侧重的三大系统通过整合，数据交互，发挥自有资源优势作用，扩大服务范围，提高服务质量，丰富服务产品和手段，为出差人员出行提供高效、便捷、优质的出行服务。为网上办理提供数据信息保障，为差旅报销简化手续和流程，无需填写差旅报销单，减少了报销环节，自动补助计算和进度提示，提高服务的透明度。高校差旅服务平台如图3。

图3 高校差旅服务平台总架构图

三、有关高校差旅服务平台建设的思考

高校差旅平台服务广大师生，大量的教师、职工信息、海量学生信息、行程信息以及项目经费信息存在于平台的各个环节，数据的归集、传输、调用等活动产生的信息资源在平台上流转，这些敏感信息的安全性必须得到有效保障，保证高校数据安全。

首先，高校差旅服务平台部署在本地服务器，置于校园网防火墙内，将服务器与互联网外网合理物理隔离，避免暴露不必要的服务；校园网外用户必须通过VPN通道访问平台；加强用户管理，严格控制用户权限，将用户限制在自己运行的环境下，不能进入其他无关操作界面，不能运行其他无关程序；加强设置密码策略，强制密码复杂性；限制用户连续登录次数，锁定未激活的账户；开启防火墙，设置防火墙策略；建立数据备份与恢复系统，运维审计，建立网络安全漏洞扫描监测预警与应急体系，做到异地、实时备份数据，对数据操作有迹可查，确保差旅服务平台安全、可靠、平稳运行。

其次，高校差旅平台建设中加强数据接口的安全管理，防止数据接口被非法访问，确保信息传输的安全性和完整性。高校差旅平台存在与差旅服务平台、差旅管理平台和商旅服务商平台之间多个跨平台的业务数据联动，每个平台存在各自的软件开发公司进行开发维护，各公司掌握着各类系统的应用程序源代码、服务器权限、数据库权限等核心信息，对这些平台开发运维过程必须严格规范管理，从源头制约，所有数据接口必须使用学校规范技术，接口授权访问控制、接口访问频率控制，经学校数据中心进行数据交互，遵循最小够用原则，将数据的控制权牢牢掌握在学校手中。

最后，高校差旅业务会产生海量数据，保护差旅数据安全和出行人员的个人隐私，是学校应尽的职责。与差旅平台建设合作商旅服务商除提供优质的产品资源服务学校师生外，更应考虑商旅服务商自身的信息数据安全防护能力和水平，学校必须与技术领先、管控体系完善、具有国家信息安全等级保护三级认证的商旅服务企业合作，确保师生的个人隐私在第三方平台上的数据安全。

综述，建设高校差旅平台涉及

的数据库、数据传输和安全技术等技术都成熟可行，并在企业得到中实际运用。平台建设更是落实教育部等五部门联合印发的 《关于深化高等教育领域简政放权放管结合优化服务改革的若干意见》的具体举措。平台建设从高校差旅管理痛点和难点入手，通过信息技术手段整合校内校外资源，整合商旅资源，实现数据资源共享，落实差旅管理制度，规范差旅行为，优化管理流程，发挥规模优势，降低差旅成本，提升出差人员用户体验，提高服务能力。平台强大的数据分析统计功能，为学校进一步规范差旅管理提供有力的技术支撑，极大提高高校差旅精细化管理水平。■