人力资源档案管理信息化的影响因素与建设对策研究

陈奕

[摘 要]随着互联网的不断发展与应用，给人们的生活带来了方便，提高了工作效率。当今社会的发展趋势是多媒体与信息技术等方面，本文主要对人力资源档案管理信息化的影响因素进行分析，并提出相应建设对策，旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]人力资源档案管理;信息技术;信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.20.080

[中图分类号]F249.2;G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）20-0-02

0     引 言

伴随我国社会发展速度不断加快，人事档案管理已经引起极高的关注，作为极为重要战略资源，对于人才开发及利用有着非常关键的影响。目前，对于人力资源档案管理领域中应用最多的是信息技术，同时也给信息建设提供了关键的技术支持。

1     人力资源档案管理概述

1.1   人力资源的含义

人力资源指在一定的市场经济下，所有地区具有劳动能力和创造价值行为的人口资源的总称，如：正处于劳动年龄阶段的人口、超出劳动年龄阶段的人口、未到达劳动年龄阶段的人口，但都有一个共同点就是具备劳动能力的所有人员。目前，在我国，人力资源就是在社会上能通过自主的劳动力创作价值促进市场经济与社会发展的人口统称。

1.2   人力资源档案管理的含义

一个国家或者一个地区的经济发展水平高低都离不开当地的人力资源。由于每个地方的人力资源素质各不相同，加上各行各业对人力资源的需求又不一致，那么就需要对人力资源进行统一档案管理，根据当地的人力资源有效记录与分类以及管理，记录该地区的可劳动人口状况（数量、文化程度、工作能力、生活背景等），从而为该地区的社会经济发展提供高效服务。

1.3   人力资源档案管理的作用

人力资源档案管理主要通过一个地区的人力资源流动使其在总地区的人力资源都能发挥最大能力，从而帮助企业与社会发现人才以及帮助人才找到适应其发展的工作岗位，最大限度地发挥自身才华，服务于社会主义现代化建设。

2     人力资源档案管理与信息化概述

信息化指通过计算机智能化工具培养其代表的新生产力，从而促进社会发展的过程。而智能化生产工具已经和以往的传统生产工具大不相同，由规模庞大、有组织性的、层次分明的信息网络体系组成，而不是一个孤立分散型的。通过网络改变人们生产与工作以及生活等方式，从而使人类社会发生相应变化。信息化应用逐步深入，我国经济与社会效率明显增长。根据相关调查统计分析：我国物流方面信息化、医疗方面信息化以及政务方面信息化在不断扩大。虽然发展迅速，但也存在相应问题，如：社会与政务与信息安全建设领域，但今后随着政策支持与产业问题的解决，我国信息化将会进一步深层次发展。由此可见，信息化能使信息技术被高度应用与广泛普及，还能使信息资源被高度共享，从而充分发挥与利用所有的潜力，保证整个系统运行都处于合理的理想状态。当前的信息化已不断推进与深化改革，当然在信息技术和多媒体方面也自然而然地受潜移默化的影响，使人们的工作方式与思维模式有着相应改变，同时给人们的生活带来了极大的方便，提高了工作效率。人力资源档案可以使劳动人员全方面地展现其劳动能力，因此，信息化建设尤其重要。档案管理工作的事项在不斷信息化，取得了较好发展，同时，人力资源档案管理工作也要保持不断学习与实践以及不断创新等，实现现代化人力资源档案管理水平提高，创造更高的价值。

3     影响人力资源档案管理的因素

3.1   基础设施相对落后

档案信息化建设的重要任务是档案的基础设施建设，但目前我国的人力资源档案管理大部分还是纸质的，对内容进行收集、整理、保管方面的工作存在局限性，虽然提出要信息化管理建设，对其配置了打印机、计算机、扫描仪等相应设备，但目前的档案管理方面的实际操作应用比较多的是对档案目录进行录入与打印。对于信息开发工作与档案信息统计、分类、汇总等方面还不能有效操作，更不用说起档案信息技术的掌握与利用，这些现象不利于人力资源档案管理信息化建设，更谈不上长远发展。

3.2   人力资源档案管理信息化的意识观念薄弱

目前，我国的整体科技信息化进程相对比较慢，主要原因是我国的产业领域复杂多样，所以在各个领域中信息化缓慢，从而导致人力资源档案管理水平相对落后，因此，对人力资源档案管理的信息化建设意识观念也相对薄弱。虽然人力资源档案管理信息化建设在实行中，但在还没有引起管理人员的足够重视，仍继续应用传统的观念与方式进行档案的“重藏轻用”管理模式，只重视履行人力资源档案的保管严谨工作，而忽视了档案内容基本信息的必要记载与信息补充更新等事项，更没有意识到人力资源档案管理信息开发与人力资源管理的价值意义，从而失去了价值作用，约束力人力资源档案管理。

3.3   缺乏专业的人才

人力资源档案管理工作是一项专业性非常强的工作，并不是任何一个人都能胜任，需在工作中需具备专业性和政治性以及机密性等，因此，档案信息化管理必须有一定的业务能力、政治素质以及信息技术。据调查分析，目前的人力资源管理中，档案管理内容相对较少，档案管理人员对管理的专业知识比较弱，对人力资源档案管理模式与应用还是通过以往的传统手工操作和纸质记录进行运作，对电子方面的收集、保管以及利用较少，不能有效发掘人力资源信息。

3.4   缺乏人力资源档案管理信息化相应的制度规范

目前，企业档案信息化缺乏相关制度规范与长远目标规划建设，一直止步于“喊口号”的阶段层次。企业开展档案信息化建设必须有先进的技术和档案管理的信息化建设目标规划，建立配套的制度规范进行约束。信息化建设可以给企业带来相应的机遇与挑战，如：电子文件管理，可以冲击以往的传统档案管理理念与预防文件篡改隐患以及档案信息泄密等。因此，人力资源档案信息化过程中应完善相应制度，保障企业可持续发展。

4     促进人力资源档案管理信息化建设的对策

4.1   加强人力资源档案管理信息化的意识引导

档案的管理意识在档案管理科学运行中起着很重要的引导作用，也是形成人力资源档案管理信息化建设发展与实施的基本思想基础体现。因此，必须做到各项工作与各个领域的有效衔接，使档案管理者与档案工作有效转型（封闭转化为开发），从而强化其档案管理的意识观念，深化档案管理的操作过程，逐步向由数字化转化。此外，在知识经济战场上，企业还要主动迎接挑战，最终把档案工作的重要核心转移到知识经济的现代化建设上。

4.2   建立健全制度体系

积极完善相应的制度體系是人力资源档案管理信息化建设最重要的前提。制度体系在建设管理、技术以及业务方面的层次上，都发挥着重要作用，会影响企业的整体信息化建设进程。对此，企业要建立健全人力资源档案管理信息化的过程规范，形成长久有效的机制保障人力资源档案管理的每项工作业务环节，使程序有制度可依、有法可依。此外，还要加大信息化专项资金投入，从实际出发。在此过程中，要制订系统的方案与长远的规划目标，使有限的资金投入发挥最大的功效，合理分配到人力资源档案管理信息化建设中的每一个环节。

4.3   加强人力资源档案管理信息化系统建设

新时期，传统的手工操作管理模式完全不能适应当今人力资源档案管理模式上的需求，因此，必须借助现代化网络信息技术强化人力资源档案管理。在此过程中，要加快人力资源档案管理系统与档案前期工作。如：档案整理、档案查阅、档案保管、档案归档、档案信息开发等。在此过程中，必须加强人力资源档案管理工作，充分发挥现代互联网的优势，开发出不同类型的人力资源档案信息数据库与人力资源档案信息管理利用的平台，满足其不同的需求与服务改领域科学发展的需要，最终实现人力资源档案管理信息化管理的重要价值与意义。

4.4   培养人力资源档案管理信息化人才

在人力资源档案管理中，最重要的主体是人，因此，第一，企业要着重提高档案管理人员的档案业务能力，有效丰富他们的档案知识理论，使工作人员能在工作中发挥自身作用，把握正确的人力资源档案管理方向，使归档管理的整体运作流程安全高效。第二，企业要利用现代化网络技术，如：网络培训、继续教育、技能研修方式等，提升人力资源档案管理信息的获取、提炼以及再加工能力。第三，企业人力资源管理档案人员要树立档案意识，具有良好的职业素质素养，要坚持档案管理安全重于一切的观念。

4.5   提高档案信息化水平

企业要配置相应的计算机，增加网络技术的应用，从而逐渐提高档案信息化水平;对于各个项目与领域要形成网络化工作模式，加强档案管理与利用;建立人力资源档案的目录数据库建设，形成档案信息系统与网络建设统一管理，实现资源共享模式，以便于工作人员查阅。

5     结 语

只要坚持与时俱进的目标、不断改革人力资源档案管理工作，企业就可以有效实现人力资源档案管理工作高效运行，从而在新形势下促进社会发展，使企业与社会创造更高效的价值，进而开创人力资源档案管理工作的新局面。

主要参考文献

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[2]张园园.档案管理信息化建设对策思考[J].理论观察，2017（6）.

[3]吴静华.人力资源档案管理问题与对策分析浅析[J].东西南北：教育，2017（9）.