新时代高校干部人事档案收集整理现状及策略

唐亚邦

【摘要】为进一步推动干部人事档案工作规范化、科学化，高校干部人事档案管理部门应严把档案材料入口关，进一步加强干部人事档案的收集整理工作。

【关键词】高校;人事档案;收集整理

根据新时代从严治党的要求及习近平总书记关于干部人事档案的指示精神，为进一步推动干部人事档案工作规范化、科学化，高校干部人事档案管理部门应严把入口关，进一步加强干部人事档案的收集整理工作。

一、新时代高校干部人事档案的收集整理现状

一是干部人事档案材料收集不完善，缺材料情况明显。材料不全是干部人事档案的普遍问题，常见情况有：一、二类中缺干部履历表、干部自传，通常是最初参加工作时填写过履历表，过了一二十年甚至几十年后没有再重新填写履历表;三类中主要缺年度考核表、重要的鉴定材料及重大事件的表现材料，一些工作调动频繁的教职工缺年度考核表情况尤其严重;四类中主要缺学历相关材料、职称评聘材料，常见情况是档案中缺少大学入学（学籍）登记表、成绩表或授予学位材料，职称评审材料以缺考评材料尤为突出;五类中缺入党政审材料比较普遍;六类中缺的比较多的是入团志愿书、入党申请书、转正申请书;七、八类中很多教职工完全没有任何奖惩材料;九类中常见问题是缺工资材料及干部工作调动材料，通常是干部工作调动材料缺乏，且干部调动前后工资材料上时间间隔比较大，导致无法推断干部准确调动时间。二是干部人事档案材料的收集片面，档案材料不饱满。总体而言，高校干部人事档案中个人学历、党团材料相对比较齐全，而反映干部个人培训、专业技能、健康情况的材料通常较少。有些类目材料重份出现，有的类目一份材料都没有。有些高校在归档学籍档案时将学校期间所有的材料不管有价值无价值全塞进档案，有的高校学籍档案缺胳膊少腿，不是少了考试报名表就是少了学位评定材料等。三是干部人事档案收集时效低，材料遗忘归档明显。常见情况是档案材料形成部门不及时提交归档材料，收集部门不及时催缴材料，随着时间的推移及人员的变迁，某些该归档重要材料逐渐被淡忘了，想要寻找时却不知所踪。有些该归档材料长时间滞留在材料形成部门，迟迟不予以交接，造成归档整理工作无法开展。四是部分档案工作人员责任心不强，收集整理工作敷衍了事。常见情况是材料不及时归档、束之高阁或归档时档案材料张冠李戴;装订材料时不按归档要求分类装订，档案内容混乱，在查询利用时费时费力却低效。

二、新时代高校干部人事档案收集整理问题原因

一是干部人事档案管理意识薄弱，管理制度不健全。部分高校相关负责人存在不同程度对干部人事档案重视不够的问题，对干部人事档案管理及建设在人力、物力、财力方面投入不足，很大程度上制约了干部人事档案建设工作的开展，有的高校没有专门制定干部人事档案管理制度，在实际操作中没有制度的指导与约束，档案材料形成部门及收集部门因为没有时限等规范要求，在工作中容易产生懈怠与推诿，不利于工作顺利开展。二是干部人事档案管理人员队伍不稳定，人员变动频繁，专业化程度不高。部分高校不重视档案人才建设，很多情况下从事人事档案工作的人员无档案管理专业学习背景，没有经过专业系统培训就从事干部人事档案管理工作，甚至有的高校违规安排学生一起开展干部人事档案整理归档工作，这都不利于干部人事档案工作高质高量开展，还存在很大的信息安全隐患，甚至造成一些无法逆转的损失等。有的高校因为对档案工作不重视，通常安排一些即将退休的人员从事档案工作，档案部门变成养老的部门，通常这部分人员觉得反正即将退休，会存在“和尚撞钟”的思想而不会严谨细心工作，而且这部分人在计算机操作方面通常比较生疏也不愿继续钻研学习，不利于档案数字化工作的开展。三是干部人事档案整理归档模式陈旧，信息化水平不高。虽然大部分高校已经采用电脑对干部人事档案进行管理，但主要还局限在对干部人事档案目录管理的层面，绝大部分高校目前仍沿用传统的手工管理模式，基本以纸质档案为主，在进行整理归档、查借阅工作时耗时、耗力但工作效率、利用率却不高。有的高校甚至根本没有安装干部人事档案信息化系统，档案目录的编辑仍采用原始印章模式。四是干部人事档案收集管理工作缺乏延续性。有些高校档案工作人员不及时催缴归档材料，而材料生成部门又不主动转递，很容易因为时间推移、人员变动等因素使一些重要档案材料没有及时归档，造成干部人事档案的真实性、完整性无法保证，更增加了一些后续工作的难度。

三、新时代高校干部人事档案收集整理的策略

为进一步提高高校干部人事档案收集整理工作，把好“入口关”，高校干部人事档案管理人员可以采取以下一些策略开展相关工作。

一是完善干部人事档案收集制度，建设人事档案材料收集网络。根据中组部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，各高校应根据本单位特点建立相应的档案材料归档制度，规定转递程序及时限，要求各档案材料生成部门安排专人负责收集整理并及时转递人事档案归档材料。材料转递时应按要求办理转递手续，档案管理部门应根据归档材料要 求，对每一份材料进行逐一审核，确保每一份归档人事档案材料真实、完整、无误、有效且无涂改造假现象;要求各人事档案材料生成部门或个人不能以任何缘由扣留、推延应归档材料。干部人事档案管理部门应建立档案材料收集网络，定期向各网点负责人催缴归档人事档案材料。二是提升档案工作人员职业素养，强化档案专业团队建设。高校在选拔干部人事档案工作人员时应选拔政治思想过硬、能吃苦耐劳、口风严谨、具备档案专业技能的人员担任。同时还应加强对档案工作人员的培养力度，组织工作人员定期培训，增强其业务能力和专业素养，在职称评定方面加大职数倾斜，鼓励其多撰写高质量的档案方面科研论文，提高其理论水平。另外高校相关负责领导也应对人事档案材料收集工作加强指导，进一步督促。三是积极创新收集整理方式，促进数字化干部人事档案建设。高校干部人事档案工作人员要努力提高自身计算机操作水平，注重通过信息管理系统来开展人事档案的收集与整理工作，同时在工作中总结经验，不断创新更高效的高校人事档案管理方法，在确保干部人事档案信息安全的前提下，加快档案信息化建设进程，通过信息系统强大的编排、统计和存储能力辅助档案工作的开展，为高校档案工作人员节约时间和精力成本，提高工作效率，更好地为师生服务，同时也让档案工作人员从耗时耗力的繁杂工作中解放出来，他们可以有更多的时间与精力进行干部人事档案工作的全方位创新及良性发展。四是创建干部人事档案利用的反馈机制，适时改进和调整收集方式。干部人事档案的价值在于能充分有效利用，人事档案的收集方式可在利用过程中逐步完善。对于一些允许公开的信息，高校干部人事管理部门可以适当开放某些权限，为相关部门或教师个人提供查询服务。对一些查询利用较多的档案材料优先建立电子档案或整理归档。

四、结束语

科学、规范开展干部人事档案工作是落实新时代从严管理干部要求的有效举措，能为进一步建设高校高素质人才队伍发挥重要作用。归档材料作为干部人事档案的物质载体，它的真伪与完整直接关系到干部人事档案的自身价值，高校档案工作人员应当遵照党中央关于干部人事档案工作的指示精神，從严把关，科学规范开展干部人事档案的收集整理工作，从源头上控制，充分发挥干部人事档案应有的凭证价值、依据价值、文献价值等。

【参考文献】

[1]中共中央办公厅.干部人事档案工作条例.2018-11-20.

[2]刘红.高校干部人事档案管理工作的现状与改进思路[J].黑龙江档案，2017（02）.

[3]中共中央组织部.干部人事档案材料收集归档规定. 2019-7-16.