基于信息化背景下的高校档案服务策略

王玉宗

【摘要】现代信息技术的快速发展，给高校档案服务带来了翻天覆地的变化。档案管理服务信息化，改变了传统纸质档案服务管理模式，给档案管理注入了新的活力。本文就信息化背景下，高校档案服务策略进行探讨，以期为信息化背景下的高校档案服务提供借鉴。

【关键词】信息化;档案;服务策略

信息化时代的到来，为高校档案管理服务带来了新的发展契机。面对快速发展的信息流和网络化技术流，高校档案管理服务工作要趁势而上，借信息化时代的春风，与时俱进，推进高校档案管理服务向信息化迈进，让高校档案管理服务全方位融入信息化管理之中。

一、信息化背景下高校档案服务的意义

信息化背景下的高校档案管理服务，不仅方便了人们获取资料信息，更重要的是保证了信息化潮流中人们的信息安全。高校学生档案是学生求职以及享受就业服务的有效凭证。也是学生今后人生发展的重要资料。加强高校档案管理服务工作，对学生未来人生的发展具有重要的意義。

（一）保护档案的安全性。高校档案管理工作是为高校各项工作服务的，档案管理工作的重要性不言而喻。档案的安全性保障，是档案管理人员工作的重心也是档案管理工作的核心内容。选用安全意识强，责任感重，有专业档案管理素质的员工从事档案管理服务工作是保证档案管理工作安全的基本保证。

（二）提供真实的管理服务信息。有学校就有学生档案。高校档案管理服务是伴随高校的发展而产生的。对于学生来说，档案是他们的学习经历，是他们学习生涯中最宝贵的文化财富。对学生的这段人生经历进行记录、整理和归档保存，在有需要时已备查验，为学生未来的成长提供真实准确的材料，这是档案管理工作的重点。

二、信息化背景下高校档案服务存在的问题

现代网络技术的普及与发展，使高校档案管理服务进入了一个新的发展阶段。但在目前高等教育快速发展的情况下，高校档案管理服务显得越发重要。档案对学生个人前途发展有着极其重要的影响，信息化时代的到来，给高校档案管理服务带来了新的机遇和挑战，目前，在高校档案管理服务中还存在着许多问题。

（一）档案鉴定滞后信息有失准确。真实是档案工作的生命，也是人事档案有效合理发挥其作用的前提和根本。高校长时间的人工档案封闭式管理服务，使得档案鉴定工作长期滞后，档案管理缺乏科学性和规范性，更为严重的是一些没有经过鉴定的档案进入管理流程，导致档案信息失真，给社会造成了不良的影响。

（二）档案管理人员素质低下，档案管理服务意识淡薄。随着信息化时代的到来，高校档案管理服务进入了信息化高速轨道。实现高校档案管理服务信息化，档案管理服务人才是关键。目前从事高校档案管理服务工作的人员，大多数专业素质低下，不能适应信息化档案管理服务的要求，这些人员长期受传统档案管理观念的影响，档案管理服务意识谈薄，把档案管理服务看成是无所谓和一般性的工作，漠然的工作态度，导致档案管理服务质量达不到要求，更有甚者，发生档案丢失现象，给当事人造成无法弥补的损失。

三、信息化背景下高校档案服务的策略

（一）推进信息化档案服务。现代信息化背景下，高校档案管理服务工作发生了深刻的变化，传统纸质档案管理已逐渐被电子信息化档案所取代。档案管理服务科学化、规范化成为信息化背景下的主流。电子信息技术的运用，有效解决了高校档案管理服务效率低下的问题。如，运用计算机技术将档案进行分类管理，只要查询者输入相关档案信息，一键就可以清晰了解到。

（二）提高信息化档案管理服务能力。使用信息技术对高校档案进行管理，首先要在创新服务理念上下功夫，进一步完善档案管理规章制度，抓好档案的收集、整理、归档、保管、借阅、查询和保密工作。优化档案办事流程，提升信息化背景下高校档案服务能力，使档案管理服务工作迈上新台阶。

（三）双向主动性档案管理服务。有学生的地方就有档案管理服务。在信息化背景下，高校档案管理服务要采取主动性和双向性服务机制，提高档案管理服务工作效率。比喻，某高校学生要参加一项富有创新意义的社会实践活动，这种实践活动的过程要记录并进入大学生档案管理。由于大学生学习任务重，学校一些事务也比较繁忙，这种本应该由学生以及学校相关部门来做的工作在时间上会有一些延迟。档案管理工作人员可主动上门服务，对档案进行收集整理和归档，提升档案管理服务的效率和服务质量。

四、结语

高校档案相对每个毕业生来讲都是极其重要的。这是因为档案记录了大学毕业生从高中到大学学习阶段的学习成长经历、学识水平以及品德表现。它是一个学生最真实的反映和不可复制的原始材料。大学生档案将伴随他们走向社会，走向成长。因此，信息化背景下提高高校档案服务质量，对当代大学生未来人生的发展具有积极的意义。

【参考文献】

[1]陈奕.提升高校档案服务功能之我见[J].当代教育理论与实践，2014（05）：23-24.

[2]曹兴华.对信息化背景下高校档案馆信息服务工作的思考[J].秘书之友，2015（05）：36.