基于大数据基础的高校档案管理服务模式再造

张晶

【摘要】当前高校创新服务工作的重要举措之一是建立高校档案管理体系。在大数据理念之下，高校档案管理服务系统具有较高的工作效能与效率，能够有效地优化业务流程，能够实现有效的远程查询和访问数据等特点。笔者分析了大数据时代高校档案管理面临的挑战，根据前人的研究对当前高校档案管理模式进行了前景分析，以期为后续高校档案管理服务模式提供发展依据。

【关键词】大数据;高校档案管理;服务模式

高校档案是高校发展中最清晰的原始信息记录方式。它们具有变化强度大、数据库含量大、社会价值高、被需求力强等特点。它们对高校档案管理模式和服务模式的改革产生了重大影响，是“数据”应用的重要领域。由于数据分析的便捷性和效率，大数据在高校档案管理中的应用可以对相关数据进行全样本、全流程、全方位的分析，提供更加快速的档案服务体验。

一、大数据时代高校档案管理服务模式的构建

档案服务和管理相关部门提供档案服务的同时，改进和完善服务质量监督评价体系也很重要，重点应遵循用户的要求。这应该包括，建立健全的评价指标，使用文档的服务体系。数据服务平台的高校档案服务的功能反馈，及时整改发现的问题，不断优化和标准化的服务流程，这些都会加快高校档案服务水平的提高。案例数据的服务，满足学生和教师多样化的服务。随着信息技术的不断进步和社会经济的快速发展，数据分析在促进社会各个领域的发展中发挥着重要的作用，这直接推动了大数据时代的到来。作为培养人才的重要场所——高校，不仅要为学生解决学习方面的困难，还要提供良好的教学教育资源。高校作为传统的管理方法与教学的具体体现，已不能适应时代发展的现实需要。高校档案管理部门如何应对大数据时代带来的挑战，已成为一个重要的课题。

很多需要开放共享的文档资源由于传统的文件管理和资源利用的局限性而导致无法及时提供给服务对象。在共享过程中进行操作和实现的大数据应用，可以形成满足社会各界需求的数据库，合理地整合大量的相关数据，实现校内外档案数据的共享。档案在高校的特点包括数量巨大、种类繁多等，数据的归档，文件的管理和存储，可以开展数据云的建设，统一数据存储标准，从而将各个渠道来源的数据、不同类型和各种格式以及不同利用形态的数据进行有效的收集，加快建立存储标准、格式统一的高校档案数据库，建立数据模块化的管理理念，实现各种数据集成与集成分析之间的协调。

利用科技数据技术构建实现学生档案管理可视化的大数据平台，收集学生档案数据，包括数据的采集、存储、利用等等。例如，高校档案管理过程中，并不需要通过手工查询来获取各专业的学生人数和学生档案信息中的成绩，而是直接查看数据。很多需要共享的文件数据由于传统文件传输和文件管理的局限性，无法及时提供给服务对象。大数据可以有效地整合大量相关数据并且共享数据存取过程中的操作和应用，以此来实现文件数据的共享，形成满足校内外多种需求的数据库。

高校档案管理在大数据背景之下面临着重大的风险与挑战，当然，还有信息化时代的机遇。高校档案管理服务模式应从传统工作中解放出来，积极应对来自内部动力因素的挑战。

二、如何优化高校档案管理服务系统

档案信息的统一管理机构对高校档案信息服务工作举足轻重，档案信息的统一管理机构可以促进档案信息化的建设，作为一个整体，打破信息传递阻碍，促进公开数据，建立文件管理、数据采集、数据交换格式文件信息管章程等，以此来確保有效地整合文件数据资源，并且实现文件数据的合理共享。同时，档案管理部门应该建立统一的档案信息管理标准，在提升自己的同时加强与其它单位的合作，学习其他高校的实践经验。

高校的档案记录了高校的历史变迁、教学科研的发展和学生的成长经历。这些资源在审查学校的规划、教师的教学和研究以及学生的学历和发展方面发挥着重要的作用。档案部门要把档案等学校资源转化为社会资源，就必须把服务领域从学校扩展到地区、行业乃至整个社会。在做好学校师生校友服务工作的同时，积极联系社会，及时做好解密文件和公开档案的实地核查工作。此外，档案部门应该建立和完善评价指标和服务体系，全面理解和准确把握后续需求，提前做好预防，建立整个过程的评估和监督系统面向服务质量的用户需求。

在具体操作过程中，高校除了发挥自己的天赋优势外，还应加强与科技相关企业的合作，利用现代科技公司的资源力量，有效实现资源的组合，把社会资源结合起来，实现学生利用档案资源的质量。在现阶段，很多高校充分利用信息化带来的优势，并通过与企业的合作，开发了一个学生信息管理系统，在学生管理和资助方面针对学校的情况开发了相应的信息管理系统，包括奖学金评定和宿舍管理都取得了良好的运行效果。

为了有效地管理和利用档案资源，高校档案管理服务部门应该加强大数据的资源利用，改善高校档案管理服务流程，尽可能地满足信息时代背景下档案信息需求质量。在大数据理念下，高校档案应实现大数据共享。引入大资源概念，形成综合统一的数据资源集成系统;树立大数据服务理念，积极挖掘档案的使用价值，优化高校档案管理服务体系的服务能力与服务质量。

高校档案管理，包括教职工的档案管理和学生的档案管理，当然也包括高校在岗的其他人员的档案管理，针对不同的档案，需要采用不同的管理措施。这是可以为我们提供巨大的存储空间，是大数据的技术优势之一。这使得高校档案的收集整理突破了传统保存期限、档案的内容和档案范围的限制。高校教学不同管理活动形成的数据的载体都将纳入归档的范围。对于学生档案的管理，需要分析具体情况，设计出一套符合学生发展需求、适合学生在校档案管理的大数据分析工具。

三、如何构建高校档案管理服务体系

大数据时代背景下，学生的工作得到了有效改善，除了上述存在问题需要改进外，建立大数据平台是高校档案管理的可行方案之一，为了实现这一目标，应注意资源的整合，提升档案数据分离能力的建设，分析工具的可视化等等。此外，学生档案工作的自我管理也是十分重要的，可以培训学生自己开展档案工作的管理与服务，这样一来，学生管理自己的问题，老师负责交接，一方面减少了教职工的工作强度，节省了学校的人员开支;另一方面，还可以有效地锻炼学生的工作能力。

档案管理和服务部门提供档案服务的同时，改进和完善重点是遵循用户的要求，建立健全服务质量监督评价体系并且贯穿整个过程，这包括建立一个良好的评价指标和服务体系文件和档案的使用，功能服务反馈档案数据的服务平台，及时发现问题、不断改正、不断标准化和优化服务的过程，使档案数据服务水平得到提升，这对学生档案管理人员提出了更高的要求——不仅要学会分析数据信息，还需要具备专业的档案知识，档案管理服务人员要培养解决相关问题和分析数据的能力。学院和大学应该意识到培养人才的重要性，充分发挥自身可能存在的人力资源优势，加强专业人员培训，加强档案管理技能和专业知识的培训，提高他们的实践能力，提高大学生的实践能力，从而加强他们的综合素质，满足大数据时代的要求，促进高校学生档案管理在各个高校的实施，为社会培养有价值的人才。

建立统一有效的质量控制平台。档案数据服务的质量和有效性要求建立数据服务平台的有效功能。此外，还需要建立对数据服务质量的监控机制。服务质量是衡量档案服务有效性的标准。衡量档案服务质量的一个重要指标是用户的满意度。在大数据背景下，档案馆将通过云计算、移动互联网等先进大数据技术，将传统业务转向数据资源的分析和揭示，为了实现这些目标，需要启用档案管理服务统计分析服务、在线互动服务等信息服务方式，此外，还要建立客观公正开放共进的档案数据服务平台。

在大数据时代背景下，高校所拥有的学生档案资源是一种珍贵的社会资源，应该好好利用起来，这样一来，可以为后续学校的档案工作服务。应该把高校档案作为一种社会资源有效利用起来，而不是单纯作为档案进行保存。除了开发适合学生发展的档案信息管理平台，还可以为用户的信息化需求提供个性化服务。通过网络粘连信息的收集，可以通过分析数据了解客户的真实需求，这样就可以实时根据客户的需求提供服务了。例如，高校档案在大数据的背景下可以實现大学生学籍（包括家庭背景）等影响学生创业的因素，进而加快对学生就业和创业工作的指导，加快学生的自我成长。将成绩单和毕业材料等系统研究数据进行关联，进一步了解学生的基本信息，可以采用物联网技术、大数据分析技术来构建用户服务平台，推出微信平台服务，为用户提供便捷的信息服务。

四、结语

学生档案的收集分析过程中，认真分析问题的根源，发挥高校的人才优势，有目的地利用大数据信息优势，加快学校自身的发展;提高对学生档案管理的重视，有效整合资源，建立大数据平台，进一步实现学生档案服务的提升。在大数据时代，档案管理工作者应做好自己的本职工作，优化高校档案管理服务模式，构建大型的档案管理服务模式体系。不断提高学生档案管理水平，使得学生档案管理与时代发展共同进步，解决学生困惑的问题，为学生的成长创造一个方便的环境，使得学生可以安心学习。

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