浅谈事业单位文书档案管理

李玮

【摘要】作为我国主要的社会服务性部门，事业单位的工作效率和人们的生活有着十分密切的联系，而在事业单位的日常管理中，文书档案管理工作所占的比例非常大，将文书档案管理工作的效率与质量不断提升，既有助于服务质量得到保障，也可促进人们生活水平显著提升。笔者结合自身工作实践，就如何管理事业单位文书档案展开详细探讨，以供大家参考。

【关键词】事业单位;文书档案;管理

随着社会改革进程的日益加快，事业单位文书档案规范化管理取得了很大发展，同时相较于过去来说，如今我国事业单位已越来越重视文书档案管理工作。新时期，愈加突显出事业单位文书档案工作的重要性，其能够清晰展现出事业单位的工作成绩。所以，对事业单位而言，文书档案管理工作至关重要。

一、高度重视文书档案管理工作

诸多分析取证证实，之所以一直以来事业单位文书档案管理工作的效率、质量均不高，主要是因为相关领导不重视这一工作。须知，只要是成绩突出、进展顺利的工作几乎都得到了领导的高度重视和密切关心，其中自然也包括文书档案管理工作。所以，事业单位档案管理部门领导应从自己做起，端正工作态度，摆正工作方法，对档案管理工作的重要性充分认识，将传统的工作理念和工作态度摒弃，关注档案管理工作和服务大众，要求下级工作人员努力将本职工作完成。除此之外，还应积极宣传档案管理工作，使全社会均将档案管理工作的重要性认识到，寻求上级领导部门和财政部门政策与资金支持 ，真正让档案管理工作中各种问题（资金短缺、人员匮乏、档案管理混乱、人员责任心不强等）得到有效解决，建立一个综合性的、具有完备性能的、拥有更高工作效率的大型综合档案室。

二、建设完善的文书档案管理制度

若要提升工作的规范性就必须要依靠严格的制度，所以在规范化管理事业单位的文书档案时，第一步需将完善的文书档案管理制度建立起来，对事业单位各工作人员的工作责任予以明确，把责任落实到人头上，如此方可进一步创新与发展文书档案管理工作。同时，完善的管理制度还可把文书档案工作人员的工作积极性给调动起来，奖惩机制也需纳入到制度中，奖励有突出表现的文书档案工作人员，使之主动参与工作，严厉批评工作不积极的员工，并给予其指导，使之对自身存在的问有一充分认识，更好地投入文书档案管理工作。

三、完善文书档案管理配套机制

完善相关配套机制可极大支持事业单位文书档案规范化管理工作。所以，事业单位应对相关配套机制予以完善，以顺利开展文书档案管理工作，具体措施包括：第一，结合文书档案管理部门每个人员的职责，将详细的问责机制制定出来，以相应的惩罚措施来处理文书档案管理不规范、材料丢失等问题，进而使文书档案管理人员能够端正自身工作态度。第二，制定科学合理的绩效考核机制与激励机制。借助合理的物质奖励和精神表彰来促进文书档案管理动力的提升，把管理人员的上进心激发出来，高效完成文书档案管理工作。

四、建立信息管理平台

如果要规范化管理文书档案，就需电子化转化档案信息，将文书档案的数据库和信息库建立起来，并以此为基础，建立档案管理系统和信息共享平台。数据信息录入和字段对应功能是档案管理系统所必须具备的，要保证能够批量上传和导入档案，对档案的编号和立卷规则作出规定，同时挂接和扫描附件的能力也不可缺少。与此同时，全面共享也是档案信息管理系统和共享平台在事业单位内部网络的范围内要实现的，值得注意的是，为了使档案的安全性、完整性得到保证，就需限制系统访问权限，对访问等级予以明确，又或是通过随机生成手机验证码的方式达到加密效果，让信息安全得到有效保障。

五、定期培训事业单位档案文书管理人员

对事业单位文书档案管理工作来说，档案管理人员的综合素质起到决定性作用，只有文书档案管理人员具备较强的专业素质，再与科学合理的管理制度相配合，方可顺利开展文书档案管理工作。而事业单位领导在对文书档案管理工作人员进行选择时，不仅要把专业知识能力强的人员作为优先考虑对象，还应对其各方面予以考量，包括工作积极性高低、职业责任意识强弱以及自身的工作开展能力等。否则即使拥有一身好武艺，若无法将工作好好完成，又或是在工作上具有懈怠心理，则还是不能让文书管理工作的工作质量得到保证。针对现有的文书档案管理人员，事业单位领导应定期开展相关培训活动，诸如专业知识、心理素质、道德修养等均属于培训内容。如此方可将一个真正发挥自己价值的人培养出来，使档案管理工作的效用得到发挥。

六、结语

总而言之，对单位管理水平进行衡量的一个重要标准就是文书档案管理工作，其是单位一项重要组成部分，其管理水平和档案资料的完整性直接挂钩，在单位管理中是不可缺少的一项内容。所以，应规范化衔接文书工作与档案管理工作，切实促进文书档案利用率的有效提高。

【参考文献】

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