加强科研单位档案管理的途径

洪勇枫

【摘要】档案管理工作作为农业科研单位的重要工作内容，它针对农业科研单位的人才管理和科研活动等重要环节。本文基于当前农业科研单位档案管理工作中存在的主要问题，提出了相应的改进措施。

【关键词】农业科研单位;档案管理;途径

科研档案是在农业科研活动中形成的，它是衡量农业科研单位工作业绩和管理水平的一个重要标志。由于檔案资料具有一定的凭证价值，因此做好农业档案管理工作，能够有效提升农业科研单位的管理效能，进而促使农业科研单位工作更好开展。

一、农业科研单位档案管理存在的问题

（一）归档材料缺乏完整性和准确性。在农业科研单位的工作中，大部分科研工作人员将主要的精力放在申请项目和做实验等多个方面，对于档案的收集和管理工作普遍不够重视。往往都是在需要使用的时候，才临时找档案资料，后悔没有及时进行归档保存。同时个别科研工作者为了保证技术的机密性，有意将重要的实验数据等进行自行保存。再加上个别科研人员为了一定的便捷性，没有将档案进行归档，进而导致了档案的收集不够准确和完整。而针对专门的档案管理工作，相关领导也没有积极引起重视，针对管理工作没有进行有效的监督，缺少相应的专项检查，使得科研档案管理工作被边缘化，对于科研档案的收集和整理缺乏有效的标准和制约途径，使得档案管理工作人员很难行使自身的权力，从而导致档案归档的质量良莠不齐。

（二）档案管理人员缺少专业性。目前大部分农业科研单位中，档案管理部门工作人员很少是专门的档案专业毕业的，几乎大部分档案管理人员在大学时是行政文秘专业，或者是从事农学科研工作兼职档案管理工作的，往往身兼数职。档案学作为一门专业的应用学科，它需要工作人员具备丰富的档案专业知识和一定时长的经验积累。而伴随着信息技术的飞速发展，档案管理人员还应该与时俱进，具备较强的计算机操作能力，逐渐将传统的档案管理工作利用信息技术进行搜索、汇编，将档案资源更好地保管运用。

（三）档案经费投入不足。由于档案管理工作是支撑农业科研单位发展的重要途径，但是每年国家政府划拨的档案科研经费却远远不足，造成了目前大部分农业科研单位的档案经费都存在缺乏的现状。再加上各项硬件条件和内外部配套设施都不够完善，造成了档案管理手段也落后，使得档案库房不能够针对有害生物进行有效的防治，也不能对那些损害的纸质材料进行有效的修复和加固，这样大大缩短了纸质档案的使用寿命。再加上大多数农业科研单位的档案管理工作依然使用的是人工操作，导致了人为操作很容易会产生失误和遗失的问题，进而降低了档案管理工作的准确率，不能够实现档案资源的共享价值。

（四）信息化利用率低。随着近年来政府对于农业科研项目的加大支持和投入，使得农业科研单位的办公条件越来越好，信息技术的发展已经普遍在科研单位各个部门中被运用。但是在档案管理部门中，依然还存在人工操作，使得检索的工具十分单一，而且查阅信息也不方便，准确率不够高。由于大部分农业科研单位在整个部门中还没有形成一套完整的信息体系，不能够对档案信息的资源化有一定的要求。同时大量的档案文件没有作为档案入库保存，使得档案管理部门的信息化程度偏低。而要想全面实现电子化，还需要更大的经费投入和人才物力的投入，这些影响档案管理信息化的因素，都制约着档案的潜在价值没有得到充分发挥，也在一定程度上降低了农业科研单位在档案管理工作中的利用率。

二、加强科研单位档案管理的途径

（一）积极重视档案管理工作。加强对档案管理工作的重视是实现档案管理规范化的前提，虽然档案管理工作是一项基础性的工作，但是在对科研单位的长远发展过程中依然起着举足轻重的促进作用。由于农业科研单位的主要任务是科研研究，使得大部分工作人员将更多的时间和精力放在了科研工作上，造成了工作人员对档案管理工作不够重视，存在着档案管理收集不够齐全，管理不够规范等多种现象，进而降低了档案的使用价值。所以，要想加强档案管理工作的效率和质量，应该转变科研单位的观念，积极对档案管理工作加以重视。同时要求将档案管理工作纳入科研工作的重要环节，认真对档案管理工作进行统一的部署，并结合科研单位的实际情况，采取有效的措施来推动档案管理工作顺利进行。此外，还可以在科研单位中大力宣传档案管理的重要性，对相关的员工进行专业化的培训，不断提升单位领导和工作人员对于档案管理工作的认识，给档案管理工作创设一个健全的良好氛围。要健全相应的工作机制，使得整个档案管理能够有制度可循，并且在人力和财力上面给予档案工作大力支持，认真贯彻落实档案管理标准，切实提升档案管理水平和质量。

（二）加强档案管理人员综合素养。目前很多农业科研单位档案管理部门从事档案管理的工作人员并不是档案专业出身。在实际的工作过程中都是依赖于自身的已有经验和认知，一边工作一边摸索。由于他们没有经过专业化的档案管理培训，并且对这项工作的专业技能掌握并不深入熟练，使得自身的业务能力不具备一定的规范化。而且在大多数农业科研单位的档案管理工作中，都是由文秘人员兼职档案管理工作，这也使得兼职人员缺少一定的时间和精力，在实际 的档案管理中收集不够齐全，分类不够细致，归档不够及时等问题频繁出现。所以，提升档案管理工作人员的专业技能和综合素养，是推动档案管理工作有效开展的一个重要途径。要健全档案管理工作人员的教育培训长效机制，通过定期的培训和再学习，轮岗交流和外出参观学习等，有目的、有计划地提升档案管理工作人员的业务能力，进而为农业科研单位打造出一批高素质、高技能的专业化档案人才。与此同时，还要加强档案管理人员对于行政管理和计算机操作等相关业务知识的学习，不断扩展自己熟悉的领域，了解相关的知识，这样才能够在后期的保管、检索工作中能够进行准确登记和归档等工作。此外应要求档案管理工作人员具备较高的责任心和政治觉悟。针对档案内容的安全性，严格按照档案法律进行保密。对于可以公开的信息，工作人员要加大编研力度，促使最新的农科科研成果得到推广和应用。而对于需要保密的档案信息，要进行严格的管理，保证不对外泄露。

（三）推进档案管理信息化。信息技术的加速发展已经广泛渗透到各个工作领域中，以往传统的档案管理方式已经不能够满足新时代档案管理的实际需求。因此农业科研单位要积极引入信息技术，建构信息化于一体的档案管理系统，借助信息化的档案管理方式，有效提升档案的收集、分类、保管等多个环节的工作效率，打破传统档案管理的空间局限，大大降低了管理人员投入的时间和精力，并且还节省了存放空间和硬件设施。同时利用信息化管理档案，还能够提升档案的准确性和完整性，能够减少纸质档案带来的损耗，避免了人工操作的失误和丢失现象的发生，也对档案起到更好的保护作用。所以，农业科研单位一定要与时俱进，不仅要加大对档案信息化人才的培养，还要大量购进先进的计算机办公设备，为信息化的档案管理工作提供硬件保障。

【参考文献】

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[3]温夏萍.浅谈农业科研单位的档案管理[J].办公室业务，2018（07）：94+107.