高校教务秘书队伍的现状及发展路径探析

陈思成

【摘 要】伴随高等教育的迅速发展，教务管理工作在高校作用日益凸显。因此教学管理制度的改革创新更需要一支高水平的教务员队伍。教务员作为院系、教师、学生之间的重要纽带，其职能是否能够有效发挥高校教学工作顺利开展有着重要意向。教学秘书工作的持续健康发展，离不开完善合理的教务秘书选拔机制，健全教务秘书队伍的培训机制。为教务秘书提供合理的发展通道，促进高校教务员工作积极性，为教学管理制度的改革创新提供动力。

【关键词】教务管理;教务秘书;现状;发展

中图分类号： G647.3文献標识码： A文章编号： 2095-2457（2019）32-0177-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2019.32.083

当前伴随着高等学校深化教育体制改革的不断推进，加强高校质量建设的主体地位，实在组织教学、落实教务计划、分配教学资源、收集教学诉求、协调教学管理等工作，保日常教学的顺利进行，发挥着日益重要的作用。但目前教务秘书普遍出现的职业倦怠现象以及工作不受重视、发展受阻及缺乏合理的培训通道等现状确日益影响着教务秘书工作人员的稳定性和工作积极性，在一定程度上对教学管理制度的改革创新产生了阻碍。

1 教务秘书工作特点

1.1 内容多样、头绪繁杂、服务范围广

作为院系教育教学工作最直接的组织者、管理者和参与者，工作内容多样、头绪繁杂、服务范围广是主要特点。相关工作涉及学籍管理、教学档案管理、培养方案制订、任课教师安排、课表制定、各类考试安排与成绩修改、教师教学工作量和科研工作量核算，及各类教学相关竞赛等，事无巨细，繁杂琐碎。教务秘书工作有着管理和服务的双重要求。通过为广大师生提供优质服务来保证教学管理正常有序地运行。要做到解教师之急，解学生所难，通过做好服务推动教学管理工作的进行，两者相辅相成，相互促进。

1.2 时效性

教务秘书工作常涉及学生的考试安排、课程替换、课程审核、选课管理、实习计划安排等，这都要求在限定时间内及时完成，以以防影响学校和学院整体教学计划安排以及学生的成绩级毕业。

1.3 掌握政策灵活性

各高校灵活的教育管理规章制度都是紧紧围绕国家和地方的教育方针政策制定的。教务秘书必须灵活掌握才能在教学管理中按照政策指示，做好相关工作。在坚持具原则之外，需坚持人文关怀。如教师突发性疾病、学生因病休学、受伤免修相关课程、学生自主降级等，需坚持“以人为本”的理念，办理好相关手续。

1.4 教学事件的突发性

教学秘书工作中教学事件的突发性常有发生。大到学生的突然受伤，小到一次简单的调课都需要及时的解决。相关类似的状况一旦发生，就需要准确、及时、合理的解决问题，尽可能降低不良影响，杜绝和防止教学事故的发生。这就要求教务秘书在工作实践中掌握处理应急事件的方法，不断总结、积累经验，提高教务管理水平和成效。

2 教务秘书工作现状

2.1 缺少相关的专业背景和系统的教育

伴随高等教育改革不断深入发展，高校招生规模不断扩大，教务秘书面临着更多新挑战。如果缺乏相关的专业背景，往往会碰到难以理解的学科及专业问题，因此也就很难在专业课程建设和教材建设过程中发挥作用。大家对教务秘书的工作认识是繁琐、简单的事务性的工作。对该岗位的职业认知仍停在不需要任何的管理理念便可以做的层面上。加之对教务秘书队伍的重视程度不够，缺乏对教务秘书的科研要求，忽视对教务秘书的培训。直接导致了教务秘书在繁忙的工作中忽视自身的提升。教务秘书从开学到学期结束，从上班到下班都要处理各种学生学习相关事务，部分教务秘书还兼职行政事务，都导致培训时间缺乏。

2.2 缺少激励机制和工作激情

教务秘书职称、职务晋升通道相对狭窄，与辅导员和机关职员相比缺少更加直接的晋升路径。当前多数教务秘书有学历，但缺乏单独的职称评定制度，职称评审往往与机关行政人员一起参加，竞争处于劣势。甚至出现评上副高领取的还是科员档次津贴的情况。在职务晋升方面，机关行政人员上升的空间比较大，而很多教务秘书晋升通道狭窄，严重挫伤了他们的工作积极性。由于教务工作繁杂，很多的教务秘书在工作中只是单纯的应付工作，这种消极的情绪和懒散的状态，在一定程度上影响教务秘书整体工作能力提高。

2.3 高校教务秘书频繁更换，队伍不稳定

教务秘书所在的系部和自己的专业缺乏共通性，教务秘书工作成为了过渡工作，一旦有选择，就会选择辞其他部门工作。全天坐班的制度，事务的繁杂、枯燥，工作量大，涉及范围广，工资待遇相对较低，在职称评定、职务晋升和科研项目等方面得不到重视，造成了人员流动比较大。教务秘书频繁的更换间接地影响了教学管理质量。

3 高校教务秘书工作发展展望

3.1 提高对教务秘书工作重要性的认识

教务管理工作是专业性、系统性很强的工作，是高校的重要中心工作之一。教务秘书岗位更是系统中的重要环节，是具体工作的执行者。这就要求教务秘书要有强烈的事业心，高度的责任感以及极大地耐心，要保持积极乐观的情绪，宽松的心理，积极加强与各个部门之间的配合。提高高效的沟通协调方式从而形成明确目标、一致步调的局面。要不断地提高了自身的认知能力和创新能力，保证能够积极主动开展有成效的工作，实施计划管理和质量管理。

3.2 加强后备人才储备

院系需推动双岗位制度的建立，积极采用老人带新人的办法，在具体的工作实践中带动新进教务秘书工作能力和管理水平的快速提升，因此可以有效的解决因人员频繁调动和教务秘书转岗等状况而导致教务秘书岗位真空现象。有效的连接先后工作，增强相关工作持续稳定性。

3.3 建立对教务秘书岗位职责的有效制度设计

各管理部门在多项业务领导教务秘书，同样受岗位层次职责定位所限，导致了了教务秘书工作头绪多、范围广、任务重。教务秘书有责无权的工作状态，使得二者无法有效的统一，工作成为了跑腿员。岗位职责划分不清晰，带来了更大的工作量。要对教务秘书岗位职责进一步开展调查研究，以“人文关怀，科学管理”的指导思想，实现教务秘书管理工作的转变和调整。

3.4 建立教务秘书系统培训制度

建立教务秘书的专项培训和考评体系，制定培训计划，划拨专项培养经费，建立教务秘书培训制度，开展有针对性的培训。要将培训重点放在教务管理人员的业务能力、整体素质提高上面，强化教务管理人员思想政治教育与职业道德教育，促使形成树立为教学、师生服务的敬业意识和奉献精神。积极安排教务秘书外出进修、考察、研讨交流，借鉴优秀的教学管理经验，丰富自身的工作方式和方法。结合现实发展状况，制定科学化的、人本主义的激励机制，表彰和奖励在教务管理工作中作出突出贡献的先进集体和个人;展示同行中优秀的工作成果，推广先进经验。对在相关工作中考核优秀者予以晋升职务、职称或相对应的薪酬待遇。考核不合格者及时调整岗位或者离岗培训。对工作考核中出现的共性或突出问题，及时调研并提出切实可行的解决方案，因此来提升教务秘书工作积极性和工作效率，促进教务秘书队伍的稳定可持续发展。

3.5 以制度规范教务秘书的晋升和发展空间

职业生涯的晋升和发展是教务秘书工作获得学校和社会认可的重要外在表现。作为教务管理工作的直接参与者和具体执行者，工作得到认可无疑会进一步提升整个队伍干事创业的积极性，形成良性发展。所以，從制度上对教务秘书工作予以规范，不断增强对教务秘书工作的重视，持续提高教务秘书的地位，积极改善教务秘书的待遇，合理的设定教务秘书的职业发展道路和晋职空间，开辟建立一条教务秘书的晋升晋级渠道。以制度留人，才能持续保持教学秘书队伍的稳定，促进教务教学管理水平的提升。

教务秘书在教学管理中占有举足轻重的地位，尝试改变目前教务秘书队伍的窘境，如何更加以规范的、制度化的方式提升教学秘书在一线教学管理中的地位教务秘书队伍建设工作需要重点思考的问题。综上所述，保持一支持续稳定的教学秘书队伍，维持好积极向上、高效执行，有着工作热情的教务秘书工作团队，才是保证高校各项教学管理工作持续、健康、有序地运行的重要基石。采用合理化的教务秘书保障和制度措施，才能建设和谐的、综合素质过硬的教学秘书队伍，才能为学校教学管理工作的改革与可持续发展提供源源不断的动力和优质服务。

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