中美档案馆馆藏档案利用的三个共性

2019-12-02刘东斌吴雁平

档案管理 2019年6期

刘东斌吴雁平

摘要：通过对美国国家档案馆与我国全国综合档案馆等档案馆档案利用率的统计分析比较，就我国全国综合档案馆的整体上说档案利用率平均高出美国国家档案馆19.39倍。最高的竟是我国一个经济相对落后的县级档案馆，竟高出美国国家档案馆最高利用率101.68倍。结论是我国档案馆的档案利用率远远高于美国档案馆的档案利用率。并认为中美档案馆馆藏档案利用具有三个共性：第一，中美档案馆的馆藏档案利用都具有“用少性”。第二，馆藏增加无助于馆藏档案利用率的显著提高。第三，信息开放程度、信息获取方便程度与档案馆利用率或成反比。

关键词：中美;档案馆;档案利用;利用率

1 引言

对于我国综合档案馆的档案利用，长期以来不断受到一些研究者的诟病，有不少研究者在做中外档案馆档案利用研究中认为国外的档案利用工作比国内做得好，档案利用率远远高于国内，尤其是美国。如，有学者认为，“同欧美发达国家相比”“我国档案开放利用工作还不发达，在档案开放意识、开放利用的法规建设、开放利用的范围和对象以及服务的形式和手段等多方面还不同程度地存在着一定的差距”。[1]有的认为，“在美国，档案利用工作不仅是档案部门的一项业务活动，整个社会都把利用档案视为其日常生活中不可缺少的一个部分”，而我国“长期以来，由于过分强调保密性，档案和档案工作被蒙上了一层神秘的面纱”“这使得社会档案意识普遍淡薄”“总的来看，社会的档案利用意识，特别是公民个人的档案利用意识，还有待于进一步提高”。[2]有的认为：“部分档案专家通过对国外档案工作的考察分析，发现国外档案的利用率虽不如图书情报，但远高于国内，并有逐年上升趋势，由此而对国内档案利用状况感到焦虑。”[3]有的认为，我国档案“利用率低、利用范围狭窄”“目前大多数档案馆的年利用人次、卷次是不尽如人意的，与国外档案馆的利用率无法相提并论”。[4]有的认为，国外的档案利用率远高于国内，“其中尤以美国最为突出”。[5]

还有对于中外档案利用作比较统计分析的，使用数据说明的，如有学者以美国国家档案馆、北京市档案馆为例进行比较，认为：“美国国家档案馆的利用率与本身的馆藏量、开放档案数量相比，是很高的。”“北京市档案馆的馆藏也是非常丰富的，但与美国国家档案馆的利用率相比，北京市档案馆的利用率显然较低，从2004年到2008年，北京市档案馆每年的利用人次均在4000人次左右，利用案卷数量在2万件左右。”“据统计，全国其他省市档案馆利用率与北京市档案馆相仿。从总体来看，我国综合档案馆的馆藏档案利用率很低。”[6]有的认为：“国外发达国家档案利用率达到1比5，而我们国内仅为1比200。”[7]还有对我国某档案馆某年的档案利用率统计计算给出具体的利用率的，“从利用率看，华宁县2001年档案库藏量达32451卷（件），而年利用人次为235，卷次为625，利用率仅达2%，这与国外档案馆的利用率是无法相提并论的”。[8]

虽然，以上的研究观点都认为国外的档案利用率高于国内，但是究竟高多少，并没有具体的统计数据，没有具体的利用率统计分析比较。尽管有人给出我国某档案馆某年的具体档案利用率，但是，并没有与国外的具体档案利用率进行比较。有人給出了国外档案利用率1比5而我们国内为1比200的数据，但是，并没有具体的馆藏、利用卷数的统计数据分析，只是一个单独的数据，同样也不能说明问题。其他的大多泛泛地认为国外档案利用率高，而没有具体的馆藏数量与档案利用卷件次的数据计算出的档案利用率，对美国国家档案馆、北京市档案馆为例进行比较的研究也没有具体的档案利用率比较。显然这样的结论并不客观。既然大都认为美国档案利用率最突出，这里就以美国国家档案馆为例，做一下中美档案馆档案利用率的统计分析比较。

2 美国国家档案馆的档案利用率

经查阅有关文献，最早涉及美国国家档案馆馆藏与利用档案的具体数据的是刘国能的《大而全少而精稳定发展——美国档案工作初探》一文，这里先以这篇文献来进行分析比较。该文是在1994年访问美国后写出的，文章中既介绍了美国国家档案馆馆藏，也介绍了美国国家档案馆的档案利用情况，而且有具体的年限。文章介绍道：“美国国家档案馆，现馆藏纸质档案30亿页（大概相当于我国3000万卷册）、政府出版物200万页、图表档案200万份、照片档案500万张、航空照片档案900万张、电影胶片档案1.2亿英尺、音像档案15万盒和机读磁带档案3000多盒。”“据统计，1991年国家档案馆接待利用者21.4950万人次，接待函查和电话查询者51.7301万人次，共向读者提供档案资料37.9131万件。”[9]可以看出，文章介绍的美国国家档案馆馆藏和利用情况是1991年的。

由于刘国能文章介绍的美国国家档案馆利用情况是以件为单位的档案资料，并没有分具体哪些档案资料。这里为了统计方便，将利用的档案资料都归为纸质档案，同时，只用纸质档案量作馆藏进行计算利用率，这样实际的纸质档案利用率是小于计算出来的利用率的。而且，刘国能文章介绍的美国国家档案馆馆藏纸质档案是以页为单位的，与利用档案的件次单位不统一。这里将纸质档案的页换算为件，以平均每10页为一件，那么，30亿页美国国家档案馆馆藏纸质档案则大概为3亿件档案。这样，1991年美国国家档案馆的档案利用率就为：

37.9131（万件）÷30000（万件）×100%≈0.126%

也许有人认为由于中英文的差异，中文的档案文件可以平均每10页为一件，英文不一定是这样，可能会多。那么，也可以将英文档案文件定为平均每30页为一件，30亿页美国国家档案馆馆藏纸质档案则大概为1亿件档案。这样，1991年美国国家档案馆的档案利用率就为：

37.9131（万件）÷10000（万件）×100%≈0.379%

看到这0.126%或者0.379%美国国家档案馆的档案利用率，是不是让人十分吃惊，这已经比引言中提到的我国华宁县档案馆2%的利用率还低。即便是按照0.379%的利用率，也比我国的低。这说明美国国家档案馆档案利用与99.5%以上的馆藏没有关系，也就是说利用的档案是馆藏的很少一部分。但是，据知网上查阅有关文献，刘国能这篇文章中提及的美国国家档案馆的档案利用数据，经常被引用来说明美国档案利用多、档案利用率高的证据，知网上大概搜出引用这组数据的就有六七篇之多。

上述是美国国家档案馆1991年的档案利用率，那么，美国国家档案馆近些年来情况如何，在知网上没有查到馆藏与利用档案的具体数据出自一处的，即使两者单一的数据也很少。有一组同一年度的数据虽然不是出自一篇文章，但是，作者都是2010年10月国家档案局举办的第6期中青年档案干部赴美国培训班的，而且是同一年发表的文献，应该算是出自一处，也都是第一手材料。由于是2010年作者到美国培训的，可以看作是2009年的数据，距1991年也近20年了。

2010年10月国家档案局举办的第6期中青年档案干部赴美国培训班的李宝玲介绍道：“美国国家档案馆馆藏100亿张纸质文件，30万卷电影胶片，500萬张地图、图表、建筑图纸，20万盒音像制品，900万张航拍照片，1400万张静止画面与海报，62.7万余件手工制品以及其他材料。”[10]高瑛介绍道：“据统计，美国国家档案馆每年接待的利用者达6万至7万人，网上利用的更是不计其数。”[11]

对于美国国家档案馆馆藏，为了计算方便，也按照上述方法，将利用的档案资料都归为纸质档案，同时，只用纸质档案量作馆藏进行计算利用率。纸质档案页换算为件的问题，按照平均每10页为一件和平均每30页为一件两种方式分别计算。对于档案利用并没有给出具体的档案利用件数，这里做这样的处理，利用人次按照网上利用是来馆利用的5倍计算，6万至7万人按照7万人计算，利用人次则为49万人次。按照1991年接待利用者21.4950万人次及向读者提供档案资料37.9131万件的数据，那么，1991年平均每人次利用档案约1.76件次。也就是利用者每利用1人次就相对地利用档案1.76件次。那么，49万人次，相对地利用档案就是86.24万件次。以平均每10页为一件，那么，100亿页美国国家档案馆馆藏纸质档案则大概为10亿件档案。这样，2009年美国国家档案馆的档案利用率就为：

86.24（万件）÷100000（万件）×100%≈0.086%

以平均每30页为一件，100亿页美国国家档案馆馆藏纸质档案则大概为3.3333亿件档案。这样，2009年美国国家档案馆的档案利用率就为：

86.24（万件）÷33333（万件）×100%≈0.258%

0.086%或者0.258%的美国国家档案馆档案利用率，则更是让人震惊，这同样说明在美国国家档案馆档案利用与99.5%以上的馆藏没有关系，也就是说利用的档案是馆藏的很少部分。而且，这比美国国家档案馆1991年的0.126%或0.379%档案利用率又低了近50%。而美国国家档案馆馆藏量（纸质档案）从1991年的30亿页增加到2009年的100亿页，增加了两倍多。这说明美国国家档案馆从1991年到2009年虽然馆藏量增加了，但利用率却下降了。

3 我国档案馆档案利用率

对于我国档案馆档案利用率，这里选择综合档案馆作为统计分析对象，选择我国全国综合档案馆、中央档案馆、北京市档案馆、贵州遵义县档案馆的档案利用情况进行分别统计分析。表1为1991-2017年的全国综合档案馆馆藏档案利用情况统计表，数据来源于国家统计局国家数据网站[12]，统计的时间是因为这是国家统计局国家数据网站公布的数据的上下限。

从表4中可以看出，贵州遵义县档案馆1983-2010年馆藏档案利用率最高的为39.02%，最低的为0.62%，平均档案利用率为6.35%。档案利用卷件次最高的1988年年利用档案达到了1.66万多卷件次。这是一个经济不发达的县级档案馆的最高年利用档案数，已经相当不低了。

4 中美档案馆具体档案利用率比较

虽然，美国国家档案馆档案利用率只有两个年度的，但是，相隔近20年，也具有一定的代表性。而我国的档案馆档案利用率由于数据来源不同，无法统一年度，而且，与美国的国情也不同，进行相对应的年度数据对比并没有多少实际意义。所以本文采取有多少数据就用多少数据的方法，因为，越多年度的数据越接近客观实际。对于美国国家档案馆最高档案利用率按0.38%计，最低利用率按0.09%计，平均利用率取最高与最低利用率的中间值，为0.23%，其他比较数据同此。表5为美国国家档案馆与我国全国综合档案馆档案利用率的比较。

从表8中可以看出贵州遵义县档案馆档案利用率最高是美国国家档案馆的101.68倍，最低是7.89倍，平均是26.61倍。

从以上的中美档案馆具体档案利用率的比较中可以看出，我国档案馆的档案利用率并没有像研究者认为的那么低，美国国家档案馆的档案利用率也没有像研究者认为的那么高。而且就我国全国综合档案馆的整体上说档案利用率平均高出美国国家档案馆19.39倍。最高的竟是我国一个经济相对落后的县级档案馆，竟高出美国国家档案馆最高利用率的101.68倍。就本文统计的所有利用情况来说，只有两个年度的利用率与美国国家档案馆的最高档案利用率基本持平，其他的均超过美国国家档案馆的最高档案利用率。结论是我国档案馆的档案利用率不仅高于美国档案馆的档案利用率，而且是远远高于美国档案馆的档案利用率。

我国档案馆不仅档案利用率比美国的高，而且，就某一档案馆某一年度的档案利用量来说，也不比美国国家档案馆的低，甚至是高出若干倍。美国国家档案馆1991年利用档案资料37.9131万件，而美国国家档案馆是由总馆及12个分馆组成的，如果平均到这13个馆中，其每个馆的档案利用量则为2.9164万件。中央档案馆档案利用量最高的9.7958万卷、万件次，北京市档案馆档案利用量最高的14.4584万卷、万件次，都比美国国家档案馆平均量高出许多。就是贵州遵义县一个县级档案馆档案利用量最高的1.6625万卷、万件次，比美国国家档案馆的平均量也不差多少。

5 结论与建议

比较研究的意义在于“帮助人们认识各种社会现象的异同，把握其实质与规律性”。[15]以往中美档案比较研究关注的基本上是差异，本研究虽然是从中美档案馆馆藏档案的利用率差异入手，但研究目的并不是只关注谁多谁少，非要比个高低，分个优劣，而试图从不同和差异中寻找共性与规律。经过分析研究，可以认为，中美档案馆馆藏档案利用具有如下三个共性：

第一，中美档案馆馆藏档案利用都具有“用少性”。这是中美档案利用具有的共性特征，“用少性”或许也是世界档案利用的共性特征。这一结论是否正确，需要进一步研究，特别是通过大规模翔实数据进行证伪。由于条件与能力局限，笔者目前力所不及，希望有质疑、有兴趣、有条件的同仁加入其中。

第二，馆藏增加无助于馆藏档案利用率的显著提高。在既有档案利用研究中，增加馆藏几乎是所有研究者开出的提高馆藏利用率的“良方”。但上述分析的结果并不支持这剂“良方”，中美档案馆都有馆藏增加而利用率逐渐下降的趋势。

第三，信息开放程度、信息获取方便程度与档案馆利用率或成反比。通常被认为技术先进、开放度高的美国国家档案馆的档案利用率不如中国一些市县级档案馆的档案利用率高，颠覆了许多人多年的认知，似乎难以相信。但美国国家档案馆近几十年利用率下降和我国全国综合档案馆档案利用率下降却是一个不争的事实，而现在无论美国，还是在我国，信息的开放程度和信息获取的方便程度都高于过去，也是不爭的事实。档案“休闲利用”也许正是这种趋势下档案馆刷存在感，以获得拨款的无奈之举，尤其是在美国，“档案经费与利用率是挂钩的”。[16]

除了上述三个结论之外，就类似中外比较研究提两点建议：

第一，有关“美国档案利用率高于我国档案利用率”“我国档案利用远落后于美国档案利用”的说法可以休矣。一方面希望研究者，特别是年轻研究者，看到或引用类似结论时，一定要慎重。不能仅凭感觉就轻易相信，最好先扒一扒数据，仔细计算一下，看看结论是怎么来的，是否正确，靠不靠谱，切勿人云亦云，成为以讹传讹的“传声筒”。另一方面希望有机会出国考察的同志，能够在考察时，多问一句，细问一下，多带回来些可供研究的数据，多一些数据分析，少一些主观“印象”。

第二，比较研究中应当遵循可比性原则。在进行此类中外档案比较研究时，须要做足、做好“功课”，对拟比较的双方尽可能多、尽可能细地做到知己知彼。但凡“进行比较性举例时，样本取样应当遵循可比性原则，留意样本间的可比性，增强研究结论的可信度”。[17]注重比较与被比较两者之间的可比性，重视得出结论启示的依据的可靠性和可溯源性。

进行这样的研究对于笔者来说是第一次，实在感到力不从心，还请诸位同仁批评指正。

参考文献：

[1]刘智勇.中外档案利用工作比较[J].北京档案，2000（11）：15-17.

[2]李财富.关于中美档案利用工作的比较[J].北京档案，1997（03）：18-21.

[3]张照余.关于当前档案馆档案利用率之我见[J].档案学通讯，2000（04）：53-55.

[4]侯志洪.档案馆社会功能的实现[J].北京档案，1999（03）：21-23.

[5]杨彬整理.中外档案利用工作比较——北京联合大学应用文理学院2010级档案学本科班网络讨论[J].档案管理，2013（04）：59-60.

[6]黄霄羽等著.社会转型期档案利用政策研究[M].光明日报出版社，2011：36-37.

[7]王腾.关于档案利用的思考[A].贵州省档案局、贵州省档案学会.“纪念建国60周年”档案学术研讨会论文集[C].贵州省档案局、贵州省档案学会：贵州省档案学会，2009：4.

[8]王芳.谈县级档案馆服务功能的拓展[J].云南档案，2002（06）：21-22.

[9]刘国能.大而全少而精稳定发展——美国档案工作初探[J].档案学研究，1995（02）：78-82.

[10]李宝玲.从美国的档案馆馆藏看档案资源建设[J].中国档案，2011（03）：60-61.