论基于“黑天鹅”与“灰犀牛”理论的档案安全风险防范

徐黎娟

摘  要：基于“黑天鹅”与“灰犀牛”理論的档案安全风险包括自然灾害、突发事件、病毒入侵带来的档案安全风险，也包括无力改变的档案馆舍建设、设施设备管理不善、制度不完善、制度落实不力、人员培训不能满足工作需要等带来的档案安全风险，因此，要树立预防为主的理念、居安思危的意识，具备化危为机的能力、按照防治结合的原则，构建开放合作的格局进行防范。

关键词：黑天鹅;灰犀牛;档案;安全风险;风险防范

1 “黑天鹅”与“灰犀牛”理论

所谓黑天鹅，是指事前无法预知、但是具有重大影响力的不确定性事件。意思就是指那些小概率、风险高、完全不可提前预知的风险事件，像恐怖袭击、东南亚的海啸、“9·11”事件或是泰坦尼克号的沉没，这些事件来得很突然而且莫名其妙，但是一旦出现就会给人们带来巨大伤害。巴黎圣母院火灾事件就是这样的典型。从心理学层面看，我们的心理机制让我们认知不到黑天鹅事件。这些心理机制包括叙述谬误、证实谬误、幸存者偏差等等。从认知方法看，错误的知识地图让我们低估了黑天鹅出现的概率。目前研究不确定性的工具，比如钟形曲线，只能处理平均值的不确定性，而不适于极端事件的黑天鹅。只有承认我们无法预测黑天鹅事件，只能想办法去增强自身的抗打击能力。

所谓灰犀牛，是指事前已经预知、并具有重大影响力的确定性事件。意思就是指那些大概率、风险高、造成的破坏也很大的风险事件。像明明知道飓风和暴雨要来，偏偏不听;明明知道建筑质量很差，但就是迟迟不修，直到出事。巴西国家博物馆事件就是这样的典型。这类事件绝大多数不是我们看不到危险，而是明明看到危险却无动于衷。先是否认事实，而后得过且过，再是争吵不休，接着是恐慌，最后匆忙应对。只有意识到我们的盲区所在，时常检视我们固有的思维模式，建立起让人无法忽视的预警系统，设置反应机制，我们才能及时看到冲过来的灰犀牛。

2 “黑天鹅”与“灰犀牛”视角的档案安全风险

2.1 “黑天鹅”视角的档案安全风险

2.1.1 自然灾害造成的档案安全风险。2008年5月12日的汶川地震中尽管有不少档案馆严重受损，但真正倒塌的仅北川档案馆一家，该馆不是独立的建筑物，而是与政府办公楼在一起。[1]档案资料具有稀缺性、唯一性等特点，一旦在灾害中发生损毁或受到严重损坏而失去利用价值，将造成无法弥补的损失。

2.1.2 突发事件带来的档案安全风险。突发事件具有类型复杂、不易控制，猝不及防、难以预测，长期潜伏、危害严重，连锁共振、波及广泛的共性特征。以北京市西城区档案馆馆藏的2002-2016年区应急办移交进馆的突发事件档案为例，可分为4大类：涉及3类自然灾害、5类事故灾害、5类公共卫生事件、6类社会安全事件。突发事件的不确定性和应对工作的时间紧迫性，使许多珍贵的文件资料极易丢失。[2]

2.1.3 病毒入侵带来的档案安全风险。病毒入侵带来的档案安全风险可能是全局性、爆炸性的。病毒入侵导致的数据丢失、系统无法正常使用等不仅给正常的工作带来不便，更可能导致多年的工作成果毁于一旦。

2.2 “灰犀牛”视角的档案安全风险

2.2.1 无力改变的馆舍建设引发的档案安全风险。随着《档案馆建设标准》和《档案馆建筑设计规范》施行，新建、改扩建的档案馆建筑质量较之前有了较大提高，较高质量的档案保管条件最大限度地保护了档案的安全。如西部某地区曾发生过一次6级地震，由于该地区的档案馆在建筑设计时，已考虑了地震的因素，所以震后的档案库房，尽管周围的砖墙体受到损坏，但整个库房的框架和楼板受损程度较轻，从而较好地保护了档案的安全。[3]受经济发展水平、城市规划编制、重视程度、档案馆协调能力等因素影响，无馆库、不符合标准的档案馆库依然存在并可能长期存在。馆舍自身建设不符合有关标准和规范，不仅影响其应有功能的发挥，甚至连基本的档案安全保管都达不到，由此引发的档案安全风险不言而喻。

2.2.2 设施设备管理不到位引发的档案安全风险。《档案馆安全风险评估指标体系》将各种各类的馆库设施设备分为档案装具、防尘防污染和防有害生物及消毒、采暖通风和空气调节、消防、安防、给排水、电梯、防雷等设施设备，并要求按照《档案馆建筑设计规范》《火灾自动报警系统设计规范》《电梯使用管理与维护保养规则》等标准进行设施设备安全风险排查。档案馆库设施设备本身是用于档案安全防护及便于日常管理使用的，但其自身质量、购置、安装、运行、使用、维护、更换不当也会给档案安全带来威胁。“近年来档案馆发生的几次档案安全事故起因都集中在消毒设备、消防气体钢瓶及UPS等档案设施设备安全隐患问题上。”[4]

2.2.3 制度不完善引起的档案安全风险。档案馆工作环节较多，涉及接收、征集、整理、编研、统计、利用、保管等，每一项工作的开展都需要完善的制度进行约束与管理。以档案利用为例，根据利用人员所属单位不同，可以分为馆内人员利用和馆外人员利用;根据利用时间长短不同，可以分为短期利用与长期利用;不同利用主体、不同利用时间、不同利用载体、不同利用方式应该有不同的利用制度，在借阅登记、审批、清点核对、出入库管理等方面应有不同的规定。制度不完善带来的必定是管理不精细，进而导致档案安全风险。

2.2.4 制度落实不到位引起的档案安全风险。制度建立与完善后重在落实。以征集档案的管理为例，征集的档案大多具有鲜明的时代性、地域性，有特殊的价值，对当地历史的研究、文化的传承、档案馆教育功能的发挥等有特殊的作用。如苏州园林档案馆在建馆时间短，规模较小，相对来说“家底”略薄，也缺乏镇馆之宝的情况下，创新思维，加大征集力度，拓展收集渠道，名园名人档案、园林门票档案、古籍旧刊影照、园主手稿信札等收获颇丰。[5]

2.2.5 人员培训不能满足工作需要所引起的档案安全风险。在档案工作环节中，人的作用是第一位的。2019年1月1日，《档案专业人员继续教育规定》施行，第三条规定：档案专业人员继续教育是建设高素质档案人才队伍的基础性、战略性工作。档案专业人员继续教育必须全面贯彻党和国家对档案事业发展的部署要求，培养造就有理想信念、有职业操守、有创新意识、有专业能力的档案专业人员，为档案事业发展提供人才保证和智力支持。[6]在档案安全体系建设、档案安全风险防范方面，档案人员的专业能力不容轻视。

3 基于“黑天鹅”与“灰犀牛”理论的档案安全风险防范

3.1 预防为主的理念。随着档案馆馆舍建筑质量的不断提高，档案安全保障体系建设研究的不断深入，档案安全风险评估的逐步开展，档案人员防范安全风险的意识不仅不能淡化，反而应该加强。“预防为主的可持续发展理念的确立是档案安全保障体系是否得以实施和实现的标志之一，是实现档案安全保障体系可持续发展必须具备的理念。”[7]

3.2 居安思危的意识。彭远明提出了档案全过程安全管理。他认为，档案全过程管理一般有三个阶段，档案的前端管理（档案的形成、接收、整理）、档案的库房保管（有序、库房调控）、档案的后程监管（档案的借阅、编研、展览等利用，档案修复、备份、转移等保护），将档案在库房内的安全和库房外的安全统筹起来，将安全管理活动涵盖了“收、管、用”的各个环节，不仅确保档案在工作活动中的安全，也注意消除档案工作中存在的、潜在的不安全因素。[8]在档案管理活动中，没有一劳永逸的安全，也没有一成不变的安全，更没有万无一失的安全，只有牢固树立居安思危的意识，采取全过程安全管理的措施，才能最大程度地保障档案的安全。

3.3 化危为机的能力。原故宫博物院院长单霁翔在改善文物保管条件方面的做法很值得档案部门学习。故宫的地下库房里，存放着乾隆85岁高龄退休时给自己刻的大印章，这是全世界最大的印章，一个人都抬不动。但是，因为长久以来老化的设施以及不妥善的保管，印壳裂了。单霁翔就带着前来视察的领导参观这枚坏掉的印章。最终，故宫博物院拿到了巨额经费，越来越多的文物得以妥善安置和展出。危，是客观存在，其有害性甚至破坏性是显而易见的，任其发展导致的结果必然是险，无能为力的最好结果也不过是尽量维持原貌，出险招展现危险所在也许能出现转机，进而脱离险境。化危为机，考验着档案部门领导者的智慧、勇气与担当。

3.4 防治结合的原则。面对存在的、潜在的档案安全风险，防是必须的，但不应也不能是唯一的理念与行动。防治结合，才能最大程度地减少隐患、消除隐患，才能将损害降到最低，进而最大限度地维护档案的安全，延长档案的寿命。如纸质档案的安全保管，对库房的温湿度管理有严格的规定。严格控制库房的温湿度，可以有效地维持档案的原貌，確保档案的可用性。但是，档案毕竟不是脱离别的事物孤立存在的个体，受档案所用纸张、书写材料、装订情况、装具的影响，受库房管理人员、利用者的影响，受当地气温、空气湿度的影响，受库房内设施设备运行情况的影响，个别档案难免出现纸张老化、字迹褪化、页面破损甚至发霉、生虫等情况。因此，档案工作者要采取切实有效的措施，将防、治结合起来。

3.5 开放合作的格局。档案安全风险点多面广，仅靠个人、科室乃至部门不仅是不现实的，也是远远不够的。面对日益严峻的档案安全风险挑战，只有构建开放合作的格局，充分发挥物业的安保、水电暖通维护等优势，档案工作人员的专业技术优势，消防部门的培训及实践优势，信息技术人员的网络安全优势，协同作战，才能有效防范、应对档案安全风险。

4 结语

在档案馆安全问题上，有两点要特别注意。一是主体责任问题;二是档案接待利用中的安全问题。在档案馆日常工作中，档案安全漏洞信息的搜集、判断、应对举措的提出，都由工作人员完成，具有主体责任。档案法律法规既规定了公民查阅利用档案的权利，也规定了档案利用中的违法行为应负的法律责任。在查阅档案前，要通过口头告知、书面阅读、签字等形式让利用者知晓有关法律法规条文，依法依规利用档案。[9]

前不久，国家档案局印发了《档案馆安全风险评估指标体系》，并要求各地各级档案部门，结合实际遵照执行。再一次将档案安全风险问题摆在我们面前。档案安全风险的防范，需要知道什么是、怎么防、谁来防。知道什么是风险，解决的只是防什么的问题，更重要、更紧迫、更棘手的是要解决怎么防、谁来防的问题。[10]

怎么防问题既是防范意识问题，也是措施落实问题。如现实中设备空置、器材短缺、风险上报未果[11]等问题，只有档案从业人员人人皆怀有强烈的敬畏之心，视档案风险随时可能发生，才能使那些既有的防范设备、完备的防范预案、具体的防范措施得到落实。[12]

谁来防问题既是责任划分问题，也是责任意识问题。档案安全应当层层负责、人人有责，如果心里没有“舍我其谁”的最后一关意识，每个人都想着上还有领导、下还有部属、左右还有同事，那么档案安全风险防范可就防线尽失，安全风险便会畅通无阻、长驱直入，后果将不堪设想。[13]需要每一个档案从业者，都树立起“我是最后一关”的意识。只有每个档案从业者都树立起“我是最后一关”意识，将看到的安全风险阻止于眼前，才能够保障档案的长治久安。[14]

参考文献：

[1][3]马淑桂.档案馆灾害防治策略——以汶川地震灾区档案抢救为例[A].中国文献影像技术协会、中国档案学会.2009年海峡两岸档案暨缩微学术交流会论文集[C].中国文献影像技术协会、中国档案学会：中国档案学会，2009：6.

[2]李茂福，邢晶晶.突发事件档案管理的现状及对策研究[J].中国档案，2019（04）：62-63.

[4]黄丽华，宋华.开展安全风险评估 提高档案安全防控能力——《档案馆安全风险评估指标体系》解读[J].中国档案，2019（04）：41-43.

[5]包兰.苏州园林档案馆征集实践[J].中国档案，2017（02）：38-39.

[6]政策法规研究司.档案专业人员继续教育规定.[EB/OL].[2019-01-08].http：//www.saac.gov.cn/daj/gfxwj/201901/647c59f2366b406e8fc8947426d78fce.shtml.

[7]于海燕.档案安全保障体系的可持续发展研究[J].档案学通讯，2018（05）：78-81.

[8]彭远明.档案全过程安全管理中的风险控制研究[J].档案学研究，2017（01）：57-60.

[9][10][11][12][13][14]管先海，李兴利.新时期档案馆的安全风险与防控[J].档案管理，2019（03）：73-74.

（作者单位：河南省图书馆学刊编辑部   来稿日期：2019-08-20）