三标一体化实施促进企业管理及构建途径

2019-11-29何微

科技与创新 2019年3期

关键词：指导书管理体系标准

何微

三标一体化实施促进企业管理及构建途径

何微

（依波精品（深圳）有限公司，广东深圳 518000）

根据工作经验，对上市企业质量、环境和职业健康安全管理体系实施现状进行分析，论述了三标一体化建立对提升企业管理水平的意义，以及构建三标一体化管理体系的途径。

管理体系；企业管理；资质专员；整改措施

1 三体系运行现状及原因分析

笔者在一家上市企业任职资质专员，主要负责质量、环境和职业健康安全管理体系运行维护，该企业导入三套体系已超过10年，但实际运行中取得的成效却不大。主要原因在于企业领导对三体系运行并不重视，无法带动全员参与；三体系过于形式，脱离实际管理活动；三体系单独实施，各体系相互独立。以下就上述问题进行分析。

1.1 对标准认识存在误区，全员参与度不高

在认证外部审核准备过程中，各部门间存在补记录等不实情况，为此将情况反映管理者代表，希望得到领导的支持。但领导的答复为：认证审核前期，将需要的记录及资料补齐，最终通过审核即可。这并未按照标准执行，企业之所以要保持这三套体系是因其关乎到企业其他重大资质的申请、参与投标及政府项目的加分项。

企业领导在对标准的认识过程中忽视了建立三套体系对提高企业管理水平的意义，不了解三体系都遵循PDCA循环的管理模式，通过资源的策划，实现资源合理配置，按照策划执行监督检查，对存在的问题进行改进，实现持续改进，提升管理水平，促使企业经济效益提高。

1.2 体系实施流于形式

企业在进行质量、环境和职业健康管理体系贯标时，未对企业全体员工进行宣贯，三体系管理手册、程序文件、作业指导书未发布实施，导致员工对体系文件不熟悉、不了解。企业管理者代表对体系实施的不重视，导致其员工产生错误的想法，未督促策划部门实施内审，及强调内审的重要性与真实性，导致各部门在应对外审认证时，存在临时补记录等不实、认证走过场等情况。对于外审认证提出的不符合项，责任部门未对出现的部门进行原因分析，而是一切都由策划部门包办，责任部门只负责签字提交给策划部门，由策划部门向认证机构提交整改材料。在这种情况下，会使企业各部门产生“外审过程中只要将不符合项整改完毕就可以发证，且体系运行与否并没有什么后果”这一错误的想法，导致不合格整改后仍重复出现问题，整改措施失效。

1.3 三体系单独实施，管理效率低

质量、环境和职业健康管理体系单独实施，目的是图省事，各体系单独实施更易操作，运行整合体系会耗费人力、物力、财力等。很多企业只看到眼前的利益，并没有认清三体系的单独实施导致的认证审核次数多、重复性工作多，造成人力、物力、财力消耗过大等问题。各体系之间还存在各自为战，自成体系，出现 “一张皮”“两张皮”“三张皮”现象。单独实施造成资源浪费大、现场文件多、员工不易掌握与理解、操作性低。

1.4 未提供必要的人力资源及培训

笔者所在部门负责企业上百个资质，而资质人员只有2名，面对繁重的工作任务，根本没有足够的时间精力督促三套体系实施运行，每次获证后，工作人员认为工作任务已完成，但体系运行必须是在一个不断实现持续改进的过程，缺乏改进就会造成文件与实际管理活动不相符。此外，企业对体系专员能力培训不到位，对新入职人员未进行相应的标准培训，直接上岗，造成缺乏对专业知识的理解，只知其一不知其二。全体员工也缺乏标准培训教育，导致对标准各要素、程序、操作性文件理解不到位，导致操作不规范，不利于产品质量的提高。企业领导往往看重投入与收益是否等价，认为三体系的投入并不能带来直接的经济效益，投入也是徒劳的，并不重视企业内部是否有序、规范，导致在生产管理过程中没有一套可参照的标准、规范，最终导致产品质量不一等现象出现。

2 建立三标一体化的意义

2.1 强化企业管理，提高管理水平

企业管理模式存在多样化，分工及管理过程复杂化，企业迫切借助于科学的管理方法优化企业管理模式。因此，国内大部分企业通过导入质量、环境和职业健康安全管理体系国际化标准，并科学化地将三套体系运用于实际管理活动中，将三套体系进行统筹整合，避免各体系出现交叉、重叠、脱节等现象。通过系统化、规范化、文件化的管理体系取代零散、口头化管理模式，以此提高企业的管理水平，从而促进企业经济效益的提升。

2.2 资源合理配置，提高企业经济效益

将三体系进行一体化管理，建立一套统一的管理手册、程序文件、作业指导书，避免了体系的重复建立，操作文件多、员工不易掌握，认证审核次数多，一定程度上减少了人力、物力、财力的耗费，节省了企业开支，从而提高了企业经济效益。

2.3 促使员工品质意识增强

员工在参与一体化认证的过程中，质量意识也不断得到提高，企业通过分解标准的各项要素、程序、作业流程以及组织必要的标准培训，通过制订发放作业指导书，促使每一位员工都了解标准并严格按作业指导书进行生产活动。企业员工是产品的制造者，产品质量取决于员工的个人主观能动性，只有发挥了员工的主观能动性，才能将企业各项工作做好，通过建立职业健康管理体系来切实保障员工的健康安全以及福利，员工才会自觉、主动地参与质量活动。现如今消费者不仅仅关注产品的使用质量，也关注产品的健康安全问题，只有健康安全的产品才能得到消费者的青睐。通过环境管理体系的建立，遵循相关法律法规，以此加强企业自身的环保意识，生产健康安全的产品。

2.4 增强企业市场竞争力

企业单一的质量管理体系资质已不能满足客户要求，顾客、相关方也更加注重考察企业的综合情况。通过环境管理体系标准认证，表明企业领导关注环境保护，对污染预防做出承诺，体现企业对社会的责任感，通过相关法律法规也促使企业加强自身约束。职业健康安全管理体系的建立，体现了以人为本的现代化企业管理模式，为企业员工的健康安全提供了保障，员工才能为企业创造满足客户要求的高质量产品。三体系之间并非独立存在，三者相互影响，相互促进。三标一体化认证展现了企业软实力，增强了企业竞争力，提高了市场准入度。

3 构建三标一体化途径

3.1 发挥领导作用，全员参与

企业领导对三标一体化的重视决定了体系运行的成败，领导的重视是一个企业三标一体化创建、保持并规范运行的基石与后盾，企业领导者不但要重视一体化认证，还要把一体化落到实处，切实运用先进的管理理念、科学的思想提升企业管理水平，确保三标一体化持续有效运行，确定持续改进目标，培养持续改进意识，防止体系流于形式。企业领导领导的重视只是三标一体化工作开展的基础，要确保体系持续有效运转并取得良好成效，必须依靠全体员工的参与和支持，如果没有员工的参与和认真执行，则三标一体化将形同虚设。

建立必要的奖惩机制，使每一位员工都能主动自觉地按照标准要求的管理程序，参照管理程序规范进行，俗话说“无规矩不成方圆”，要让员工明白推行三标一体化的重要性。

3.2 配置必要的人力资源及培训

企业应设定专人维护管理三体系文件，对其进行实时修订、更新、回收、发布、宣贯及运行，定期组织管理层、体系专员、内审员参加三标一体化标准培训并进行考核，通过培训使其对标准有充分的理解与认识，切实将三标一化知识运用到实际管理活动中，发现不符合标准的行为给予及时纠正改进。针对生产一线员工，部门领导应进行相应标准及作业指导书的培训并定期考核，强调按标准操作的重要性，增强品质意识，以此提高产品质量。

3.3 注重三标一体化的贯彻落实

为了更好地贯彻落实三标一体化管理体系，在制订三标一体化管理手册、方针、目标时语言要通俗易懂，制订的目标方案要具有可操作性、适宜性。在制订程序文件时，要根据管理手册、标准文件及企业实际情况，突出实用性；制订的作业指导书在操作时要易于执行，员工能正确理解规范要求，切实贯彻落实到实际工作中。

3.4 正确对待外审，不断持续改进

遵循三标一体化的企业需要设置三标一体化专员定期评估，确保一体化管理体系运行的充分性、适应性及有效性，通过制订内部审核计划及管理评审计划，根据标准与企业管理情况编制内部审核检查表，由管理者代表任命审核组长，成立审核小组，组织体系覆盖部门参与内审。在审核过程中做到公正、合理，对审核中发现的不符合项进行记录，提出整改措施并跟踪。审核组长将审核情况上报管理者代表，由管理者代表进行协调、督促整改，强调审核的重要性及正式性。如果重复出现不合格的情况，应对相关负责人进行处罚教育，避免再次发生问题，保证审核的有效性。

正确对待外审，将外部审核过程作为一次企业实现持续改进的过程，杜绝类似迎合外审而临时补记录的弄虚作假行为，对于外审提出的问题进行原因分析，制订整改措施并落实到位。