新时代背景下档案管理面临的问题及改进措施

王民

济宁市技师学院 山东济宁 272000

档案在单位中的作用是显而易见的，能够对单位的发展过程进行详细记录，对领导制定决策、对单位的有序发展提供有益的借鉴和参考。档案管理工作是复杂的，在实际管理的过程中，需要将各种数据信息进行分类，并借助相关方法进行整合，使有限的数据信息能够发挥出内在的价值和作用，为单位的发展奠定良好的基础[1]。必须充分重视档案管理中存在的问题，在整合各种资源的基础上，采取科学有效的方法，使单位能够朝着制度化、科学化和健康化方向发展。

1 档案管理存在的问题

1.1 档案管理制度需要进一步完善

当前，我国档案管理过程中，对于档案的利用效率较为低下，在收集和整理档案的过程中，由于方法的不正确和相关人员操作不当，在很大程度上降低了档案管理工作的准确性与科学性。在使用档案管理的时候，往往存在着收集片面、管理不严、借阅信息记录不完整等现象，这些情况在很大程度上影响了档案管理的有效性，造成档案管理出现比较明显的漏洞[2]。当前，很多单位缺乏完善的档案管理制度，或者有些单位虽然设置了相关制度，但是并没有得到严格落实，在实际工作中并没有发挥出自身应有的作用，档案管理的整体情况依然比较片面和松散。由于缺乏制度上的保障，档案管理工作在执行的过程中，将会出现人员分配不合理、职责不明确、工作效率低下等问题，档案资源无法在内部得到共享，影响了资源本身价值和潜在价值的有效发挥。

1.2 档案管理工作得不到重视

在以往的档案管理工作中，对档案管理工作的重要性缺少认识，将工作下达给档案管理部门，之后便不再过问。在长期的发展中，形成不良的循环，档案部门的档案管理工作人员缺乏工作积极性。

1.3 管理人员素质有待提高

在传统思想下，档案管理的主要任务是记录、归类、整理相关的数据信息，没有太多的技术含量，只是一些简单的重复性工作，所以档案管理工作人员的年龄都相对较大，能够完成日常的基本档案管理工作。但是，在时代发展的过程中，陈旧的管理方式已经不能适应新的档案管理工作，这些人员缺乏基本的学习能力，接收新鲜事物的能力较差，不能使用网络和计算机等进行日常的档案管理工作，在筛选和审查数据信息的过程中出现比较明显的失误，或者时间较慢，大大增加了人力和时间成本，在一定程度上压缩了单位内部的盈利空间。另外，有些管理人员对于档案管理工作的理解存在问题，在归类不准确的情况下，造成信息资料的杂乱现象。在自身待遇得不到有效保障的情况下，档案管理人员极其容易流失，对档案管理工作的完整性和有序性造成了明显干扰。

2 做好新时代档案管理工作的措施

2.1 加强制度建设

档案管理工作量较大，并且手段比较复杂，涉及很多的部门和很广的范围，各个部门需要充分重视档案管理工作，相互协调各个部门之前的关系，在相互配合的过程中，高效档案的收集、整理、归类及管理工作，使档案能够充分发挥出自身的价值和作用。同时，单位领导要重视档案管理，在日常管理工作中将档案管理工作放在一个重要位置，在部门考核的时候，将档案管理作为其中的一项关键性内容，增强全体员工的重视程度，对档案信息进行充分挖掘，使档案信息能够在有效的时间内发挥出巨大的作用。

2.2 加强对档案管理工作的重视

从某一个角度分析，因为缺乏对档案管理工作的重视，所以导致档案管理工作效能未得到有效发挥，所以在新时期需要对其加以重视。其一要积极学习与档案管理相关的信息，对档案管理工作的内容加以了解。其二是需要进一步明确档案管理工作在重视与未重视之前的变化，真正做到心中有数。其三是不仅档案管理工作者要加以重视，其他部门的工作人员同样需要加以重视，配合档案部门积极完成各项任务与工作。

2.3 强化档案管理人员素质的提升

档案管理人员是档案管理质量提升的关键，要强化档案管理人员的业务培训工作，不断提高档案管理人员的业务素质和职业素养。通过强化档案管理人员的业务素质，可以使其具备较强的业务能力，通过对档案相关知识的掌握，可以较好的运用规范化的档案管理手段，来提高档案管理质量；要引导档案管理人员树立责任意识，全身心地投入到档案管理工作中；档案管理人员要有大局观，规范管理，保证工作有序，使档案管理工作能够满足企业发展需要[3]。

2.4 制定激励制度与绩效考核制度

为发挥出档案管理工作效能，需要增强工作人员的积极性，其中可以利用激励机制，其中管理者需要对员工的具体需求加以了解，并且结合物质激励与精神激励，实现互补，发挥其功效。此外，还需要调整激励内容，结合实际发展的情况，简而言之，激励机制便是激励表现优秀的员工，对失误的员工给予处罚。绩效考核制度需要遵循公平公正的基本原则，严格按照实际情况明确绩效考核指标，尤其在选择绩效考核指标的时候需要选择量化指标，以此实现考核的直观性。当然还需要做好结果的公示。

3 结语

在信息化时代背景下，给档案管理工作带来机遇的同时，也给档案管理工作带来挑战。借助信息化技术开展档案管理工作，可以保证档案管理工作效率和质量，解决档案管理中的安全问题。因此，随着信息化技术的发展，应当深入了解档案管理工作中的问题，采取针对性的管理措施，促进档案管理工作模式的创新，实现档案管理工作的信息化建设。通过管理模式、服务方式等内容的创新，完善档案管理模式，加强档案信息数据库建设，促进档案管理工作的创新。