高校年鉴编校质量控制浅析＊

颜丙通

（苏州市职业大学，江苏 苏州 215104）

高校年鉴是一部全面记载上一年度学校各项事业发展概况的综合性纪实文献，它借助客观翔实的信息和数据，以图片、文字、图表等形式汇编成册，真实反映一年来学校的中心工作、重大事件、发展特色和办学成效。高校年鉴不仅在校情展示、辅助决策、文化育人和对外交流等方面发挥了重要作用；同时，在推进档案资源开发能力建设[1]以及高校信息公开等领域具有独特的优势。

年鉴质量的高低直接影响到这些功能的发挥。纵观高校年鉴工作的全流程，编校环节是有效控制年鉴质量的重要抓手，总体上可从业务和管理两大维度加以规范。

1 业务维度

1.1 条目设置与更新

条目体是高校年鉴采用的常见体例[2]，条目是高校年鉴撰写的基本单元，主要包括临时条目和常规条目。因阶段性工作职能变化或专项工作形成的临时性条目，内容发生转移后原条目不再保留；因学校事业发展而调整的工作职能，在条目设置时应根据客观情况进行相应调整或增设，同时在后记中予以说明。

1.2 数据校核

1.2.1 文字

1.2.1.1 补全文稿内容

补全文稿内容比如领导讲话稿、新闻选辑、补录数据等。其中，领导讲话类目组稿时考虑突出选材优先级、人员分布相协调、篇幅版面灵活把握、相似内容（主题）取舍有度、文稿排列有序；新闻选辑类目组稿时考虑突出重点（各类目版块内）、数量相对均衡、按成果等级筛选、文稿排列有序；补录内容在组稿时考虑可以“*”作上标记，一般接续在当年度内容之后（新闻类稿件涉及时效性，可置于当年度内容之前），同时在条目或类目末尾备注。

1.2.1.2 规范使用称谓名称

学校、院（部）、内设机构、省市、外单位名称等尽量用第三人称（全称）；领导讲话（发言、汇报）的抬头称谓，面向会场全体但仅针对特定领导使用“尊敬的×××”字样的情形应避免。

1.2.1.3 准确撰写姓名身份

务必核实各类人员姓名及身份信息（包括教职工、学生、校外单位人员）。

1.2.1.4 词语表述符合上级政策、行业要求或习惯用法

“近日”一般应写明具体的年月日，“×××多人（次、项、平方米）”改为“×××余人（次、项、平方米）”，“作”“做”相对统一，媒体报道中“重要讲话”“隆重召开”等词语的提法符合新华社等机构的有关规定，涉及国家安全、保密、国防、外交等事项的条目应按各条线要求掌握表述口径，语境中出现“外事”“外国”“国外”等字样内容须关注“港澳台”等相关的数据。

1.2.1.5 规范使用标点符号

标点符号的使用要准确表征词语、句子之间的层次关系，特别注意引号、书名号、括号、破折号、连字符、句号、点号等符号的用法。

1.2.1.6 文体规范，语体适当

针对不同的组稿题材规范使用文体，在事件描述上使用恰当的语体，做到语句通顺，段落分明。程式化文稿类材料如专题活动、院（部）简介、机构介绍等类目的语句表达须符合语法规范，提倡简单句，少用复合句，多叙述客观事实，少修饰评论[3-4]；根据条目内容表现的主题，推荐以分段形式突出层次或逻辑。

1.2.1.7 严谨把握数据时限

高校年鉴涉及的数据时限一般有3 种：①总体时限，即状态数据；②年度时限，即当年工作数据；③阶段性时限，即跨年度数据。组稿编校时应对照不同的汇总口径合理审核相关内容和数据。

1.2.2 图表

1.2.2.1 明晰表征表头主题

表头（总标题）是设置表格内各项目的依据，同类表格之间的表头书写要有区分度。此外，汇总年度数据和状态数据时注意表头的书写规范。

1.2.2.2 精准表述项目数据 表格内数据应精准对应项目名称（行标题或列标题）；数值型数据确保准确无误，重点审核分项与合项数值间的关系，比如小计、合计、总计等。

1.2.2.3 补全空缺数据

表格内各项目的空缺数据可统一用短划线标注完整。

1.2.2.4 统一书写格式

表格内日期的书写格式为“年/月/日”，无虚位；表格内人员名单的书写格式为“姓名一 姓名二 姓名三”，姓名间空两个字符宽度；表格中除人员名单外的并列成分间用顿号隔开。

1.2.3 图片

正文前图片版块是高校年鉴选材的重要组成部分，它集直观性、突出性、易读性和艺术性于一体，在年鉴的内容呈现上占有不可或缺的地位。因此，在图片选材和编校时应做到：①全方位挖掘。通过查阅照片档案，浏览校园网新闻，联合活动主（承）办部门，开展图片征集，甚至经系统整理后自行翻拍档案等方式开展全方位收集、挖掘。②深层次梳理。合理设置内容版块。图片筛选时，应同时关注各版块内部图片的集中度与均衡度、逻辑次序与时间次序，以及版块间图片的关联性和协调性。③多元化展示。从版面安排和高校年鉴的属性出发，做好内容与形式的汇聚交融，针对不同主题，坚持内容严谨、形式庄重又不失活泼的艺术风格，进行灵活多样的图片展示。

1.2.4 书稿总体内容

无论文稿、数据、图表还是图片，对于相同事件或同一人物的数据描述应尽量统一，做到书稿内容整体上相互对照、前后关联与相对统一。

1.2.4.1 相互对照

正文前图片的选取，可以领导讲话、新闻选编、大事记、专题活动、表彰奖励等栏目的相关内容为素材筛选所需材料，做到相互对照。

1.2.4.2 前后关联

相同事件或同一人物的涉及的数据表述应一致或前后关联，如退休人员名单与各类人才培养对象、个人简介、任职情况、成果获奖等数据应保持前后统一（纳入学校基础数据统计或客观事实，作者、负责人等情况除外）。

1.2.4.3 相对统一 通过不同形式表现的同一（类）活动，尽量做到相对统一，前后呼应。

1.2.5 其他

定稿后，年鉴目录、后记、撰稿人名单应及时更新。

1.3 格式编排

排版工作总体上包含格式、版式与样式三个方面。其中，格式应区分年鉴条目的类型（比如图片类、文献类、表格类、名单类）进行规范设置；版式主要是指开本版面，根据书稿的图片和文稿的总量合理安排开本尺寸；样式主要是指年鉴封面、插图、内芯的修饰性元素，编校时可结合各高校的校史文化、办学特色、区域特点等因素进行样式选取。

2 管理维度

高校年鉴编校质量的好坏，除应严格遵守年鉴工作的各项业务规范标准外，对管理过程的科学设计同样是必不可少的环节。可重点围绕队伍建设、方案推进和绩效考核三个方面加以强化，确保高校年鉴的高质量出版发行。

2.1 队伍建设

队伍建设为高校年鉴工作的顺利开展提供了必要的组织保障和人才储备。组织架构上，以年鉴编委会为统筹机构，编辑部负责实施，撰稿人作为具体的执行主体，形成一支力量完备的年鉴工作队伍。其中，撰稿人和编辑部成员的专业素养和责任担当显得尤为关键，其对年鉴编校的细节质量把控至关重要，因此，撰稿人队伍应按照既定分工，在认真学习相关要求的基础上，与编辑部分别开展组稿对接，主动发现并解决问题，各司其职，各尽其责，配合编辑部做好年鉴的编校工作。

2.2 方案推进

在年鉴编委会统筹推进过程中，撰稿人和编辑部成员应针对各工作环节的完成时限或其他工作要求，事先制订完成计划，倒排工作进度，加强内部协作。

如果有特殊情况，应主动、明确地向编委会说明，寻求有效的解决方法。如果遇到具体业务问题，可以向统稿人说明，需要组织协调的情况及时向领导反映，以免给年鉴的各方面工作造成被动局面。

2.3 绩效考核

实施绩效考核是确保年鉴编校质量的重要举措。根据各高校年鉴工作的实际情况，制订相应的奖惩考核体系并加以实施[5]，做到权责清晰，奖罚分明：①发挥工作人员的专业特长，结合业务分工，以精神荣誉或物质奖励的形式鼓励、支持开展年鉴工作方法创新和业务创新；②对于责任意识不强、工作懈怠推诿的人员要及时提醒纠正，必要时严肃问责。奖惩措施仅是推进工作的手段之一，其根本目的在于促使高校年鉴编校质量的整体提升。

3 结语

在高校年鉴编校工作中，应坚持业务与管理并重的工作思路，“管理是纲，业务为目”，二者缺一不可。唯有如此，高校年鉴编校质量才能从根本上得以改善，推动档案文化编研成果水平的提升，从而实现文化育人和服务的目标导向。