大数据时代高校档案管理模式的变革和优化

苏桃

摘要：计算机及网络等技术的不断应用、推动形成了如今的大数据化时代，且对各行各业均造成了影响，高校的档案管理也不例外。大数据时代，各类数据出现海量增长，高校的档案管理相关部门除了需要完成基础的档案管理工作外，还需要运用大数据为学生提供如科学研究、就业等相关信息及咨询服务。基于此，本文将结合自身工作实际情况，探讨在大数据时代高校如何对档案管理模式进行改革、优化，旨在提高档案管理工作的活力、管理水平、效果，确保档案管理工作的顺畅及有序开展。

关键词：大数据;高校档案管理;模式;变革;优化

种类繁杂、信息量大、处理速度要求快、价值密度不高是高校档案的特性，且符合大数据时代的特征。高校运用传统的档案管理模式，不利于大量档案数据的有效收集、不利于大量档案数据的安全存储，不利于档案用户个性、多元、时效、实时等多种需求的满足。因此，要改变高校的档案管理模式，这对高校而言，是挑战也是机遇，挑战预示着要进行档案管理模式变革，机遇则意味着要不断优化档案管理模式。

一、大数据时代高校档案管理的模式变革

（一）档案管理理念发生转变

在传统档案管理模式中，其管理流程包括了收集、评定、存储、利用这四部分的内容，最主要的是对档案实体进行管理以及为需要的人提供查询服务。传统的档案管理工作重视管理而忽视了服务，相关档案管理工作人员将大部分精力用在了日常的管理中，忽视了主动提供信息服务。大数据时代，数据的价值越发突显，传统的档案管理模式被推翻，因为这种仅靠纸质载体进行档案保存的方式已无法适应现代化的社会发展需求。由此，云技术和计算机等成了大数据时代下档案存储的主要途径，且档案管理的理念也发生了较大的转变，档案管理工作也更加注重发挥其使用功能、服务功能。

（二）档案管理技术发生转变

高校的传统档案管理一般采用的是纸质建档、人为保存的方式，为了方便查阅，通过对所有档案依次编号这种粗放的管理办法进行管理。而大数据时代，目标是实现电子化、数字化管理，并不断增加信息、扫描、计算机技术的运用频次，实现信息化的档案管理。

（三）档案管理人工作知识、技能发生转变

爱岗敬业、熟悉档案管理的基础专业知识是传统模式下对档案管理人的工作要求，而在大数据时代，档案管理的相关从业人员需要具备更高的业务能力，在原有业务水平的基础上还需要掌握一些与档案管理相关的计算机网络技术知识及系统技能等。简单地说，这个时代需要更多复合型的档案管理人才。

二、大数据时代高校档案管理的优化途径

（一）牢固树立档案管理意识

与档案管理工作相关的从业人员要牢固树立能跟上现代社会发展脚步的管理意识，只有这样，才能适应时代背景下的档案管理模式革新，让档案更好地发挥其效应，为高校发展服务。一是要加大力度宣传大数据时代下的高校档案管理内容，如管理功能和对现今社会档案管理造成的深远影响等方面。二是要将现代化的档案管理概念进行推广。大数据时代背景下档案管理的理念实现了由档案保存的功能变成了为高校的不断发展提供服务的功能、由使用查询的功能变成了进行二次加工的功能，这是这个时代下档案管理工作理念最主要的两个转变，需要我们广泛推广。

（二）档案管理技术提升，助推档案管理实现信息化

现代化科学技术的不断深入发展，各行各业都在向信息技术化的方面发展、转变，高校的档案管理工作也要顺势而为，不断推进档案管理的信息化建设进程。第一，要加强基础设施的建设。高校要加大资金投入，购买先进的软件、硬件设备辅助档案管理信息化工作开展，并及时进行升级更新。第二，将高校的档案资料电子化、数字化。现代化社会有计算机技术的支持，可将高校的所有档案信息录入在档案管理系统内，构建起信息数据库，便于管理人员准确、快速的查询所需信息。

（三）提升业务人员水平，构建人才队伍

与档案管理工作相关的从業人员业务水平高，人才队伍构建情况良好是高校档案管理模式不断优化的前提。档案的信息数据处理量庞大为高校的档案管理工作带来了挑战，同时，对档案管理相关从业人员也形成了业务上的冲击，更重要的是对工作人员的业务水平、工作能力等有了更高的标准和更严格的要求，管理相关的计算机技能，因此，提高档案管理从业人员的业务水平尤为重要。在档案管理人才队伍建设方面，可通过挖掘现有人才、直接对外招聘所需人才等方式搭建人才队伍，但前提是要对人员的专业素质、个人能力进行筛选、判断，确保人才配置更加合理、有效。此外，还要重视对相关人员计算机处理能力等业务技能方面的培养，开展形式多样的培训活动、老带新的方法，提升管理操作技能，使其按要求做好档案的保管、保护工作。

三、结语

总而言之，在大数据时代运用先进技术管理高校档案，能加速推进高校传统档案管理模式革新和优化，简化工作流程，将档案管理人员从繁杂的工作中解放出来，让其有更充裕的时间和精力投入到挖掘、研究和开发利用馆藏资源中去，达到提高档案开发利用率、减少管理成本、为学校政策服务的目的。

【参考文献】

[1]韦相立.大数据时代下高校档案管理模式的变革和优化[J].城建档案，2018（11）：59-60.

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[3]吴锡.大数据时代背景下高校档案管理模式的变革和优化[J].现代经济信息，2018（10）：131.