企业档案管理规范化中遇到的问题与解决思路

甘永娟

鄂尔多斯市转龙湾煤炭有限公司 内蒙古鄂尔多斯 017000

1 做好新形势下企业档案管理的重要意义

档案管理作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，企业档案管理应实现标准化、科学化，是一种基础性信息资源，这对企业发展有着非比寻常的意义，对企业管理等各方面也有着非常重要的作用。规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，在企业发展的同时，档案工作不被削弱，建立一套适应本公司业务特点，体现公司规范化、科学化管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不影响企业发展速度，它将为公司各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险起到一定的作用。

2 企业档案规范化管理存在的主要问题

2.1 企业档案缺失，档案室设施落后

这是当前企业档案管理最现实和最严峻的问题。当前，我国利用现代化信息技术建设云存储档案已是大势所趋，但是在某些企业中，企业档案设施、档案管理还非常落后。主要原因，首先是企业单位不重视档案和档案规范化管理，没有投入必要的人力、物力、财力开展档案规范化建设。其次是档案产生部门不重视，归档存储不及时、不全面、比较随意，导致档案本身缺失。再次是档案管理部门不重视，存储不力，导致档案在利用过程中破损丢失[1]。

2.2 档案管理人员素质参差不齐

随着社会发展需要的不断增加，对档案管理的要求越来越高，但基层档案工作因无专职人员、人员变化快，业务不熟练，使得档案管理成为的一道难题。多数档案管理人员无专业知识，也没有经过专门的培训，再加上人员流动频繁，很多交接工作不到位，这样对于档案的收集、整理和归类都是十分不利的。

2.3 企业档案管理忽视信息技术的价值，信息化发展进程缓慢

目前，信息化成为企业档案管理的趋势，是完善档案管理工作、提高档案管理规范化水平的关键。但是，很多企业仍以传统纸质档案为主要模式，档案处理效率不高，无法满足企业对档案的实际要求，不利于企业档案管理水平的全面提升。在计算机技术与档案管理的融合中，计算机凭借其强大的信息处理能力，在档案管理工作中凸显优势，打破了传统档案管理模式的制约，它以先进科技手段为依托，有效改善了档案管理效果，增强了档案质量，为企业档案发展增添了动力与活力[2]。

3 加强企业档案规范化管理的几点建议

3.1 加强组织领导，增强企业档案管理意识

为了寻求可持续发展，企业管理者要切实提升对档案管理的重视度，以规范化为方向，明确规范化对档案管理的价值所在，遵循严谨性基本原则，有效应对档案管理实践中的问题。同时，对档案管理职责进行明确，保证分工合理，加强流程管理，避免档案混乱。档案管理者要遵循企业档案管理制度，掌握管理条款，强化对各类档案的认真整理与归档，在根本上实现档案规范化管理目标。

3.2 加强企业档案管理人员的培训

要加强企业档案管理人员的学习，包括如下方面：一是创造机会为档案人员的学习提供方便，定期进行业务学习、外出考察、会议代训、印发学习手册等。二是采用集中学习和自我学习的方式，利用上级主管部门业务培训、专业技术人员继续教育知识更新培训等机会，努力做到全面系统持之以恒地学习，把继续教育学习与档案工作实际紧密结合起来，进一步更新档案专业知识，不断提高理论水平、政策功底和知识素养，做到在意识上提高，学习上带头，工作中创新，处处体现档案工作者终身学习的理论，为做好企业档案管理工作打下扎实基础。

3.3 加强企业档案管理信息网络化管理

各类企业单位要将档案管理和信息化相结合，加快数字化、云存储、云计算等信息平台建设，构建云端的电子档案和数据，逐步建成网络平台。信息化建设平台要集中档案业务管理、信息发布等管理功能，强化电子的档案的真实性、完整性、安全性，提高档案管理的利用率。各类企业单位还要加快档案管理的信息共享，消除数据烟囱和信息孤岛，强化各部门之间、上下游企业之间的资源共享，必要时可供其他单位和社会人员检索查询。

3.4 加强档案基础设施建设

各类企业要根据企业发展实际需要，从历史记录、事业发展、科研需求、文化建设、市场开拓等多方面出发，加大规范化档案室馆基础设施建设力度，配齐复印机、打印机、扫描仪、档案柜、档案架、计算机等硬件设备，加强档案室防火、防盗、防潮等预防工作，给档案管理人员、档案利用人员创造良好、完善的硬件工作环境条件。同时，企业单位要完善档案管理软件程序，加快档案信息档案管理和检索平台建设，以数字档案资源为核心进行规范化管理[3]。

3.5 完善企业档案管理制度

要从归档收集、查询利用、存储整理等各个管理环节上完善制度。收集阶段，要保障档案资料的完整性，防止缺失，应收尽收；借阅查询阶段，要确保借阅秩序，严格登记录入，防止档案丢失；存储整理阶段要确保资料整理的科学性和规范性。档案管理部门要规范档案管理流程，严格落实管理制度，确保权责清晰，同时要制定必要的惩戒措施，提高管理制度的执行力，根本上实现档案管理规范化。

总之，新时期，档案管理工作深受企业重视，与企业发展关系紧密，是实现企业健康发展的重要保障。为此，档案规范化管理事关企业前途，要正视发展中的不足，明确诱因，以信息技术为依托，积极构建科学高效的管理制度，增强人员管理能力，全面规范档案管理行为，推动企业档案管理实现规范化与标准化。