信息技术在事业单位档案管理中的应用

2019-11-28刘庆新

商品与质量 2019年29期

刘庆新

聊城市中医院宣传科山东聊城 252000

信息技术的使用促进了人们工作效率的提升，也是工作质量有了明显提高。同时信息时代的来临，为社会发展注入了新的生机与活力。在使用信息技术进行事业单位的档案管理过程中，能够使其发挥特有优势，但是信息技术的使用并不是仅有优势，也有一定弊端[1]。

1 信息技术在事业单位档案管理中应用的意义

事业单位主要是指社会服务组织，包括教育、卫生、科技、生产、文化等，具有相应的社会职能，对促进社会发展有重要作用。随着体制改革的不断深入，事业单位中涉及到的内容更为广泛，从事着越来越多的生产经营活动，这也使事业单位的管理流程更为复杂，而信息技术的使用，为档案管理的有效实施提供了较大便利[2]。在传统档案管理中，通常使用纸质文件保存，如果受到损坏，将难以恢复。因此在实际管理时，需要耗费大量的人力、物力和财力，对档案进行装订、防潮等。信息技术的使用，实现了对内容的数字化整理、收集、利用等，不仅有利于对文件的保存，也防止了文件发生丢失的情况。同时也实现了对管理成本的节约，由此可见，信息技术的使用，对事业单位进行档案管理有重要的现实意义。

2 信息技术与档案管理概念

2.1 信息技术的概念

信息技术是在新时代背景下产生的一种概念，能够实现对信息的管理和处理，其涉及到的范围比较广泛，在具体使用时，可以使用多种渠道使用信息管理和信息处理，同时也可以实现其资源形式和渠道的丰富，加强对图像和音频的使用。

2.2 档案管理的概念

档案管理是对真实社会活动的记载，通过一定当时将有价值的信息保存和记录下来，档案管理具有真实性和客观性的特点[3]。档案管理技能将工作的真实状态记录下来，又能为各项工作的实施提供相应凭证，具有较强的参考价值，对今后工作的开展有较大促进作用，同时档案管理也体现了一定科学性。通过对档案管理内容的了解，能够发现自身在工作存在的问题，在具体实施时，发现缺点、及时改正，实现工作质量和效率的不断提高。

3 事业单位在档案管理中存在的主要问题

3.1 安全意识有待提升

信息技术的使用，有利于实现网络资源的共享，在进行档案管理过程中，会使用网络搜索的方式。在电子设备上，有大量事业单位档案内容，如果不能及时将这部分内容下载下来，摆脱网络共享的方式，则很容易使文件受到病毒或者是黑客的攻击，使文件发生安全隐患，因此在使用信息技术进行档案管理时，树立相应安全意识十分必要。

3.2 对信息技术的认识比较浅显

就事业单位来讲，使用信息技术进行档案管理的时间并不长，多数工作人员对信息技术的认识不够全面，在实际工作中的效率不高[4]。如在利用信息技术对档案内容进行打印之后，对于原件内容有所忽视，同时很多工作人员对电子信息技术过于依赖，容易使系统在使用过程中遭受瘫痪，丢失的数据难以找回。

3.3 管理不够规范

虽然在近几年，多数事业单位已经使用信息技术进行档案管理，实现了电子化方向的迈进，但是在这种状况下，也积累了大量需要处理的文件工作。而技术上的不够成熟，使管理工作的实施只能实现逻辑上的归档，整体过程不够规范，这也使文件安全受到了一定影响。

3.4 专业性人才比较欠缺

由于使用信息技术进行档案管理时，需要涉及较多环节，因此对工作人员有较高的水平要求，但是事业单位在此方面的技术尚且不够成熟，对信息技术缺乏专业性了解，在实际操作过程中，相关人员的安全以实际较差，管理技能也有待提升，在这种状况下，就会使档案管理存在一定的隐藏风险。以此需要注重事业单位管理工作的健全，以此来促进档案管理工作的顺利进行。

4 信息技术在事业单位档案管理中的策略

4.1 防止安全隐患

在进行档案管理过程中，安全问题十分重要，在只有减少或者是避免安全隐患，才能降低安全问题发生的概率，文件安全得以充分保证。因此在使用时，需要对相应管理进行升级，使其更加规范化[5]。同时国家也应该加强对事业单位的支持，在政策和经济上为其提供相应保证，进而使档案安全得到强化，防止安全隐患发生。

4.2 提高工作人员技术使用水平

在对档案进行管理的过程中，合理、科学的使用，能够使整个管理工作更快捷、现代、智能。因此在具体使用时应该紧跟时代发展脚步，实现管理水平的不断提升。由此可见，相关工作人员技术与手段的掌握十分重要，而相关部门也需要注重对人员素质的培养，打造一支素质较高的管理团队，为事业单位的发展创造良好条件。

4.3 注重管理规范化

在利用信息技术对档案进行管理过程中，需要强化相关工作人员的规范化意识，在工作中，需要严格遵守相关规范与准则，对原文件中的信息、资源进行严格处理，使文件格式得到规范，并且认真遵循相关流程，深化工作人员对信息技术的认识和了解，促进其专业素养的不断提升，使其在掌握先进技能与方法的基础之上，使信息管理质量得到充分保证。在信息技术背景下，事业单位在对档案进行管理过程中，可以使用专业软件，实现对档案的精细操作，通过对管理软件的使用，能够对档案中信息进行适当修改与调出。在传统管理模式中，对人力资源有较强依赖性，而软件的应用，恰好能够解决这一类问题，也能使软件的使用范围不断扩大，使用不断深入。但是在进行精细化操作的过程中，相关工作人员也需要具备一定的专业技能和综合素养[6]。因此需要注重对相关工作人员的培训，通过培训、教育活动等方式，促进工作人员理论知识和技能水平的不断提升。除此之外，也可以组织竞赛或者是实践的方式，使相关工作人员在工作中的热情得到调动，表现的更积极，促进事业单位档案管理工作质量和效率的提升。

4.4 使用专业软件进行精细管理

4.5 使用云技术实现共享

就当前信息技术发展情况来讲，云技术的使用已经相对成熟，智能手机和电脑都能使用云端接口。而云技术的产生是建立在现代信息技术基础之上，将其运用在事业单位档案管理中，有利于提高管理实效性。同时云技术的使用，也能实现档案管理的共享，使档案管理不断向云管理靠近。因此在具体实施过程中，政府可以建立相应数据库，做好对档案数据库的维护进而发挥云端支撑贡功能，加强对数据信息的传送，充分发挥信息技术在管理中的作用。

4.6 加强人才队伍建设

事业单位在利用信息技术进行档案管理的过程中，需要加强队伍建设，实现对人才的培养和引进。例如在招聘时候，需要对应聘任人员的知识与技能进行严格考核和测评，进而使其技术达到规定标准，为信息技术在档案管理中的科学使用创造良好条件。同时对现有管理人员需要定期进行培训，使其掌握的知识和技能做到与时俱进，注重对技术的更新，进而使相关人员在工作中更专业。