网络时代创新档案管理服务模式探究

赵雪燕

德州市环境卫生服务中心 山东德州 253000

档案工作是对档案信息进行管理和利用的过程。档案信息在收集、整理、保管、鉴定、统计的过程中需要耗费一定的人力和时间，但在传统档案工作管理的过程中，信息档案比较杂乱、零散，大量手工化的信息档案在采集和管理过程中缺乏现代化的科学管理手段，给整个档案管理工作带来一定的困难和不便。然而，在新媒体时代的环境下，档案管理工作将自动化、无纸化和高效化，互联网新媒体的发展促进了档案工作转型。

1 单位档案管理工作存在的问题

1.1 档案管理意识薄弱

现代某些单位的管理层在管理方法、单位经营方面都有了很大的进步，但很多单位在实际工作中仍缺乏档案管理意识，对档案资料的重要性认识不足。有的虽然能够认识到档案管理工作的重要性，但是管理重点不突出，在工作摆布发生冲突时，档案工作往往让位于单位的其他职能工作，导致档案管理工作缺乏必要的人、财、物支持，工作难以充分开展。一些单位档案管理仪器和设备已经老化，想要提升档案管理工作质量，就需要我们不断更新设备，满足高效管理需求，打印机、扫描仪等必须的设备都需要优化配置，设备维护上也要投入部分资金和人力，才能够提升人员工作效率，促进档案管理工作的可持续发展[1]。

1.2 与新媒体接洽的数量较少

目前，我国新媒体档案部门主要集中在微信和微博这两种社交媒体上，与其他新媒体的融合度不高，覆盖度不广，档案信息未实现高效共享体系，一方面阻碍了挖掘档案信息资源的价值，另一方面也降低了档案信息的传递效率。在新媒体环境下，有关单位可以实现高效处理档案信息，也可以借由新媒体的传播方式来宣传档案信息中有价值的部分。在信息化时代，应打破信息档案管理形式单一的局面，结合更多的新媒体挖掘档案信息，建立一体化、多层次、全方位的档案管理系统，促进档案工作转型及服务创新，实现多元化的新媒体覆盖。

2 网络时代对档案管理服务优化措施

2.1 建立信息化、网络化的档案管理信息服务体系

优质的档案管理服务工作就是能为用户提供及时有效的服务，满足用户的各项需求，节省用户的时间，帮助用户处理档案资料相关的问题。档案管理服务工作需要为社会群众提供相关的档案资源服务，为社会经济发展提供相应的服务，这就需要建立起信息化、网络化的档案管理服务体系，顺应网络时代发展的趋势，将现代信息技术引入到我国实际的档案管理服务工作中，构建起全国范围内的档案信息管理服务平台，为全国各地的用户提供全方位的档案管理服务。根据档案管理工作的实际发展状况，将档案管理信息进行系统化的划分，构建不同层级的档案管理服务机制，不断提高档案管理服务的信息化水平，逐渐扩大档案资源的使用效率，为社会经济和个人发展带来更多的益处[2]。

2.2 实现信息共享式的档案管理服务模式

传统模式的档案管理服务工作很难满足网络时代对信息资源更新的需求，档案管理服务相关工作人员需要及时更新档案管理服务理念，将现代化的信息技术引入到实际的档案管理工作中，建立档案信息资源的互联网共享模式，为用户提供全方位的档案管理服务。随着网络技术的不断发展，各种类型的信息资源几乎都是“一日一更新”，档案管理服务工作需要结合自身发展的实际需求，将档案管理工作的整体优势发挥出来，与相关部门之间形成合作关系，构建一个全方位、宽领域的档案信息服务系统，确保档案管理服务工作在统一领导下规范化运行，不断优化档案管理服务模式。这样既能实现档案管理服务模式的一体化，又能实现档案管理信息资源的全网共享，为档案管理服务工作开辟一条新的捷径。

2.3 完善档案信息的安全系统

在新媒体网络下，信息收集到信息利用过程存在安全隐患。档案信息储存的主要安全隐患来自病毒攻击造成的信息泄露、丢失和篡改。为了防止这种情况发生，相关单位应该建立网络安全系统，通过网络安全系统对信息档案进行监控和加密，监控可共享的档案信息，发现数据异常进行预警提示，对不可公开的档案信息进行加密。同时，还应安全监控档案信息收集、整理、鉴定、统计过程，防止信息进入档案系统过程中携带危险因素[3]。档案信息管理需要从整体的角度来考虑，从信息采集到利用，应该建立一个完善闭合的防护体系，制定相应管理办法、标准化的工作方式，确保档案信息管理过程安全可靠。

2.4 搞好单位档案的开发和利用

随着信息技术和网络技术的发展，传统的档案信息服务理念已不能满足档案用户的利用需求，档案信息服务理念也应随之发生变化。新的档案服务平台相继建立，导致档案信息服务的内容、对象、方式进一步拓宽，档案用户的需求向多样化方向发展，从而推动档案信息服务有针对性地发展，档案信息服务理念也应向集成化、个性化和知识服务扩展。档案的知识属性在知识经济时代体现得愈加明显，与之相适应的知识性档案服务应当是运用现代信息技术、对档案馆档案信息资源进行知识挖掘、知识开发、知识重组，形成一定的具有新的特性的知识资源，通过档案服务人员的智力和经验加工，为用户解决实际问题提供更充分的信息支持，从而最大限度地发挥档案的价值。

3 结语

创新档案管理服务模式需要结合时代发展的特点，充分考虑档案管理服务工作的实际情况，将现代化的信息技术和网络技术引入到实际的档案管理服务工作中，构建起全方位、宽领域、网络化的档案管理服务模式，为用户提供在线式信息服务，实现信息资源的全网共享。要根据用户的实际需求为用户提供专业化的档案信息服务，满足用户多样化的信息需求。