信息化背景下文书档案管理工作探讨

赵峰

吉林省水文地质调查所 吉林长春 130000

1 文书档案管理创新的重要性分析

1.1 不断提高档案查阅效率和速度

在文书档案管理工作中，加强信息化建设，可以提高文书档案存储情况的清晰度、透明度。结合实际情况进行分析，加强信息化建设，对于提高文书档案的查阅效率具有极大的帮助[1]。同时，在查阅某一文件时，可以借助信息化技术来完成，具有极大的便利性优势。

1.2 彰显档案管理的高效性

对于文书档案来说，其机密性特点较为显著，对各个单位工作环节的实施情况进行了记录，比如人员调动信息、财务信息等，所以加强其管理是至关重要的。由于文书档案具有一定的特殊性，更加明确提出了对工作的精确性要求，如果仅仅采用传统管理模式，很难提高工作效率。而基于信息化背景下，可以大大弥补这一缺陷，不断提高文书档案管理工作的高效性。

2 信息化背景下文书档案管理工作思路分析

2.1 客观认识当前文书档案管理工作的信息化发展

面对现阶段信息化时代对文书档案管理工作的要求，我们应在思想意识层面做好后续工作落实执行的保障。信息化时代文书档案管理工作的开展理念必须要不断革新，并从新环境和新角度出发，引入更加深刻的互联网思维，这样才能做好对当前档案网络化管理工作的优化，打造一套更加适应信息化时代的档案管理体系。档案管理部门内部应该客观分析当前档案网络化管理工作对于软硬件环境方面的要求，增加人员和物质方面的投入，让档案管理工作的开展能够得到可靠的配合支持。相关档案管理人员自身在参与档案工作的过程中，也应该积极了解当前信息化的新环境特点，融入信息化的理念和思维方式，对自身工作进行合理的改进和扭转，做好对现阶段档案网络化管理工作的有效推进。

2.2 从信息化的角度做好文书档案管理岗工作机制的调整

在现阶段信息化背景下，文书档案管理工作的开展机制和模式也应该随之进行同步的改进，构建一套更加符合信息化管理需求和特点的档案管理体系，后续文书档案管理工作才能更好地发挥信息化的优势特征。不同类型业务的档案特征不尽相同，同时其文书档案的内容具有较强的专业性特点。我们在具体档案管理制度的完善和调整上，应该做好相应的改进，合理融入信息化管理要素，明确档案管理工作的标准，引进规范化的管理思想，让档案管理体系更加完善、规范，促使整体档案管理工作开展效能和水平的提升。只有构建一套具备较强适应性的新工作机制，这样文书档案管理工作才能更好地适应时代。

2.3 做好队伍建设工作

在文书档案管理信息化工作开展的过程当中，档案队伍内部管理人员应该做好相应的管理培训，让现阶段文书档案管理工作中存在的问题得到更好的认知与了解的同时，利用当前的信息化管理思维，对于现存的文书档案管理工作中存在的问题和不足进行解决。相关的管理者本身应该在思想意识上给予足够的重视和关注，并且在具体工作的执行上，能够从更加科学的角度，对于文书档案管理的理念进行更加深刻的运用[2]。与此同时，我们应做好内部管理培训工作的开展和执行，结合当前信息化技术的应用要求，让在岗人员掌握不同系统构成方面的操作规范。例如，我们应该结合实际文书档案管理系统操作的需求，配备专门的信息系统管理人员，让其定期展开系统日志、安全性的核查，做好信息网络安全方面的防护，提升内部网络的安全性，这样整个文书档案信息管理系统的运行能够保证稳定性。另外，在人员管理中，我们应该做好对专业优秀人才的引进，结合当前文书档案信息化方面的需求，制定科学的人才管理策略，实现对优秀人才的吸引和留用，扩充队伍，优化当前文书档案管理工作队伍结构。

2.4 加强软硬件设施的投入

针对信息化背景下文书档案管理工作的需求和特点，我们应该做好软硬件基础设施方面的投入，更好地支持文书档案管理信息化的实现。文书档案管理部门应该做好相应的调研分析，围绕当前信息化建设需求，给予充分的物质方面的投入和支持，保障各项信息化管理条件具备。在实际工作的推进上，我们也应该做好合理的完善和构建，打造一套优质的物质层面的基础。从软件角度来说，我们应该围绕文书档案业务的特点，对当前现有的档案管理系统平台进行优化，增加相应的功能，并且结合以后业务发展需求做好提前的预留和准备，这样才能更好地提升文书档案信息化管理的应用成效，提升时代适应能力。

2.5 制定完善的档案管理制度

在文书档案管理工作中，要加强制度建设，给予档案管理工作强有力的制度性保障，不断提高文书档案管理水平。基于当地实际情况，要制定出配套可行的文书档案管理制度，并不断进行调整和完善。此外，还要加强责任分配和管理机制的构建，进一步完善质量监督体系，将档案信息管理制度进行标准化、规范化，进而促进文书档案管理工作的顺利开展[3]。

3 结语

综上所述，基于信息化视角，加强文书档案管理的创新势在必行，可以不断提高文书档案管理工作效率，实现文书档案管理资源的高效利用和配置。因此，在文书档案管理创新过程中，要树立信息化管理理念，采用先进的方式方法，加强文书档案管理信息平台建设，并不断提高相关人员的专业水平和综合素养，打造出一批高精尖的文书档案管理队伍，促进文书档案管理工作的顺利进行。