物资采购流程化管理在中央采购平台中的应用

周凡

摘  要：该文从南京地铁物资采购流程现状着手，简要介绍了物资采购、招投标及库存管理相关工作中涉及的五大系统，从中分析系统信息交互过程中的风险与不足，针对这些缺陷搭建中央采购平台，通过中央采购平台与现有系统集成打通物资采购过程中的各个环节，加强系统间信息交互的力度和强度，更加科学地进行物资采购，将物资采购工作线上管理落到实处，提升工作效率的同时保证了地铁物资的及时供应。

关键词：地铁;物资采购;中央采购平台

中图分类号：F253     文献标志码：A

0 引言

地铁作为近些年快速发展的城市公共轨道交通运输工具，给人类的出行带来了巨大的改善，高效、快捷、准点成为其标志性特点。作为地铁运营管理单位，保障地铁每日安全、正常地运营需要消耗大量物资，而物资供应的首要工作是采购，采购职能的重要性日益凸显。如何科学有效地进行物资采购，减少库存存放，降低单位成本，是地铁运营管理发展的根本。

1 物资采购流程现状分析

目前南京地铁运营有限公司招标采购事业部负责南京地铁10条线运营物资的采购、招投标及库存管理相关工作，物资采购工作流程梳理如图1所示。

由此可见，物资采购工作共涉及5个系统，包括企业资产管理系统（简称EAM系统）、运营OA系统、集团OA系统、网上报价系统和合同管理系统。在南京地铁运营公司采购业务全过程中，网上报价系统提供简单的网上公告和报价功能，且系统功能不稳定;合同管理系统可支持部分合同管理归档的功能;EAM系统可支持部分库存管理和合同报销的功能，而对于采购流程中的供应商管理，几乎无系统进行支持。此外，这五系统独立运行，无统一规划，系统间主数据未集中规范管理，跨系统业务流转只能通过线下方式进行，存在数据不同源、标准不统一的问题，整体缺乏一体化的采购管理平台实现端到端的线上管理。

2 物资采购流程化的研究及实践

南京地铁根据物资采购流程现状，从端到端数据流转的角度，充分考虑工作现状、工作拓展和信息系统更新等因素研究优化物资采购流程，现将研究落到实处搭建以中央采购平台为核心的采购相关系统群。

2.1 采购计划

原采购需求申报的物资信息是由各分公司手工线下申报，招标采购事业部审核后统一录入EAM系统，现將物资主数据新增修改等工作开发至线上，集成至中央采购平台，所有审批环节留痕，责任严格落实到人。原采购计划编制保持不变，通用性耗材外的南京地铁备件和工器具等物资以年度申报为主，月度申报为辅，通用性耗材以月度申报的形式在EAM系统中进行申报。招标采购事业部采购管理人员结合历年采购实际在EAM系统中对申报的物资进行任务划分，根据物品属性、供货方式、供应商类别、采购的紧急性等信息进行合并打包，确认采购方式，通过系统集成接口转化为中央采购平台的询价单。

2.2 采购寻源

以往的采购寻源管理由集团OA系统发布公告，网上报价系统提供简单的网上公告和报价功能，而发布公告之前的审核招标文件和会议纪要等部分需统一线下操作，现改变传统方式均转移至中央采购平台线上实施，根据不同的采购方式设计差异化管理，细分强化不同侧重点，梳理优化审批流程，响应国资委的明确责任人提高监管力等要求，确保采购寻源过程在提升效率的同时兼顾风险管控。

2.3 供应商管理

南京地铁运营公司供应商主数据管理核心问题为缺乏统一的数据管理办法，以往供应商主数据分布在EAM系统和合同管理系统中，2个系统中的供应商编码未关联，为独立的编码体系。中央采购平台改变分体管理模式，建立一整套完整的供应商准入、供应商分级分类、供应商评价管理体系，统一规范供应商管理办法，注重从物资采购实际出发，从源头寻找管控供应商，建立供应商良性竞争观念，保证物资采购供应商主数据的质量，做到从源头降低物资采购成本。

2.4 合同管理采购执行

原合同管理采购执行环节仅做合同台账管理，采购寻源结束后，针对不同的采购模式创建采购合同，尚未真正履行采购执行跟踪功能。现搭建合同管理系统与中央采购平台接口，将基础数据资源共享，执行跟踪部分在中央采购平台中得到补充和完善，其中包括在中央采购平台中生成合同清单，供应商按合同约定预约送货，仓库人员根据送货预约申请合理安排收货、及时安排专业验收等，可避免集中时间出入库、提高采购执行的效率、缩短入库周期从而缩短整个采购周期。

2.5 库存管理

采购物资经专业验收合格后方可进行入库操作，供应商发货、专业验收等环节在采购执行部分留痕，专业验收合格后，招标采购事业部仓库管理员在中央采购平台确认，触发EAM系统的入库操作继而将采购物资转为库存物资。EAM系统可进行在库物资的仓储管理、物资盘点以及调拨和出库等操作。废旧物资报废新增审批环节，将报废物资审批现实留痕，使工作更加透明和方便。

2.6 合同支付结算

原采购物资入库后，合同支付结算需人工核对，核对完毕后在合同管理系统填写支付申请，现在中央采购平台中，供应商可根据送货清单自动生成电子发票，核对金额后提交付款申请，招标采购事业部收到付款申请后根据入库情况和合同支付条款在系统中审核付款申请，将最终的支付情况传至中央采购平台。供应商可查看，并严格按照电子发票开具纸质发票。按实际入库生成电子发票减少了报销人员的人工核对环节，避免因四舍五入导致金额不符财务无法记账的情况，中央采购平台对合同支付结算流程的优化，大大提高了支付结算的工作效率。

鉴于对物资采购流程化的研究，南京地铁搭建中央采购平台，通过系统间集成规划打通物资采购工作的各个环节，实现物资采购工作的跨业务环节自动流转，如图2所示。中央采购平台与EAM系统接口集成的主要功能包括物资编码信息交互、物资分类等主数据信息、询价单、采购订单、入库和验收单等信息，主要涉及主数据管理、采购寻源、采购执行相关流程;中央采购平台与合同管理系统接口集成的主要功能包括供应商编码、名称等主数据信息交互、合同编码以及支付状态等信息，主要涉及主数据管理、采购寻源、供应商管理和采购执行相关流程。

4 结语

根据研究及实践，中央采购平台展示了物资采购相关工作，从端到端角度体现了采购寻源、供应商管理、采购执行等环节之间的关系，可实时查阅物资采购的流转审批及工作状态，真正做到“公平、公正、公开”三公原则，推进了物资采购流程的在线管理，确保物资采购工作合规、阳光、高效、透明。

参考文献

[1]普华永道管理咨询（上海）有限公司.南京地铁运营有限责任公司中央采购平台管理咨询项目高阶系统设计报告[R].南京： 南京地铁运营有限责任公司，2016.