外贸函电的语言特点及几个重要原则

【摘要】随着我国经济社会的不断发展，在一带一路和改革开放宏伟战略的推动下，对外经济文化交流日益增多，与此同时，外贸函电的应用越来越多，在国际贸易中发挥着重要的交流作用，在推动我国企业国际化进程中发挥着重要的作用。注意商務往来中的外贸函电的书写原则和语言特点是对外经贸交流的重要原则，对经贸的正常开展起着重要的作用，有利于合同双方树立良好的企业形象，更加有利于双方合作的开展，有利于企业更好地追求经济利益。

【关键词】外贸函电;重要原则;语言特点;书写规范

【作者简介】骆嘉琪，广东南方职业学院。

改革开放后，随着我国市场化经济的不断深入推进，我国企业的国际间的商务活动逐渐增多，当前俄我国相关企业与国外企业的商务往来已经进入一个新的阶段，在相关的对外商务交流中，相关企业能否掌握国际沟通中的技巧，是实现预期目标的重要因素，正式于此，在外贸函电的相关写作中，要重点注意以下几点：

语言特点：

正如大家所知道的，在对外贸函电进行书写的过程中要遵循明确、简介、得体和准确四项书写原则，如何书写一封简洁的外贸书信呢？笔者将从以下几点进行分析：

1.简洁明了。在外贸交流中，必须做到简洁易懂，避免出现难以理解的词语和句子，在相关的用法的选择过程中，要尽力做到使用简洁的词语和相关用法，尽量使用短语，避免被对方过度解读，以免造成相关不必要的误会，在必要时，可以使用非谓语动词、短语代替相关从句，可以使用缩略语。在长期的发展过程中，在相关企业的对外发展过程中，在不同的领域形成了许许多多的专业缩略语，对相关缩略语进行准确的使用，可减少相关非专业用语的使用，能够大幅的节省患者的阅读时间。

例如：WTO是国际贸易组织（World Trade Organization）的简称，这一简称是全世界通用的，在相关规定的写作中，可以进行代替，能够然相关读者清晰明了的明白相关政策是世界贸易组织提出的，减轻了相关读者的阅读负担。诸如此类的词语还有许许多多，例如欧洲经济共同体EEC，诸如此类的还有外贸英语缩略语和信函缩略语。

With reference to your request for anextensionon your notunder date of April9， we have discused this mater widel yand drew aconclusion. Wearenow  pleased totel you that we wil bewiling to alow you addition altend aysto make pay menton your note.在这一段英语文字中，有50多个词，为了使的整段语言文字更加简洁紧凑，对文中的意思有没有影响，我们可以将整段文字概括成We are pleased to alow you aditional 10 day sto pay your note dated Apri l9.

2.从守信人的视角看问题。对于商务往来中的双方之间的关系，对实际的效果影响较为重大，在实际的交往过程中，在写作时往往把写作人当成了写作的中心，各种观点的出发点往往是从相关写信人的角度出发，长此以往，这种书信会严重影响自身企业的形象，给人留下自以为是、自高自大的形象，严重影响了双方之间的合作和后续交流，如果在书写过程中，能够把相关受信任的态度融合到写作的信件中，考虑相关收信人的感情和相关的文化背景，以及对对方收到这封信件后的反映进行思考的话，那么这种友善的态度会给相关读者造成较好的印象，这种友善能够很好的得到对方的认可，为后续的相关合作奠定良好的基础。

3.信件中的语言要积极肯定。在相关的商务之间的信函中， 很难避免出现一些较为消极和否定的信息，例如涨价、裁员和解雇等等，这是商务往来中不可避免的，在出现相关问题时，要竭力避免过分强调消极面，尽最大努力渲染积极情绪，减少相关的负面语言和词汇。更据相关调查研究表明，相关伤人对于较积极的语言能够产生积极的反映，对相关措辞极为重视，以及相关要求承诺具有更高的可能性，往往礼貌恰当的语言可以产生更加积极的效果，在书写相关的外贸函时，尽量减少否定词的使用。例如cant 、not等词语;同时也要严格控制相关消极词语的使用频率，加大积极词汇的使用频率，从而有效地加强正面作用和积极面的影响，可以使相关倾听者更好地理解事情的真相和相关关注的事情，又是为了更好地让读者有信心也更加放心，可以多用Wearesurethat.../ Pleasebeasuredthat... 等类似的积极的句型 。

4.表达委婉。在商务写作的过程中， 通过使用委婉语是一种很好的沟通技巧。通过使用委婉的措辞可以给人礼貌、客气的舒适感觉 ， 而且即使是不接受对方的要求或条件 ， 也能缓和语气，最小限度地减少对双方良好业务关系的伤害。

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