石油企业办公室行政管理精细化的实践路径

黄金辉

中图分类号：D523 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-104-01

摘 要 办公室行政管理主要是石油企业内部的一项综合性管理工作，其具体可以分为行政事务管理和办公事务管理两类。可以说，办公室行政管理存在管理对象涉及面广的特点，大到规章制度的制定和落实，小到员工福利和安全卫生等，都可以纳入到办公室行政管理的范畴，所以其在石油企业的日常运营和发展过程中有着举足轻重的地位。从市场环境的角度来看，激烈的市场竞争要求石油企业必须打破陈旧的管理思路，通过不断整合优势资源来给石油企业带来新的发展活力，如果将整个石油企业看作一台精密的机器，那么办公室行政管理就是确保各个零件得以高速运行的润滑剂，只有让石油企业发展得更快、更稳，才能更好迎接市场竞争中的挑战。

关键词 办公室 行政管理 精细化管理

一、正确认识精细化管理

意识是行动的先导，认识不到位，行动就不自觉，所以石油企业管理者以及基层员工对精细化管理的认知缺陷，往往成为了制约管理成效的关键。而在能源、交通行业逐渐引入市场竞争机制的当下，如今的市场环境显然与计划经济时期有明显的差异，这就造成了诸多石油企业存在“重资产、轻管理”的问题。比如，办公室行政管理工作并未与时代发展相结合，甚至认为该项工作仅仅是对上级要求的机械传达，从而失去了办公室行政管理工作的监督管理和组织协调职能。加上石油企业的各项工作都是由小事和细节组成，而大多数的日常事务性管理工作都显得单调和琐碎，甚至是“鸡毛蒜皮”，但这就是工作，并且是构成石油企业经济管理活动的必要基础。细节虽小，但足以影响一个人的职业发展和石油企业的命运，诸多石油企业就是因为没有做好细节方面的管理，才导致全盘皆输。所以，石油企业管理者需要充分意识到办公室行政管理精细化的重要性，并且通过不断学习相关的知识来给广大员工树立好模仿作用，以将该项工作纳入石油企业管理日程，这样才能不断促进粗放型办公室行政管理朝着精细化方向转变。

二、细化办公室行政管理的工作流程

办公室行政管理精细化的前提是石油企业管理者对石油企业运营发展现状有明确的了解，在把握好发展目标和经营特点的前提下，石油企业管理者需要对办公室行政管理的工作流程进行重新梳理，以提炼出石油企业行政管理的控制节点，比如工作执行计划、活动安排、实施标准等。然后依据控制节点来将办公室行政管理工作进一步的细化，以为后续“三办”工作的落实提供参考依据。以办事为例，办公室作为石油企业的中枢，有些事是上级下达和指示的，有些事是同事委托和下属请示的，要想把这些事情办得清清楚楚、严谨细致，就需要相关人员严格依据工作流程来进行，做到急事急办、特事特办、遇事速办，遇到大事该请示的要请示，该汇报的要汇报，切忌自作主张、擅自处置。因为从石油企业内部的组织框架结构来看，办公室只是规章制度和决议的操作层，而并非决策层，所以严格遵循工作流程的要求，才能保障工作细致有序，才能有效提高办公室行政管理的工作效率。

三、加强石油企业文化的宣贯力度

很多石油企业对石油企业文化的重视程度不够，或者制定的经营理念与实际情况不相符，以至于让石油企业文化成为了一句口号、一则广告。对员工而言，“写在纸上、挂在墙上、喊在嘴上”的石油企业文化是没有实际意义的，这种环境自然不利于办公室行政管理工作的开展。所以，就需要加强石油企业文化的宣貫力度，以实现其对办公室行政管理的促进作用。首先，在导向作用方面：石油企业文化的作用在于让广大员工可以高度认同石油企业的整体价值和规章制度，以强大的号召力和感染力，让员工可以为实现石油企业目标而不断奋斗，这不仅是一个员工的精神支柱，而且是一个石油企业能否克服挫折，勇于迎接市场挑战的底气；然后，在凝聚作用方面：将石油企业文化融入办公室行政管理中，可以帮助员工改变以自我为中心的价值观，进而在行为上可以自觉维护石油企业利益和集体利益，这种员工身上的内部向心力，对内可有效贯彻落实上级的各项要求，对外可形成统一的命运共同体，这成为了石油企业实现可持续发展的重要基础；最后，在激励作用方面：优秀的石油企业文化往往在无形中起到了激励作用，并且构建出良好的工作氛围和人际关系，在这样的环境下，员工大多能愉快工作，甚至享受工作带来的乐趣和挑战。这样员工的工作积极性、主动性和创造性就会自然显现，从而提高办公室行政管理工作的执行力度。

四、明确岗位职责

办公室作为石油企业的枢纽，它起到了承上启下、沟通左右、联系八方的作用，它是一个相对独立又相互联系的部门。基于它的特殊性，精细化就成为了办公室行政管理工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例，该部门的工作包含了行政管理、后勤保障、石油企业文化、对外接待、媒体宣传等内容，是公认的工作繁琐的部门。但就目前来看，办公室岗位设置普遍存在随机性和任意性，造成各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅，这不仅浪费了石油企业的人力成本，而且一旦出现了管理上的问题，也很难进行追究问责。因此，石油企业在设置岗位职责时，一定要考虑横向和纵向的需求，以细化岗位职责，明确分工，必要时可指派专人负责信息传递和衔接工作，这样不仅能够提高工作效率，还能激发员工的积极性和协同配合的热情。

五、结语

所谓“天下大事，必作于细”，面对纷繁复杂的办公室行政管理工作，就亟需引入精细化管理理念，以通过对规范化流程和细节的把握来将精细化要求落实于各项工作中，并通过规章制度的完善来让精细化管理意识深入人心，只有这样才能全面提高办公室行政管理的工作水平。

参考文献：

[1]陈媛媛.北京中小石油企业的精细化标杆管理应用体系研究[J].科技管理研究，2018（2）：216-222.

[2]高山，向英明.推进办公室精细化管理全面提升工作整体水平[J].办公室业务，2008（9）：49-50.