浅析以信息化建设推动医院人事档案精细化管理

2019-11-25衡阳市第五人民医院蒋茜

办公室业务 2019年16期

文/衡阳市第五人民医院蒋茜

医院人事档案是医院管理工作的基础资料，在当代信息化的发展趋势下，管理的精细化是大势所趋，医院人事档案的精细管理更是关键目标之一。通过信息技术的支持，医院人事档案管理体系的完善，未来的医院人事档案会给院方的工作与医学研究提供更多有效信息，所以我们理应秉持前瞻性的原则去认真进行思考分析，打好管理基础。

一、完善医院人事档案系统分支

信息化的管理系统，虽然在我国各个地区、各个级别的医院当中都有普及，但是系统的功能却一直以来都有待健全，档案管理甚至只是系统中的一个部分，缺乏独立性，这是影响信息化管理系统作用体现的主要问题。为此必须要建立起分支完善的人事档案管理系统，才能保证达成人事档案管理精细化的目标。鉴于医院内部体系的构成复杂，人员队伍构成自然也更加复杂，包含了许多科室与部门，所以医院无论是自主建立人事档案管理系统，亦或是引进人事档案管理系统，都应当确保系统分支的完善性。如果当前的系统分支混乱，不够完善，则要进行进一步优化。为了保证系统内的信息不存在缺失问题，首先应当针对内部的结构框架进行明确，收集足够的信息，包括内部各个部门的员工人数、各个科室的医生阵容、资质等等都要进行明确，做好信息统计，为系统的完善奠定基础。对于系统的革新，必须要遵从实用性的原则，根据院内的实际构造去管理分支，档案建档时也会更加精准。

二、利用信息化系统进行工作分配

医院内部的许多工作决策，都与人员档案相关，包括学术研究的阵容，出诊的分配等等。所以为了给工作分配提供依据，对于医院内员工个人人事档案的信息完善必须要保证及时且精准。特别是对于医生来说，参与学术研究、对于新进医生进行培训，在重要手术当中进行主刀，都需要有相应的专业资质。讲师资格、执业医生资格、主治医师资格、副主任医师资格……，在内部医生考取不同等级的资质证明之后，必须要及时在档案当中加入相应的内容，才能确保后续的工作分配能够以其当前考取的资质为基准。护士队伍亦是如此，从初级护士、初级护师、主管护师、副主任护师到主任护师，在考取了不同的护士资质证明之后，都要及时在档案当中更新资质信息，这不仅方便内部人员工作分配，同时也能够为病患提供更加可靠的就医选择参考。

三、树立创新性的医院文化

医院的信息化、精细化人事档案管理体系建设，与新时代的创新发展思想有着密切的关联，要先有思想上的进步，才能建立起信息化、精细化的管理体系。因此为了建立精细化管理体系，必须首先建立起创新、进步的医院文化，要将信息化的建设设立为重要的发展目标。要真正完成信息化系统的建设，对人事档案进行精细化的管控，首先必须要保证内部档案管理相关人员了解到精细化管理与传统管理的差别，养成创新的管理思想，学会娴熟地运用信息化系统去开展档案管理工作，以及时、精准、真实的原则去对档案信息进行处理。传统的人事档案管理工作普遍倾向于单纯地保存好资料，但是在信息化的背景下，在精细化的管理理念下，档案管理工作需要适应市场形势，及时更新信息，调整档案框架，进而保证信息的有效性，这是提升管理效率与质量的前提条件。除此之外，对于非档案管理的人员来说，也需要使其了解到档案的信息化、精细化管理趋势，了解到自身任何不符合行业规范的行为都会第一时间录入档案中，形成永久的记录，这样自然会更加重视对自身工作行为的规范，因为这会涉及到其利益，以及后续的工作发展。随着档案管理体系的完善，相关人员的工作责任心也会随之得到强化，因为了解到档案的重要性，所以自然会尽可能避免可能影响档案当中自身信誉相关信息的行为出现。在挂号到就诊结算全面信息化的趋势下，还要将档案管理与预约就诊相关的信息联系起来，包括医生在线挂号的履约情况，都需要登记在其档案当中，因为病患在线预约医生，如果医生没有合理调整时间，因学术研究或其他事件而延误了出诊，会影响病患的病情诊断，这自然也是信誉相关的问题。