浅谈新形势下高中学籍档案管理

文/浙江省临海市第六中学 朱爱卿

随着教育改革的深入推进，很多高中学校扩大了招生规模，增加了学籍档案管理的工作量，为档案管理人员提出了更高要求。新形势下档案管理人员要尽快转变观念，不断创新工作方法，提升学籍档案管理工作效率。只有这样，才能做好学籍档案的收集、整理、归档和利用工作，并发挥其应有的作用。

一、高中学籍档案管理的特点和意义

（一）高中学籍档案管理工作的特点。高中学籍档案管理工作主要有几个特征：一是私密性。学籍档案记录了学生的个人情况，这些都是属于个人隐私，包括学生的姓名、照片、出生日期、家庭情况、在校的各项成绩以及教师的评语等，这些信息在一定范围内是需要保密的，违背了私密性原则，将会造成不必要的麻烦。二是分散性。学籍档案涉及学校的多个部门，较为分散，同时学籍档案的材料形成需要经历高中三年的时间。三是丰富性。学籍档案的内容十分丰富，不仅包括了学生个人的基本信息，还包括了学生在校期间的各种表现，其中有入学成绩单、入学通知书；学生成绩登记册；以及升学、转学、休学、复学的各种审批材料；学生评价、在校期间获得的各种奖励和受到的处罚，学生加入团、党组织的材料等。四是变动性。学籍档案形成的时间较长，学生在长时间内可能会发生学籍的变动，例如学生通过补考取得了合格的成绩，接受处分到取消处分，或者是学生的转学等，在学籍档案形成过程中，学生所发生的变化都要做好相应的记录，以便能够及时反映学生的学籍情况。五是频繁性。学籍档案是学校档案中使用最频繁的，学生在报考大学、证书丢失或是出国等，都需要用到学籍档案。由于档案的私密性，且利用频繁，因此，做好学籍档案管理是非常重要的。

（二）新形势下高中学籍档案管理的意义。高中学籍档案通常包含学生信息登记表、个人学习情况等内容，通过成绩单可以反映出学生德、智、体、美、劳等方面的发展。学籍档案是学生档案的原始凭证，在学生档案中占有非常重要的地位，为教育部门给学生颁发毕业证书提供准确的依据。因此，学校要做好学籍档案的管理工作，将相关的档案信息进行分类整理，确保档案的真实性和完整性，方便后期的使用。

二、高中学籍档案管理的方法和流程

（一）学籍档案管理的方法。学籍档案管理是采用文件统一归档的办法来进行管理的，归档文件目录是由不同的条目按照一定的排序方式排列而成的。根据文件的内容和形式获取相应的条目。目录主要囊括了文件的主要内容，概括了文件的特征，在查询时通过目录检索可以检索到相应的文件，因此，必须要保证归档文件和条目之间一一对应，如果不能保证条目和归档文件，在检索过程中出现误差，将会使学籍档案的利用变得较为困难。学籍档案包括学生的基本情况、入学成绩、在校成绩和学籍变更等一系列信息，其中还会涉及一些文字说明，文字说明的内容要求和学籍管理条例相对应。学籍档案中的一些原始数据都会采用学校统一制定的表格来进行填写，表格填写都需要有相关的表格说明书，并且统一使用规范化的填写格式，做好学籍档案归档管理的前期准备工作。学籍档案包含的项目内容都必须要有严格编制和填写要求，即使有的地方没有内容，也要做好相关的标记，当作空白页保存，在填写的过程中要确保不遗留任何项目和内容，对于每一项数据材料，都要做到规范有序，不能随意处理，要保证日后随时可查，及时调用，使学籍档案发挥最大的价值。

（二）学籍档案管理的流程。学籍档案管理的流程包含收集、保管、整理和归档四个环节。档案资料的收集是档案管理的基础性工作，做好档案管理的收集工作，要注意原始数据和资料的积累，将原始的数据和资料都纳入日常记录管理中。学籍档案的形成需要经历较长的时间，因而文件之间必须有一定的时间联系。一份完整的学籍档案必须要有明确的起止时间，以学生的入学时间为起点、毕业离校时间为终点，学籍的形成是以时间来推进的。学籍归档的范围是学生整个在校期间学业的真实情况，并以文字的形式记录了下来，学生每个学期的成绩或奖惩记录都被留存了下来。学籍的保管工作是将其中归档的文件按照学籍档案管理的要求进行统一的保管。对所有的归档文件按照一定的顺序进行加工和整理，将相关联的文件排列在一起，遵循正文材料在前、附件在后的形式，并依次编号，实现文章之间的连接，使档案文件更加清晰。

三、新形势下高中学籍档案管理存在的问题

（一）缺乏对档案管理的正确认识。随着计算机技术的发展，在档案管理中开始逐渐使用计算机网络技术，而目前在高中学籍档案管理中由于数字应用化模式较为复杂，导致学籍档案管理水平没有得到有效的提升。部分高中学校领导没有正确认识到电子学籍档案管理的重要性，认为电子学籍档案管理仅是利用计算机录入相关的学籍数据，而忽视了电子学籍档案管理软件系统的应用，难以使电子学籍档案发挥它真正的价值，另外，由于在录入时信息的缺少，导致在进行文件检索时，显示档案信息不全，难以实现高效的检索、查询。

（二）档案管理制度不完善。高中学籍管理涉及很多的方面，其中档案室、教务处、招生办和学生处等部门都会形成学生的学籍信息，但是并没有哪个部门是学籍档案管理的专属部门。没有完善的管理制度来规范档案管理的工作，使档案管理工作遇到一定的阻碍，造成档案管理工作难度的增加。

（三）档案管理系统平台不完善、利用率低。高中学籍档案管理平台系统还处于不完善的状态，其中仍存在很多的问题，例如，录入信息的流程、步骤过于繁琐、所录入的内容无法进行修改、权限划分不明显等系统的问题使高中学籍档案管理工作效率低下。其次，在学籍档案的利用率较低，没有统一的录入和管理标准，导致出现资源浪费的现象。同时，一些信息过程中，出现重复管理，不仅是资料的浪费，还将会产生很多重复劳动。

（四）缺乏专业性学籍档案管理人才。如今高中学籍档案管理已经进入电子化管理状态，电子化学籍档案管理要求管理人员具有较好的信息管理技术，但是由于学校领导不重视学籍档案管理的人才储备，缺乏专业的信息化管理人才，现有的学籍管理人员由于计算机水平不高，且没有掌握电子档案管理的技术，造成录入学籍信息的速度较慢，管理效率低下的问题。另外，没有健全的培训体系，学籍档案管理人员变动较为频繁，对于一些重要的学籍信息、人员沟通交流不顺畅，信息采集工作不够全面，电子档案无法发挥有效性。

四、加强高中学籍档案管理的策略

（一）加强对学籍档案管理的认识。提升学籍档案管理水平，需要加强对学籍档案管理的认识：首先，学校领导要认识到学籍档案管理的重要性，在学校范围内宣传《档案法》，使学籍档案管理工作有章可循，要求档案管理人员根据《档案法》的相关要求将档案管理工作落实在具体的工作当中，保证学籍档案的完整性。其次，学校要增加在学籍档案管理方面的资金投入，结合学校的具体情况，为学籍档案管理配置相应的软硬件设施，还要建立专门的学籍档案管理室，统一将学籍档案放置到一起，并且要做好相关的防火、防潮等措施，为学籍档案管理营造良好的外部环境。最后，学校要大力引进现代化学籍档案管理技术，实现学籍档案管理的信息化。

（二）建立健全档案管理制度。高中学籍档案管理不仅要做好学籍档案管理工作，还要进行相关学籍资料的收集、保管和归档工作，所涉及的内容非常广泛，且较为复杂，使学籍档案管理工作存在一定的困难。为此，学校需要建立健全学籍档案管理制度，使学籍档案管理工作更加规范化、统一化。学校需要从自身具体情况出发，将学籍档案的收集、保管、整理和归档等工作标准统一起来，这样使学籍档案管理工作更加容易进行。档案人员在收集档案资料的过程中要严格要求收集有用的信息，并进行分类整理，避免出现遗留。学籍的归档要按照一定的顺序，在归档之后，管理人员还要做好定期的检查工作，在保管过程中发现任何问题都要及时解决。对于有变动的学籍档案要进行相应的调整，保持学籍档案的实效性。

（三）充分利用现代化信息技术。过去高中学籍档案管理都是统一采用纸质档案的形式，纸质档案不仅所占空间较大，而且在保管的过程中容易造成一定的损害，必须要保证存放区域保持干燥、通风的状态，否则纸质档案容易受潮或遭受虫咬等，而出现档案无法使用的情况。这种管理方法不仅效率低下，而且会浪费大量的人力物力。因此，为了提升高中学籍档案管理的水平，需要充分利用现代化信息技术，改善管理方法，充分利用信息资源，提升管理效率。学校需要充分引起新的技术和设备，提升学籍管理人员的专业性，将学籍信息准确无误地录入到计算机中，同时，学校要利用先进的检索技术，为其提供自动检索的功能，让使用者能够快速查询到档案信息，提高档案的使用效率。另外，学籍档案管理工作还需要和学校基础工作进行有效的结合，利用学籍档案信息为学校教学提供信息资料。

（四）加强档案管理人员的综合素质和专业化水平。高中学籍档案管理涉及的内容较多、工作量大，这给学籍档案管理人员带了挑战。为了提升学籍档案管理的水平，学校要加强学籍档案管理人员的综合素质和专业化水平，加大对学籍管理人员的培训工作，让他们了解学籍档案管理的先进技术和方法，学会使用计算机技术、网络技术，提升档案管理的效率，减轻自身的工作量。同时，对学籍档案管理人员要进行明确的分工，明确管理人员的工作范围，使其做到术业有专攻，做好自己范围内的工作，并将责任落实到相应的管理人员身上，对于自己职责范围内的问题要及时处理，通过奖惩措施，对工作表现突出的档案管理人员要进行相应的奖励，充分激发出档案管理人员的工作热情，使档案管理工作顺利开展。

五、结语

高中学籍档案管理具有一定的私密性，利用率较高，而且学籍档案是学生报考大学的重要依据，高中学校做好学籍档案管理工作是非常重要的，但是由于学籍的形成需要历经高中三年的时间，学籍管理工作较为困难且复杂。因此，在高中学籍档案管理中应用现代化技术是十分有必要的，通过现代化技术不仅可以提升学籍管理人员的效率，还能提高学籍的利用率，通过自动检索技术可以快速查找到所需要的档案信息。在档案管理中要不断改进管理手段，提升档案管理的水平。