职业院校档案管理工作新思路研究

2019-11-25聊城市技师学院刘宪梅

办公室业务 2019年16期

文/聊城市技师学院刘宪梅

档案可以将学校在工作和其他活动中的成败予以真实记录，所以，在职业院校日常管理工作中，档案管理工作占据着极为重要的位置。立足于现阶段我国职业院校档案管理的实际情况而言，我国高校的档案管理工作仍有诸多缺陷存在。只有不断对职业院校档案的管理工作予以改善，才可以促进学校教学和管理水平提高，为职业院校教育事业的发展奠定坚实的基础。

一、加强意识，健全机构

不仅要将职业院校档案的意义、作用、地位和价值充分认识到，还要对职业院校档案现代化建设的重要性有更加深刻的认识。若不能充分认识档案信息服务和档案工作的重要性，就会对档案信息服务工作的深入开展造成严重影响。档案现代化建设的好坏是对高校现代化水平高低进行衡量的标尺，把档案现代化建设做好，可以为职业院校的良好发展奠定坚实的基础。基于认识的提升，要将观念转变，加强档案意识，要用科学发展观对高校档案现代化建设予以指导。进一步强化档案意识，促进服务意识的增强，确保档案工作始终顺应社会的发展。严格贯彻并落实档案法，加强法制教育，促进法制观念的增强，在普法宣传计划中纳入档案法。在落实国家的档案法规以及本校档案管理制度时，要竭尽全力做到“三纳入”，也就是在学校的规划和计划、相关人员的职责范围和学校的各项管理制度中纳入档案工作，并在各方面大力支持档案工作。

二、提高档案管理人员素质

在职业院校的不断发展中，对档案管理人员的专业技能以及熟练程度提出了更为严格的要求，为确保高校档案管理工作顺利开展，职业院校要立足于国家对高校档案管理的要求，选择某一固定时间培训档案管理人员，使管理人员更加熟练档案工作，为职业院校档案管理工作的发展奠定坚实的基础。优秀的职业院校档案管理人员必须具备良好的职业修养和素质，精通业务。同时职业院校的档案管理人员要求稳定，借助不断学习档案专业理论知识和参与档案业务培训，促进其综合素质的提升，并采用先进设备技术和现代化管理技术，提升档案管理水平，实现高校档案管理的自动化。

三、颁布职业院校档案管理制度

要想将职业院校档案管理现状有效改善，颁布一套完善的档案管理制度意义极为重大。职业院校档案管理工作应立足于我国相关法律，同时和职业院校实际情况相结合，颁布一套和职业院校自身相符的档案管理制度。具体可以分为下述几点：

（一）制定一套完善科学的档案管理工作机制。并把相应机制形成档案文件，为档案管理工作提供重要参考。同时，颁布收集、整理档案等相关条例，让职业院校档案管理工作更加科学、正规。

（二）把档案管理责任制落到实处。在档案收集和整理中要落到实处，同时要对档案管理责任人予以明确，充分了解档案管理工作人员的职责。

（三）严格遵守规章制度。职业院校内部应在制定相关制度后，严格遵守规章制度，为档案管理的有序、正常运行奠定坚实的基础。

四、逐步优化档案管理模式，优化配套设施

要对职业院校档案管理模式予以优化，首先要充分认识到体制的重要性，然后档案管理人员要具备强烈的责任意识。因为职业院校档案管理工作和院校工作的各个方面都有关，不仅有教学、教师、整体规划，还有科研、学生、师生的切身利益。所以，必须严格遵循科学的原则，构建完整的档案管理工作模式，进一步强化档案工作的科学化管理，借助经费投入，把基础设施配套力度加大。如根据防窃密、防盗、防火、防潮的标准把库房和安保系统配备好，构建高质量的数据支持和网络支持系统，将计算机、复印机等必要装备配备。经费要真正做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。

五、技术手段的创新

长时间以来，职业院校的档案管理模式传统性的倾向十分严重，其均借助手工手段管理或利用，对档案的管理水平和利用程度造成了严重阻碍。技术创新可以推动档案管理创新，档案管理的技术创新主要包括：首先，档案工作人员在档案管理和保护中创新性运用社会科技成果，以免损毁档案，使档案老化速度变慢。其次，要求档案工作者就档案工作操作技术方面存在的缺陷和弊端，将新的档案工作技术和方法研制出来，以促进工作质量和效率的提升。现代职业院校档案管理还要将档案信息化管理顺利实现，在积极参与设计和建设机关办公自动化系统中，把条目录入工作做好，使档案条目检索自动化顺利实现，将文档一体化问题顺利解决，以实现服务质量和工作效率的最佳化。主动结合档案工作重点和学校中心工作，服务于教学和科研，让职业院校档案管理占据主导地位，做到管理手段的多元化和社会化。