知识管理环境下企业档案工作浅析

2019-11-25大庆油田第五采油厂信息中心王彩莲

办公室业务 2019年16期

文/大庆油田第五采油厂信息中心王彩莲

进入新时代后，知识给企业健康发展带来了巨大影响。在这种情况下，传统档案管理模式已经无法满足当前社会发展实际需求。因此，必须了解企业档案工作开展知识管理的重要性与目标，并通过相关措施的实施，提高管理的质量与水平，从而将更好信息服务提供给企业未来发展。

一、开展知识管理的重要性与目标

（一）重要性。当前，社会经济格局发生了较大变化，已经转变成了信息化建设，这也就意味着企业必须合理利用各种信息资源，并促进自身经济建设更好发展。档案知识管理是对企业文化建设进行衡量的一项重要标准，在系统化管理作用下，其能够成为企业实际生产潜在资源。档案知识管理工作的开展可以有效整合企业内部的信息资源，并通过对其中潜在价值的挖掘，促进企业建设创新性的提升。由此看来，实现科学化档案知识管理对企业竞争力提升具有重要意义。

（二）目标。目前，档案信息化管理已经成为企业发展经济的重要工作。在知识管理环境下，企业在对档案管理模式进行建设时，要先明确建设目标。若说传统的档案管理工作是企业的生产建设历史，那么新型档案管理则是促进企业全部信息资源科学化管理的实现，并以文档方式对企业的信息资源进行有效管理，从而为企业经营管理人员的查询与使用提供便利。

二、基于知识管理的企业档案管理策略

（一）设立专门主管机构。作为一种重要资产，知识需要企业成立专门部门对其进行有效管理。知识管理机构属于一种基层的档案管理机构，其工作就是统一管理企业的显性与隐性知识。这种机构是与知识经济发展相适应的，统一利用、挖掘并管理企业的全部知识资源是其突出特点。在实际管理过程中，把企业内部的档案管理部门改成知识管理中心是更好展开档案知识管理的有效方法。知识管理中心应该具备专业人员、管理部门以及主管领导等。其中，主管领导应该是企业内部的高层领导。企业领导以资金与政策等方面的支持代表着管理层同意开展档案知识化管理，同时，领导人员还应该做好整体知识资源规划工作，即其要在了解企业知识与信息使用需求的基础上，整体规划企业内部的知识资源管理。管理部门应该由专门的知识管理人员来负责，其主要工作就是实现知识积累、创新、学习、共享以及应用，并以知识资源库为基础，通过对相应服务系统的利用，提供知识服务与增值服务。而专业人员则是指知识管理的专业人员与各个部门的专业人员，其需要完成企业内外各种信息与知识的收集、整理以及加工等工作。

（二）建立高水平人才团队。企业内部的档案工作人员应该促进自身知识管理能力与综合素质的提升，只有这样，才能保证档案知识管理工作顺利开展。档案知识管理的重点是开发并利用企业现有档案中蕴含的知识，并促进知识资源共享的实现。这也就意味着相关工作人员必须满足以下要求：具备终身学习能力、掌握先进信息技术、具有较高职业道德素质及档案管理能力。企业可以通过加强教育培训、引进专业管理结构以及聘请高素质管理人员等措施，促进高素质、高水平知识管理人才团队的建立。同时，档案管理人员还应该从以下三方面入手，提高档案管理的质量与水平。首先，正确认识档案知识管理。知识管理不但是技术，其更属于观念、认识，对当前信息技术而言，知识管理问题的解决还无法获得理想效果，因此，必须提高企业内部各阶层人员对知识管理的认识。其次，促进工作人员知识管理水平的提升。档案管理人员也是知识管理人员，其不但要具备档案管理的专业知识，还应该掌握与知识管理相关的内容。同时，档案管理人员还要了解企业业务流程，为后续档案知识管理工作的顺利开展奠定良好基础。最后，对档案知识管理内容进行明确。企业不同，其业务系统也存在一定差异，而其需要完成的任务也是不同的，这也就意味着任务完成中涉及到的知识是存在差异的。因此，必须综合考虑业务体系知识特点与任务特点，并在这一基础上，制定出科学、合理的知识管理方法。

（三）创新档案管理技术。目前，随着信息技术的发展与应用，企业产品设计、生产以及销售服务等的智能化与自动化程度逐渐提升，例如，在运用各种现代IT技术后，企业会产生众多数字化档案与文件，这给企业档案管理提出了更高的要求。传统的档案工作就是以手工的方式对纸质档案进行管理，并不重视档案内容，更不用说深入挖掘其中的信息资源，这也就使得其无法与当前知识管理要求相适应。而信息技术的运用，则为企业档案知识管理的开展提供了契机，因此，企业的档案管理人员应该对档案管理技术进行创新，并通过对先进信息技术的合理运用，创建知识资源管理平台，加强对资源知识库、服务系统以及整合系统等的建设，重视档案信息资源的开发，从而对其中蕴含的丰富知识价值进行深入挖掘。