城林绿化档案工作有效管理探讨

2019-11-25河北省秦皇岛市海港区园林局孔祥卉

办公室业务 2019年16期

文/河北省秦皇岛市海港区园林局孔祥卉

在城市建设档案中，园林绿化档案是非常重要的一部分，个人或单位在园林绿化工作开展中形成的科学且有利用价值的记录都能够反映在园林绿化档案中，这为城市建设和发展提供了重要的参考依据。虽然城市园林绿化档案的重要性非常的强，但是人们在这方面的工作并不理想，园林绿化档案存在诸多的问题。本文从我国当前园林绿化档案存在的一些问题进行分析，并有针对性、科学地提出了几点增强园林绿化档案工作有效管理的措施，以求真正提升我国园林绿化档案管理水平，为我国的城市建设保存好这些珍贵的资料。

一、当前园林绿化档案管理工作中存在的问题

（一）园林绿化档案管理意识比较薄弱。城市建设的速度在加快，人们对于城市园林绿化工程的质量要求更高。但是，现在我国的城市建设中对于园林绿化工程开展过程中的园林绿化档案管理意识非常薄弱。园林绿化管理部门对于园林绿化档案的环境效益、经济效益和社会效益的认识程度不高，这对园林绿化档案管理工作的开展产生了很大的阻碍。另外，园林绿化相关主管部门责任划分不清楚，园林绿化档案管理分散、交接不及时、保存不完整，有的甚者没有进行园林绿化档案工作的开展，这就给园林绿化工程管理的后期评价、管理、借鉴和改造等工作带来很多的危害。

（二）园林绿化档案管理体制缺失。在园林绿化工程建设中，它的建设、投资、管理等方面涉及到的部门、人员都非常多，给园林绿化档案管理带来了很大的不便。没有统一的园林绿化档案体制，各个部门、人员对园林绿化档案管理工作的开展无法统一进行。园林绿化档案是一个系统的管理工作，分散性的工作开展无法保障园林绿化档案的完整性。

（三）园林绿化档案管理经费不足。园林绿化相关的主管部门、企业或个人对于园林绿化档案管理工作的认识不足，这使得园林绿化档案管理支持系统没有跟上，主要的问题是园林绿化档案管理经费不足。园林绿化档案管理经费不足，就使得支撑绿化档案管理相关设备系统没有及时更新，园林绿化档案管理模式仍然使用传统的方式方法。另外，经费的不足也使得园林绿化档案管理专业人才缺失，直接导致了园林绿化档案工作跟不上时代的需要。

二、加强园林绿化档案工作有效管理的策略

（一）健全园林绿化档案管理制度。为了加强园林绿化档案管理工作开展的有效性，首先应当做到的就是健全园林绿化档案管理的相关制度。在实际操作过程中，以当前的园林绿化档案管理为基础，在园林绿化档案管理制度上积极进行创新，对园林绿化档案的每一个环节进行细化，例如：《园林绿化档案收集制度》《园林绿化档案借阅制度》《园林绿化档案开发管理制度》《园林绿化档案管理工作细则》和《园林绿化档案员工工作责任》等等。这样把园林绿化档案管理中的各个工作环节都建立健全的制度，并进一步采取相关的监督、考核措施，才能真正保障园林绿化档案工作顺利开展和落实。

（二）确定园林绿化档案收集渠道和收集内容。园林绿化档案管理工作的开展必须得到园林绿化工程有关部门的支持和配合，可以联合组成园林绿化档案材料的保管部门，负责进行园林绿化档案的编目。园林绿化档案内容依照施工的过程可以划分为这样几个环节：首先，在园林绿化工程施工前，要在园林绿化档案中记录相关的勘探信息，并对工程的设计规划文书、施工许可证件、施工报告等进行记录。其次，在园林绿化工程施工的过程中，要在园林绿化档案中把标高复核记录、土方登记单、苗木出圃单等情况详细记录。把施工技术交底、施工图分布、施工组织设计和操作记录等都要实时进行信息收集和记录，并纳入档案中去。最后，在园林绿化工程竣工之后，需要把工程决算、竣工报告、竣工验收环节中所产生的音像资料、会议记录、文件或文件变更的记录都详细记录在园林绿化档案中。园林绿化档案保管部门还要对档案进行科学分类、排列和编档案号，并根据园林绿化档案的利用价值划分保护等级，实现园林绿化档案的妥善保存。

（三）对园林绿化档案要规范整理、充分开发利用。园林绿化工程有一定的随意性和多样性，这就使得园林绿化档案在收集过程中非常零散，对园林绿化档案工作人员提出了“规范整理”的要求。尤其是对原始资料的整理更要细致，保证资料的完整性和系统性。例如：对原始文件材料进行编排、分类、排序和价值鉴定等。园林绿化档案高效管理的目的是为了能够充分利用，为了保证园林绿化档案在以后能够发挥其效用，园林绿化档案管理人员要将档案资料的开发工作重视起来，并在园林绿化档案资料开发上积极开拓思路、探索方法。