浅谈机构改革中的档案管理工作

文/荣成市档案馆 杨杰

一、找准症结所在

档案工作是维护历史真实面貌、提高工作效率和质量的基础性工作。在机构改革过程中，档案最容易散失、丢失，稍有不慎就会造成对社会、对国家无法弥补的损失。机构改革期间，档案管理工作归纳起来，主要存在以下几方面问题：

（一）对档案的重视制度不够。机构改革期间，更多关注的是“三定”工作。侧重考虑的是如何转变职能及设置科室、人员调整、职责明确及财务资产处置等，往往不重视档案管理工作，很少会有部门将档案工作纳入总体工作部署，更不用说是配备专职档案管理员，即使配备档案管理员，也身兼数职，没有精力从事具体档案工作，且多为刚就业的大学生，对档案工作知之甚少，加上岗位变动频繁，难以适应档案工作稳定持续发展的需要。

（二）档案归属出现问题。机关部门由于各种原因没有足够的时间开展对本单位档案资源的摸底调查，不能真实了解本单位档案及档案室的基本情况。多数单位没有把所有类别档案纳入到档案集中统一管理中，造成应归档的档案类别不齐，表现为只注重文书档案收集归档，而专门业务档案则分散在科室或个人手中，机构改革时会造成档案资料的散失和档案资源不全。

（三）设施不全。有的单位虽安装了档案管理软件，但档案管理员对软件应用不熟悉，不会管理文件，目录数据库和原文数据库，信息化建设滞后。还有的是档案信息安全意识不强，必要的防护措施不到位，没有配备档案管理专用计算机，往往将档案存放在连接互联网的办公电脑上，容易导致涉密档案信息资源丢失和泄露。

二、具体应对措施

针对以上存在的问题，档案部门必须提高政治站位，防微杜渐制定工作预案，开展超前谋划指导。尤其对涉改单位部门的档案法制宣传和教育，适时组织档案人员进行档案业务培训，提高各方面人员的思想认识，确保机构改革中的档案工作能够顺利有效依法依规有序开展。具体包括如下方面：

（一）摸清基本情况。为做好机构改革档案管理移交的前期准备工作，档案部门对涉及机构改革的相关部门需开展摸底调查工作，摸清涉及改革部门档案室现存基本情况，将实际情况与新时期档案管理工作相结合，探索工作对策，为制定下一步工作方案提供坚实的事实依据。强调新组建后的单位，档案用房面积按照标准设置，更新基础设施，提供必要的保管设备，办公和库房分开、库房不得堆放杂物，要保障库房安全，有必要的防火设备等。

（二）明确工作重点。要精准定位相关机构改革部门，及时搜集整理汇总当前涉及新一轮机构改革部门的档案整理情況，进一步理顺完善重点工作领域，明确工作目标，掌握涉及新一轮机构改革单位档案存放情况，为接下来的机构改革档案移交工作打下坚固的业务基础。

（三）明确职责定位。本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的态度，明确责任，密切配合，积极采取必要措施，进一步健全完善档案工作机制，确保档案得到妥善安全处置。改革涉及的部门和单位，要制定档案管理与处置工作方案，明确档案工作负责机构和人员安排，确定档案各种门类、各种载体，收集、整理、清点、交接工作的程序和环节，以及日常保管、利用要求等，方案经同级档案行政管理部门同意后实施。按照规定及时向同级综合档案馆或新组建机构移交档案。新组建和职能发生变化的部门和单位要编制或修订文件材料归档范围和文书档案保管期限表，报同级档案行政管理部门审查同意后执行。档案行政管理部门负责本行政区域内涉改单位的档案管理与处置工作方案审查，档案交接与管理工作监督指导,文件材料归档范围和文书档案保管期限表审定等工作，协调处理本行政区域内发生的档案归属争议等问题。档案部门要积极做好档案接收进馆的各项准备工作，防止因接收不及时出现档案遗失的现象。

（四）制定处置方案。明确分管负责人、责任部门及人员、时间安排和具体工作要求。落实工作经费，要留足满足档案整理、数字化及移交工作所需费用。组织档案清点、移交大动员，明确档案各种门类、各种载体收集、整理、鉴定、保管、利用和清点、交接等工作具体要求，特别要强调音像、实物、电子等特种载体类档案收集、移交要求。将档案清点、归档移交与人员转隶相结合，档案未完成移交的，不得办理转隶手续。任何部门单位和个人不得擅自带走、留存、转移、销毁档案。

（五）做好档案移交。原立档单位撤销、合并以后，原档案全宗封存，并向新组建机构或同级国家综合档案馆移交。档案移交应由原单位在终止以前，依据法律法规和标准规范，完成各种门类档案收集、整理、数字化等工作后，方可办理。

（六）依法履行档案职责。明确分管档案工作领导，解决新组建机构档案工作相关事宜；明确档案管理机构及其职责，承担新组建机构档案管理制度制定、档案收集、保管、利用等职责；落实档案工作人员，完善工作机制，规范有序管理新组建机构档案；制定或重新修订文件材料归档范围和文书档案保管期限表，明确各部门文件形成积累、归档管理等职责。县市档案部门是负责监督指导机构改革部门单位档案管理、处置工作的主体。要做到三个主动：一是主动和当地编办联系。了解掌握机构改革动态、涉改单位名单和基本情况，根据涉改单位情况组织督查指导小组。二是主动和机构改革单位联系。涉改单位多，情况复杂，需要分类分组开展指导。撤销、合并单位，审查档案管理与处置工作方案，重点监督指导档案收集、清点、整理、数字化，做好移交准备并办理移交；新组建或职责调整单位，根据单位三定方案修订的主要工作职责和改革进度，重点协助指导他们搞好改革期间的档案资料收集和移交工作，审定文件材料归档范围和文书档案保管期限表，指导做好档案管理制度制定、人员落实、保管设施设备配置等工作，确保档案完整齐全和安全保密。三是主动向机构改革领导小组报告工作进展情况、存在的问题及建议。对于发现的拒不移交、销毁买卖、遗弃、赠送、撕毁等擅自处置档案的行为，要及时依法查处。

（七）完整接收案卷。凡是接收进馆的档案应涵盖全宗存续期间各种门类和载体档案，收集完整、整理规范，完成数字化。接收时，要认真进行进馆前的清点检查，保证进馆档案内容、形式、案卷质量符合标准要求。交接双方按照规定办理交接手续，档案移交说明、交接单、移交档案目录等应及时存入全宗卷保管。

（八）整合立卷思路。机构变动形式不同，带来的档案归属流向、全宗的划分、档案管理职责的变化也不同。涉改单位应根据机构改革方案的要求，对档案进行合理合法处置，做到科学有序。具体思路：一是不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位，自变动之日起档案全宗终止，实行封口管理，不得分散，按照规范要求进行整理，移交同级综合档案馆。二是新组建的独立机构自成立之日起形成的档案，由同级档案行政部门分配新的档案全宗，按有关规定进行管理。三是保留原机构名称、优化职能或部分职责发生变化的，沿用原档案全宗。部分职责划入其他机构的，划入前的档案仍属原档案全宗，不得分散,不得擅自带入新机构。相关机构需要利用该部门档案的，档案保管部门应按照规定提供利用。四是更名、调整领导管理体制的机构继续沿用原档案全宗。五是两个或两个以上机构合并成一个新机构的，原机构全宗终止。之前形成的文件材料整理、清点完毕后，按照进馆要求移交同级综合档案馆，或实行封口管理，由新组建机构代管，达到规定进馆年限后，再移交进馆。新组建机构所形成的档案按新单位名称另立全宗管理。六是存在其他情况的，档案的管理与处置按《机关档案工作条例》第二十六条规定执行。七是结合单位主要职能，清查散存在各内设机构和个人手上的文件材料，并进行登记造册，做到应收尽收。对各门类档案严格按照行业标准及移交进馆要求进行系统整理、编目，编制好检索工具。八是移交内容包括档案、资料和检索工具。移交的档案是指原机构存续时保管与形成的全部档案资料，包括文书档案、科技档案、专业档案、会计档案、实物档案、声像档案和重大活动档案等。资料主要包括各种业务职能活动的资料、出版物及基础数据汇编、全宗卷等。九是各涉改单位要严格履行档案移交手续。向同级综合档案馆移交档案时，由涉改单位档案工作机构负责人向同级综合档案馆移交档案、检索工具与全宗卷，确认无误后，在交接文据上签字，一式两份，存入全宗卷永久保管；向新机构移交档案时，移交工作应在交接双方分管档案工作的负责人主持下，确认无误后，双方在交接文据上签字，一式三份，由交接双方分别存入各自全宗卷永久保管，一份交同级档案行政部门备案。十是不再保留、纳入重新组建机构、撤销建制的部门和单位要在档案全宗终止后6个月内完成移交工作。

三、强化组织领导

（一）切实加强领导。全市各级各部门要高度重视涉改单位的档案处置工作，提高政治站位，把涉改单位档案处置工作纳入机构改革组织实施的总体部署，切实加强组织领导。各涉改单位要成立档案处置工作领导小组，单位主要负责人担任组长，组织精干力量做好档案处置的各项工作。档案处置与管理工作方案要提交单位党组织专题研究，细化工作举措，倒排时间工期，把好时间节点，做到档案处置工作与机构改革工作同步推进。

（二）严格落实责任。各涉改单位主要负责人要切实担负起档案处置工作的主体责任，把档案清查及收集、鉴定、整理、移交等每个环节任务都明确到岗、责任到人，做到“档案处置不到位，处置队伍人员不能散”，要把档案处置工作作为评估机构改革工作是否落实到位的重要指标，加强检查与督促。各级综合档案馆要组织专门力量做好涉改单位档案接收服务工作。

（三）严肃档案处置工作纪律。任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案。对机构改革中造成档案丢失、损毁、转移、泄密的单位和个人，对拒不按国家规定处置和移交档案的单位和个人，要严格依据档案法、保密法和《档案管理违法违纪行为处分规定》的规定，追究有关人员责任。