提升档案管理的应用水平研究

2019-11-25中共甘南州委党校沙金

办公室业务 2019年16期

文/中共甘南州委党校沙金

在当前社会快速发展的新形势下，档案信息资源作为当前社会发展的信息记录对推动社会发展有着重要意义。有效的档案资源利用管理方式，不仅能提高档案资源利用效率，还能促进档案资源共享，实现档案资源的有效利用。在当今科学技术日益进步的社会情景中，只有全面做好档案管理应用工作，才能有效实现大资源的高度共享，保障有效的信息记录。由此，在新的技术情景中，全面做好档案应用管理工作对提高档案管理水平有着重要意义。

一、新形势下加强档案资源管理的重要意义

在档案管理相关工作中，档案管理及有效应用是社会档案管理体系的重要组成部分，档案有效保存不仅能提高档案数据的利用效率，对于推动我国社会经济发展，维护正常社会秩序也有着重要作用，可以为新时期我国档案制度改革提供有效依据，使我国档案管理效率不断提升。如果档案管理工作不能有效进行，那么无法实现有效的信息记录，不仅使用户对档案管理丧失信心，而且也会给我国档案管理工作发展带来不利影响。因此加强档案管理并进行相关强化是非常重要的。但目前我国的档案管理应用工作在相关的制度和系统集成方面还存在着诸多问题，这些问题对我国档案管理发展是非常不利的，因此为了有效抑制这些问题，并提高档案管理效率，有必要出台相关的强化措施，快速解决这些问题。

二、当前档案管理应用现状分析

（一）档案管理信息化建设水平不高。在知识经济时代及社会科学技术快速发展的背景下，档案管理建设要满足一定的软、硬件条件，包括计算机、区域网络、数据库、服务器等设备，信息时代的档案管理工作需要这些基础设施支持，但是这些基础设施需要大量的资金投入，目前很多单位对于档案信息化建设的硬件设施不全或是规格不同，信息共享和信息服务质量不高。

（二）档案管理工作人员缺乏信息化素养。在科学技术快速发展的背景下，全面强化档案管理建设需要档案管理人员具备较高的信息化素养，不仅需要档案管理人员具备专业的档案管理知识，还要能熟练掌握各种有关档案管理的信息系统。首先，档案信息化管理作为一种现代化的管理方式，对专业技术要求较高，但目前档案管理人员未曾达到这个要求，很多档案管理部门存在缺少员工、员工专业素质低的问题，档案管理工作很多停留在传统的工作方式上，对现代化办公的了解和接触太少，数据库建设人员、档案管理人员、程序设计人员缺乏档案管理知识，档案管理者不能熟练掌握计算机。首先，档案信息化管理作为一种现代化的管理方式，对专业技术要求较高，但是我国目前大多数档案管理人员未曾达到专业要求，很多档案管理部门缺少专业人才，员工专业素质低，档案管理工作很多都停留在传统的工作方式上，对现代化办公的了解和接触太少。其次，数据库建设及管理人员、程序设计人员较少，这使得档案信息化建设程度仍然很低。

三、提高档案管理应用水平的有效措施

（一）全面强化档案管理应用设施建设。要想全面提高档案管理应用水平，推动我国档案管理事业快速发展，档案管理人员必须树立科学的档案管理意识。档案管理部门要加大对档案基础设施建设的投入。要配备成套的计算机设施，并安装专业的软件和与档案信息化管理相关的扫描、打印等设备。只有面向档案管理工作全面强化基础设施建设，才能不断提高档案管理应用水平，推进档案管理事业发展。

（二）强化档案管理工作人员技能素质建设。在科学技术快速发展的社会背景下，为了全面强化档案管理工作，管理人员要树立正确的档案管理思维，可以定期对档案管理人员进行培训，增强档案管理人员服务意识与责任意识。目前档案管理专业人员较少，甚至是通过简单培训就上岗工作，对网络技术了解较少，管理者可以招聘专业的程序设计人员或数据库管理人员，但是最好的解决方案是培养综合型档案管理人员，使之具备专业的信息操作技能，提高档案管理应用水平。

（三）重视档案信息资源的安全管理。档案信息是实现有效社会管理的重要信息资源，在强化档案管理体制建设方面发挥着重要作用，为了全面强化档案管理工作，要全面加强档案安全建设，要保障档案的安全，首先要提高档案管理人员的安全防范意识，同时要有相应的技术支持。作为档案管理人员，要有保密意识。在技术层面上，专业人员要为服务器安装安全级别较高的防火墙，对重要数据进行加密，为了防止数据的丢失，可以用光盘进行备份，防止重要信息流失，结合不同的技术工具加强对档案信息资源的安全防护，使档案资源管理应用水平提升。