提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策

2019-11-25金陵科技学院周克勤

办公室业务 2019年16期

文/金陵科技学院周克勤

决策可以分为经验决策与科学决策。科学决策是决策者为了达成特定目标，以获取的客观信息为基础，借助一定的理论、方法、工具等，对实现目标的诸因素进行分析、计算和判断，从而谋划和优选出合理方案的过程。企业任何一项决策，都离不开具体的信息。领导决策往往关系到企业发展全局的大事。企业领导要使决策符合市场和社会的变化，必须根据各方面的信息进行科学决策。现代社会信息量巨大，瞬息万变。领导信息掌握得多、快、准，才能赢得决策工作的主动权。这就需要秘书密切关注企业内外相关情况，尽可能全面、准确、及时地收集和处理领导决策所需信息。因此，企业秘书不但需要强烈的信息意识，而且需要不断提升各种信息工作能力，辅助领导进行科学决策。

一、广泛收集决策信息的能力

决策信息是决策活动的前提和基础。决策信息涵盖的范围很广，除了决策对象自身因素外，还包括影响决策活动的各种社会因素、自然因素。企业秘书应通过文件、期刊、报纸、网络、人脉等渠道收集领导需要的决策信息，应充分关注两类信息：

（一）企业外部信息。1.国家新颁布的与企业相关的法律法规信息，如《中小企业促进法》《反不正当竞争法》《环境保护税法》等。2.中央和地方政府颁发的政策信息，如产业政策、金融政策、税收政策等。3.上级行业主管部门的决定、意见、通知等指导性信息。4.国内外的经济科技信息，如国家经济发展战略、本地区经济发展规划，行业最新科研成果和技术工艺。

（二）本企业内部信息。包括基本信息、员工信息、生产信息、科技研发信息等。企业秘书要了解领导正在或将要决策的目标，使自己的信息工作具有针对性和实用性。秘书不能以自我为中心，而要站在领导的角度，对信息进行“换位思考”，考虑领导的需求，广泛收集有利于领导决策的信息。企业秘书要在工作实践中培养对信息的敏感度和判断力，收集有用信息和关键信息。

二、及时获取高质量决策信息的能力

现代社会信息更新非常快速。这就要求秘书增强信息工作的时间观念，时刻关注和获取决策对象所处内外环境的动态信息，如国家颁发的新政策、国际上的高新技术、原材料价格变化等信息。信息的质量决定着决策的质量。高质量的决策信息主要体现在可靠性、完整性两方面。

（一）可靠性。信息的可靠性是其指真实性和准确性。只有可靠的信息才能使决策建立在科学的基础上。倘若信息失真，就会导致决策失误，造成严重后果。秘书为决策者收集到的原始信息和加工后的信息均须真实准确。因此，秘书在决策信息的收集、加工上，应高度负责，实事求是，保证信息质量可靠。企业秘书要提高信息识别能力，善于辨别、校验、分析和判断信息的真伪。秘书要多方面确认信息的可信度。一般地说，直接从原始信息源获取的信息可信度高，而从间接渠道获取的信息，转换次数越少则可信度越高，转换次数越多则可信度越低；从自然事物中获取的信息一般较为可靠，如某地的山川、矿产之类信息；而社会信息具有不确定性，如“某单位员工的能力高”之类信息。秘书尤其要注意的是网络、自媒体的信息门槛限制较低，只要是合法的内容就可以发布，但合法不等同于可靠，应认真加以辨别、核实。

（二）完整性。决策信息的完整性，要求秘书兼顾正反两面信息，不可偏废，以便领导科学决策。企业领导在决策过程中既需要正常情况、成绩、经验等正面信息，又需要非正常情况、不足、教训等反面信息，才能客观把握事物的全貌和发展变化。秘书倘若报喜不报忧，就会使领导过高地估计积极因素，作出盲目、冒险的决策；报忧不报喜则会使领导犹豫于消极因素，贻误良机，作出被动、保守的决策。现代社会的复杂性、多变性，要求秘书多源头、多渠道地收集尽可能完整的信息。有时候一项决策失败，原因竟然是当初决策时未考虑到某方面信息，而这些信息其实并不难获得。因此企业秘书在辅助领导作决策时，必须考虑信息的完整性，明确需要哪些方面的信息，不可遗漏。

三、创造性整合决策信息的能力

决策的关键是信息的创造性整合。从信息的角度，我们可以将决策理解为组织或个人在特定目标指引下，经过对相关信息进行加工整合而创造性地提出解决问题的方案并作出最终决定的思维过程。企业秘书要能在众多冗余信息干扰下区分出有用信息，并辅助领导整合成有创造性的决策方案。秘书要根据实际，从大量信息中找到对企业决策有启发和有价值的信息，对决策信息先进行思考和分析，再提供给领导。秘书在工作过程中，应善于观察，勤于研究，发散思维，挖掘出带有全局性、前瞻性的信息。秘书应把繁杂的信息进行分类，以降低信息的复杂度，再依据类别对信息进行归纳及研究，从而得出信息中所隐含的新创意、新机遇。企业秘书在信息创新过程中不但要超越传统信息观念的固定模式，而且还要超越自我习惯的定式思维。秘书应时常运用逆向思维思考，发现问题关键，提出一己之见，拓宽领导决策的视野和思路。企业秘书提供信息只是基础型的辅助决策，而提出建议则是深化型的辅助决策。高级秘书还应利用有效信息构思和提出可行性的初步方案，供领导参考和选择。

四、反馈信息调整决策的能力

科学决策的过程是不断修改、调整的过程。企业的决策在其执行过程中，由于现实情况变化等原因，会出现一定程度的偏差。秘书应在决策实施过程中，及时了解来自各方面的反映，不断收集和反馈信息，分析原因，从而辅助领导不断修正和完善决策方案。

企业秘书要明白领导决策意图，熟悉决策内容和预期成效，了解实施步骤和环节，及时将决策效果反馈给领导。秘书要时时监测事物的发展变化，进行全面和迅速的信息反馈。当发现决策实施效果不符预期时，秘书就要对原有信息进行再分析、再研究，并且要收集新信息，辅助领导对决策方案及其实施进行调整，避免造成重大损失。比如，企业领导决定推出新产品时，会进行短期试销，获取购买新产品用户的反馈信息。这些反馈信息包括客户对新产品的质量、价格、款式等方面的意见和建议。秘书应将这些信息反馈给领导，作出相应调整，采取措施解决问题，从而推进决策的成功。

五、熟练运用信息设备和技术的能力

信息化时代的特征是信息量巨大，处理的复杂性增加。信息技术的不断发展对秘书提出了更高的要求。企业秘书应该紧跟时代发展，认真学习和熟练掌握各种先进的信息设备和技术，增强对信息收集、处理和利用的能力，辅助领导科学决策。

现代社会要求企业秘书能够借助信息设备和技术对文字、图像、声音、数字等传达的信息进行筛选、处理和运用，高效地辅助领导科学决策。企业秘书提升运用信息设备和技术的能力：首先，要全面学习计算机、多媒体技术、信息和网络知识。其次，要积极主动提高计算机操作能力、办公自动化设备运用等能力，能够以计算机和网络为载体，有效地进行信息资源的利用。再次，要能熟练地操作各种信息系统，包括部门管理信息系统、生产管理信息系统、科技管理信息系统、销售信息系统等，从而能够快速、准确地检索和使用信息。最后，要掌握以搜索引擎、微博、微信、QQ为代表的各类新媒体的运作技能，收集和处理各类信息。