提升企业档案管理水平的措施

吴春华

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-086-02

摘 要 企业在长期的发展过程中需要经常性地处理各类文件材料，长期以往，就形成了丰富的档案，这些档案是企业发展壮大必不可少的材料，所以企业必须加强档案管理工作，提高档案管理水平和效率，保证企业档案的准确性、时效性，为企业的长远发展提供可靠依据。

关键词 提升 企业档案 管理水平 措施

档案管理工作是企业发展的重要组成部分，随着国家经济的不断发展，企业在长期的发展过程中会不断产生大量的文件和材料，这些文件材料均记录了企业的发展全过程，具有不同程度的保存价值，是企业宝贵的不可再生的重要信息资源，能为企业日后的发展与壮大提供依据和参考，所以做好企业档案管理工作非常重要。但是，档案管理工作是一项长期且复杂的系统工程，需要从不同方面着手提升企业的相关管理水平，对此，本文将以企业档案管理水平为题进行探讨，提出相应的对策促进企业档案管理水平的提升。

一、企业档案管理工作问题分析

（一）领导不重视，档案工作基础差

目前，尚有不少企业的管理者对档案管理工作都不大重视，有些企业即使配备了档案人员，也是兼职的多，无稳定性可言。有些企业没有设档案室，档案只存放在档案人员的办公室里，造成了企业应有的文化和稳定的组织基础缺乏，档案室无法在企业的管理架构中稳固立足和强化发展。

（二）档案意识不强，归档文件质量不高

很多人对档案一知半解，不清楚归档文件的要求，文字材料使用圆珠笔等不耐久的材料书写，胡乱涂改文件，文件资料纸张不统一，装订不规范，随便摆放导致部分材料散失严重，对未归档的文件没有做好保管工作，造成了归档文件材料质量低。

（三）缺乏有效机制，档案管理混乱

由于企业缺乏可操作性指导文件，致使企业在生产运作过程中产生的大量文件资料没能按照要求整理和归档，部分文件还存放于个别人员手中。还有企业在破产改制过程中，没有把档案纳入清算工作程序，随意堆放仓库，处于无人管理状态。有些企业人员还随意复制档案文件，随意对外单位提供档案信息，致使档案资料随处可见，企业信息无保密可言。

（四）缺乏高素质人才，档案利用工作水平低

很多企业的档案管理人员基本上都是一些快退休的人员，或是被安置的人员，或是兼职人员，他们在收集、鉴别、保管档案时，都缺乏应有的档案知识和操作技能，档案服务意识也相对较差，提供利用工作常处于一种被动服务状态，使企业的档案利用价值降低，功能越来越弱化。

二、提升企业档案管理工作水平的必要性

无论是党政机关还是事业单位，企业档案管理工作对其来说都非常重要，它能让有价值的文件材料被更好地保存利用，为日后企业的决策制定提供可靠依据，促使企业不断发展壮大。要想有效发挥企业档案在本企业中的作用，必须要提升本企业的档案管理工作水平，保证企业档案工作的质量，对企业档案实行规范化和标准化管理，提高企业档案的利用率，加强企业档案的完整性、安全性，提升企业档案管理工作的整体效益，让其更好地发挥在企业中的参谋作用。

三、提升企业档案管理工作水平的措施

（一）加大宣传力度，增强企业人员的档案管理意识

要想有效提高企业的档案管理工作水平，首先需要企业的领导重视，加大对企业档案管理工作的宣传力度，增强企业人员的档案管理意识，让企业的各级人员都能认识到企业档案管理工作的重要性，配合做好未归档文件资料的整理及保管工作，从而促使企业档案管理工作人员充分发挥自身的主观能动性，遵守自己的工作职责，在做好自己份内工作的同时，积极参与到企业的档案管理工作中去，努力提升企业的档案管理工作水平和工作質量，并第一时间向上级领导汇报企业档案管理过程中的问题和管理成果，更好地发挥企业档案服务企业的作用。

（二）注重材料收集和整理，强化企业档案管理工作

其次，企业还要注重档案材料的收集和整理工作，让档案管理工作人员做好档案材料的收集和分类保存，并持续不断地扩大档案的收集范围。加强档案管理工作人员的管理意识，及时对企业在发展和活动中产生的重大事件、重大会议、重要研究成果、重要工作内容等材料进行整理。同时，档案管理工作人员还要加宽材料收集的渠道，认真做好各类档案的鉴别分类工作。企业各部门也要协助档案管理工作人员做好材料的收集工作，保证档案资料的收集渠道畅通，做到高效完善的收集整理工作，保证档案的准确性和时效性，满足日后企业发展的需求，为企业高层提供可靠的借鉴和参谋。

（三）加强制度建设，构建完善的企业档案管理机制

完善的档案管理制度能让企业的档案管理工作更加的规范化和标准化，并能大大地提高档案管理工作人员的工作水平和工作效率，从而有效提升企业档案的管理质量。因此，企业要结合自身的实际情况，加强档案管理制度的建设，建立符合我国档案法和相关行政法规的档案管理制度，以完善的档案管理制度来提升企业档案管理工作的可行性，从而达到理想的档案管理效果。在档案管理制度制定后，企业的管理层还要对其进行实施落实，严格要求企业人员按照制度执行，配合档案管理人员做好企业档案的收集和整理工作，保证档案管理人员可以按照工作制度进行规范操作，为企业档案工作的开展奠定良好的基础，避免档案在分类归档、管理利用过程中出现问题。

（四）提高企业档案人员的专业素质，打造高水平的档案管理队伍

企业档案管理人员的专业素质也会对档案管理工作带来影响，如果档案管理人员专业知识不扎实，就容易出现把分类搞错、材料收集不完整就归档等等问题。要想有效提高企业档案管理工作的质量和效率，提升企业档案的管理效果，企业应当加强档案管理人员的专业素质。首先，企业要保证所选用的档案管理人员具有扎实的档案管理知识、熟练的档案管理操作技巧、良好的职业道德素养、健康的政治思想。同时，企业还要加强对档案管理工作人员的培训，除了要对其专业知识和操作能力进行培训之外，还要加强档案管理工作人员的责任意识、职业操守、职业热情，拓宽其知识视野，为提升企业档案管理工作的整体水平，打造出一支复合型、高素质、高技术的档案管理队伍。

（五）加快企业档案工作信息化，提高企业档案利用水平

目前，信息技术的飞速发展使得电子自动化已被广泛地应用到各个行业中去，企业档案管理工作也不例外。所以，企业要紧抓这一机会，加快实现档案工作的信息化，建立完善的企业档案数据库，以此来提升企业档案管理工作的质量和效率，减少企业档案工作方面的人力资源浪费。同时，企业档案管理人员还要编制专题目录、索引、概要、指南等快速检索工具，以信息化的档案管理来加快档案的整理、分类、保存、检索等环节，让其同自动化的办公软件进行有效衔接，减少文件材料在归档过程中的繁琐步骤，降低档案管理工作人员的工作强度。且信息化的企业档案工作让档案目录的检索变得更加快速、方便，能极大满足企业不同层次的档案利用者的需求，提高企业档案的利用水平，更好地为企业发展服务，发挥企业档案管理工作的价值。

四、结语

企业档案管理工作对企业未来的发展来说极其重要，它能有效满足企业发展壮大的需求，所以企业应当重视档案管理工作，从各方面入手提升自身的档案管理工作水平，提高档案工作人员的档案管理意识，发挥档案管理工作的作用。

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