OA系统在医院管理中的应用探索与思考

古林林

中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-082-02

摘 要 办公自动化（office a utom a tion，简称OA）系统是将现代办公管理思想与计算机技术相结合的一种新型办公方式，是医院信息化建设的重要一环，为加快医院信息化建设，提高整体管理水平和人员办公效率，我院引进了OA系统。本文以OA系统在驻马店市中心医院的实施及使用经验为依据，总结了OA系统在我院的具体实施步骤以及实施经验，在提高工作效率、规范办公流程、实现院内各科室间信息共享、提高整体凝聚力，降低办公成本等方面给我院行政管理带来的重大提升，以及OA系统目前存在问题，希望能给准备引入OA系统以及正在实施OA系统的医院以指导，给软件厂商提供软件今后的优化改进方向。

关键词 OA系统 医院管理 应用探索

近几年来，伴随着医院规模的不断扩大，职工数量不断增加，院领导政令的上传下达变得原来越繁琐，若采用传统手工传递文件的方式，不但耗费时间长，效率低，成本高，而且还经常会出现领导难找、审批太慢、浪费纸张、文件丢失等问题，所以迫切需要引进办公自动化软件，尽可能充分地利用信息资源，优化办公流程，实现信息交流共享，提高医院的办公效率，降低管理成本。我院于2017年8月正式启用了自动化办公系统，使用两年多以来，系统运行顺畅，使用范围广，在全院上下取得了一致好评。

一、办公自动化系统概述

我院OA系统采用B/S结构，SQL SERVER 2008数据库，数据集中管理，实现了信息的高度共享。工作站只需要配置IE8浏览器，输入网址发送桌面快捷方式，安装方便快捷，使用界面操作简单.极大提高了工作效率。

系统由平台和模块组成，平台提供基础的功能，包括医院基础办公、行政后勤应用、医院特色办公、基础配置，各模块提供了具体的功能，例如医院基础办公包含有信息中心、通知管理、事务审批、内部邮件等模块，基础配置包含部门管理、用户管理、权限管理等模块，系统实现专人专用的用户名密码.保证信息交流的准确性、透明性。其中权限设置-角色权限设置模块等权限控制可根据人员分工细致划分，保证了系统的安全性和可靠性。

我院OA系统还有效实现了移动办公的要求，手机客户端提供了邮件、通讯录、事务、日程、通知、问卷、信息中心、个人排班等功能模块。即便不在医院或者出差在外地，也能及时提交审批事务，了解到醫院的最新动态，与在办公室一样高效率地处理事务。

二、OA系统在我院的实施推广

项目实施方案、项目领导小组人员选择、高层管理人员的支持等都关系着项目的成败，如果实施不好可能会导致项目延期交付，甚至一直无法顺利交付，应用效果不理想。为了顺利推进OA项目实施，我们遵循先易后难、先共性后个性，先提高上线率、提高黏着度再深化应用的原则，先启用信息中心、通讯录、我的邮件等功能模块，最后再启用最主要的事务审批模块。

（一）系统前期准备

软件实施人员一入场就立即跟医院信息科共同组建了项目实施小组，2017年5月25日项目实施小组组织信息科主管院长以及各职能科室科长开了一个项目启动会，主要向各科科长介绍即将上线的OA系统的主要功能模块，实施计划以及各部门需要配合的工作等，希望各科室能够配合接下来的需求调研工作，这个会议为接下来逐个科室的顺利走访奠定了基础。需求调研期间，对于每个科室首先让他们了解系统能完成的功能，然后收集他们需要用到的功能，以便以此为依据给科室的每个成员分配权限，最后收集科室日常工作要用到的表单，分析哪些能实现电子化，哪些不能，如果不能怎样改进，如果能怎么优化流程。

（二）系统数据准备

为系统导入基础数据，包括人员职称信息、职务信息、部门信息、联系方式以及人员基础信息等；根据需求调研结果给每个人分配用户权限，对于有特殊需求的用户单独分配权限；软件实施工程师对信息科软件负责人培训软件的整体功能，重点培训表单制作方法，并让他承担一部分科室的表单制作工作，为软件验收后医院信息科独立的维护管理做准备。

（三）用户培训

系统能否在全院范围使用，使用效果如何，用户培训至关重要。项目实施小组首先给信息科全体职工进行培训，培训内容包括软件基本使用方法以及科室日常使用常见问题处理方法，以便于信息科每个工作人员在遇到用户提出的OA系统使用方面的问题时，都能及时处理；然后给各科室信息联络员培训系统使用方法，采用PPT加现场演示的方式，同时让信息联络员回科室后给科室其他人员进行培训；为了让管理人员能够全力支持OA系统的使用，对中层干部组织了两场专门的培训，对于操作不熟练的主任或护士长，实施小组成员到科室对他们面对面的实施培训。对于主要领导干部则主要采用面对面多次重复方式进行培训。把OA培训手册上传到OA系统中，只要能登录进入OA系统有时间就可自己下载学习。

（四）管理人员助力OA实施

OA系统在我院全面使用之后，主要领导干部对于拿来的纸质审批单，要么给予拒批要么给予警告（下次再拿来纸质的审批单就不批了），就这样中层领导干部以及医院员工有些不愿意用系统的，也不得不主动学习OA系统的使用方法，而信息科就是不分昼夜、不分节假日、不厌其烦的对他们进行随时随地的培训，让使用人员觉得OA系统使用起来确实很方便，从被动使用逐渐变为主动使用。

三、OA系统在我院管理中发挥的的主要作用

（一）提高了办公效率，降低了办公成本

OA系统的使用，使得许多跨部门重复性的文件传递、事务审批、内部联系等日常办公事务，都可以在电脑前、手机上实现。原来需要传递到各科室的文件，逐个科室发完可能需要几天，现在上传到OA系统中几分钟就能搞定；原来各种培训必须要到现场，现在培训资料发到网上，员工抽时间就可以自行学习；以前找领导签字，总是很难找到人，一个单子审批下来不知道要跑多少趟腿，现在在OA系统上发起流程后，可随时查看审批流程，不用跑腿电话就可解决；……。 OA系统的使用不仅简化了办公流程，提高了办公效率，也免去了纸质文件在各部门、员工间的传递，现在只需要打印需存档纸质文件即可，大大降低了纸张消耗和通讯费用，医院行政办公和管理成本明显减少，最终提高了整体经济效益。

（二）规范了医院办公管理流程，提高了整体行政管理水平

医院领导制定的管理规定和办公流程，在传统手工操作下，由于各種因素而无法完全落实，OA事务表单的制作过程就是落实医院管理规定，规范办公流程的过程，表单的应用使事务流程更加透明，增强了办公事务的追踪、控制能力，大大减少了工作中的人为失误，提高了执行力，使医院管理更加科学化、规范化和制度化，整体行政管理水平又上了一个新台阶。

（三）促进科室成员间的交流，最大程度实现各科室间的信息共享，方便了信息查询

医院日常管理不但涉及人事、财务、公文和资产等必须的行政活动，而且还涉及科研、医疗、教学、护理等业务活动，因此每天会产生大量的工作流信息。根据医院实际工作需要，在医院门户上设立了医院动态、通知公告、党政公开、手术排班、医疗工作、护理工作、常用链接、常用下载8个公共栏目，使得医院的政策文件和管理规定能够及时发布，促进科室成员间的交流，最大程度实现各科室间的信息共享。根据各科室办公需要，设立了院办、医务科、人力资源科、药学部、感染管理科、护理部、医学装备部、医保办等各类科室信息平台，有效地将医院的各类资源整合在统一的平台之下，方便了信息查询，提高了医院的整体的反应速度和决策能力。

（四）移动办公让随时随地办公成为可能

手机端0A系统通过手机网络接入，打破了业务处理对环境、空间和时间的要求，提高了事务的响应速度和员工工作效率，增加了沟通途径。外出人员通过手机，就可随时随地处理审批事项，进行信息查询。医院的各项办公及审批事务可以在最短的时间内处理完成，各个部门的衔接更加顺畅和高效，内部响应速度的提高，有效保证了医院对患者的服务水平和服务质量。

四、办公自动化系统存在问题及改进意见

（一）数据字典信息成为孤岛

由于OA 系统数据字典没有与我院的综合运营管理系统（简称HERP）做对接，造成系统中的人员、科室、职称等数据字典成为孤岛，目前只能在OA 系和HERP系统上分别维护一套并行的科室以及人员字典信息，这无疑给各系统间基础字典信息维护的及时性和准确性带来了一定的风险。

（二）与其他系统整合不到位

除了OA系统，医院还应用有其他的医疗、管理系统，例如无纸化病案管理系统、随访系统、HERP系统、传染病上报系统、感染实时监控系统等，为了方便职工登录，将这些系统的网址链接放在了OA 常用链接模块，但是点击进入后还需要输入用户名和密码，仍然不够便捷。

（三）有可能造成机密文件泄漏

在医院门户、科室门户模块中上传的文件全院都可以看，无法限制指定人员或者指定IP网段查看，因此一些重要的机密文件上传到OA系统中后存在一定的泄密风险；OA内部邮件模块可以实现内网与内网、内网与外网以及外网与外网间的邮件传输，这其中可能会流转一些重要保密文件，因此同样存在安全性问题，该问题应该引起重视。

（四）内部邮箱数据存储量小，需定期清理

由于内部邮件使用较为频繁，而且个别传输文件较大，导致OA 数据库系统的存储压力也较大。虽然我们将上传单个文件的大小限定在60M 以内，同时，在邮箱存储量超过100M 后，系统提示邮件已满，无法接收或发送邮件并需要删除历史邮件，但是职工们经常要求扩容邮箱容量并保留历史邮件内容，这种需求与存储之间的矛盾日渐增长。

随着OA系统的不断深入使用，我院的行政管理水平有了很大提高，综合服务水平也得到了较大的提升 。但是办公自动化系统还存在一些共性的问题，有待进一步优化，希望本文能给准备引入OA系统以及正在实施OA系统的医院以指导，给软件厂商提供软件今后的优化改进方向。

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