事业单位新聘人员人事档案管理工作研究

张静

中图分类号：F243 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）9-080-02

摘 要 我国作为一个社会主义国家，事业单位是由国家相关部门成立的，是由国家财政支持，承担着相关社会职能的单位，事业单位的发展对于我国的经济社会发展有着至关重要的影响，所以我国一直以来都十分重视事业单位的建设和发展问题。随着市场经济体制的逐渐健全，我国事业单位的改革也进一步深化，其中人事档案管理工作作为事业单位的重要基础管理工作，其质量会影响到事业单位的人员调动和工作的正常开展，影响事业单位职能的正常发挥，特别是对于新聘用的人员，人事档案管理工作尤为重要。所以本文就对事业单位新聘人员的人事档案管理工作进行重点研究，促进事业单位工作的正常开展。

关键词 事业单位 新聘人员 人事档案管理

事业单位在我国经济社会发展中的地位是毋庸置疑的，特别是随着我国市场经济体制的不断健全和发展，事业单位的发展也面临着改革，事业单位的很多管理工作和相关职能都在不断调整，这对事业单位在新时期的发展提出了更高的要求。在事业单位的众多管理工作中，人事档案管理工作是其中比较基础的工作，该工作直接关系到事业单位的人事调动和职能的正常发挥。针对新聘人员，事业单位必须要对其进行有效的人事档案管理，加强对新聘人员的了解，使其正常入职，迅速开展工作，促进新聘员工工作的有效开展。

一、事业单位新聘人员人事檔案管理存在的问题

（一）聘用前

事业单位对于我国经济社会发展的重要性，使得事业单位的招聘也愈发受到重视，每年的事业单位招聘，对于应届毕业生和待就业的人员来说，都是一项极大的招聘活动，我国每年事业单位的报考人数也在逐年增多，这给事业单位的招聘带来了很大的压力。我国事业单位的人才招聘是有着严格的规范和流程的，会给所有的应聘人员设置一个统一的招聘流程，对其进行统一的素质考核，然后将考核通过的人员安排在相应的单位和岗位上，对其进行聘用。在该过程中存在着一个比较明显的问题，所有的事业单位部门考核的内容是一致的，也就是会对应聘人员进行素质的统一考察，却并没有根据相关部门和岗位的具体工作要求进行针对性的考核，整个招聘流程比较简化和概括，缺乏针对性，这样招聘到的工作人员很多无法适应工作岗位。

另外，事业单位在进行招聘时，会对所有的应聘人员进行人事档案审核，审核其档案资料，了解其政治面貌、过往经历和能力素质等，可是一些事业单位会觉得这一过程不必要，所以就忽略了，擅自简化了应聘审核流程，导致了整个招聘工作的规范性降低，同时还会在一定程度上影响到应聘人员的素质。

最后，事业单位人才招聘的程序比较多，所以该过程中需要处理的人事档案资料也比较多，事业单位的人事档案管理部门需要进行档案资料的交接和管理，工作量比较大，很容易出现混乱，这给事业单位人事档案管理工作增加了难度。

（二）聘用后

事业单位在进行新聘员工的人事档案资料管理时，在办完聘用手续之后，就需要为其建立档案并接收档案资料，将其入库、管理，而这一过程中很容易出现问题。由于新聘人员的人事档案资料需要从其他机构获取和接收，所以可能在该过程出现档案资料缺失或整理不规范的情况，一些档案资料的内容并不规范，这样事业单位就无法对其进行有效接收，而在人事档案资料基础上进行的新聘人员人事调动和岗位安排也会受到影响，对其后期的工资和职称变动也会带来不利。

另外，在聘用后，如果新聘员工的人事档案资料不规范或不完整，那么人事档案管理部门的工作人员还需要对其进行后期的整理和完善，这又是一项极其复杂的工作，会增加工作人员的工作量。

二、事业单位新聘人员人事档案管理的要点

我国事业单位在开展新聘人员的人事档案管理工作室，为了保证其质量，可以将工作的重点集中在聘用前、聘用时和聘用后三个阶段上。

（一）聘用前

首先事业单位在正式聘用员工之前，需要先了解其基本的人事档案资料，了解其基本信息，做好档案审查，要在正式聘用之前看到应聘人员的人事档案资料，并对其完整度和标准性等进行初步审核，审核通过之后才能正式聘用。在正式聘用之前，事业单位对应聘人员的人事档案资料只能是借阅，同时还必须要严格遵循相关的人事档案资料转接流程，向档案的转递部门出示公函，表明身份，同时对答案资料转接的原因、时间和转接方式等进行明确，不能随意查看，在档案转接的过程中，要安排专门的人员进行传递，防止档案资料丢失或损毁，在使用结束之后，需要及时归还，如果已经决定聘用，还需要向传递机构出具证明。

在正式聘用前的人事档案管理，主要是为了加强对应聘人员的了解，对其进行政治审核，审核期材料的真实性和政治倾向，了解其道德素养和社会关系，对应聘人员进行全方位的了解，确定其实际条件，能够满足事业单位的招聘要求。政治审查是事业单位人员招聘中必不可少的重要环节，政治审查必须要严格遵循相关的规范和流程进行，在审查结束之后，才能够在单位内建立员工档案。

（二）聘用时

如果事业单位对应聘人员的审查和考核通过了，这时就可以正式聘用，而在这时就需要对其进行建档，在事业单位内部建立起员工档案，将其所有的人事档案资料转接到事业单位中，对其进行整理和归档。在该过程中，人事档案管理部门必须要对新聘人员的所有档案资料进行严格审核，审核其完整性和规范性，然后遵循规定进行整理。

在新聘人员聘用时的人事档案管理工作中，管理人员经常会发现新聘员工的相关资料不齐全，而事业单位要求所聘用的员工，其人事档案资料必须要完整和真实，尤其是学历证明、入团入党的证明材料和学习经历等材料，必须要齐全。这时就需要及时通知新聘人员，通知其根据相关的制度规范，合法追回缺失的材料。

（三）聘用后

事业单位的人事档案管理是一项长期的工作，在聘用了新员工之后，还需要在其后期工作中持续进行人事档案管理，而这时的管理工作主要集中在人事档案的保管上，管理部门的工作人员必须要对所有新聘员工的档案进行统一的整理、归档和保管，既要做好纸质文件的交接和保存，同时还要做好电子档案的建档和管理，在该过程中必须要做到保密，不能随意泄露，如果需要调阅人事档案，则必须要有相关部门领导的签字证明才行。在新聘人员入职之后，随着其工作的不断开展，会产生更多的档案资料，这时就需要档案管理人员对其进行收集、甄别和管理，丰富员工的档案。

目前计算机技术和信息技术在事业单位的工作中得到了有效的应用，所以事业单位在开展新品人员的人事档案管理工作时，可以借助相关技术进行档案的信息化管理，加强对电子档案的利用。

三、提高事业单位人事档案管理质量的有效策略

（一）加强对人事档案管理工作的认识

人事档案管理制度对于事业单位发展的重要性要求，我国事业单位必须要强化人事档案管理工作，而首要的就是加强对人事档案管理工作的认识，要求事业单位的领导必须要真切认识到人事档案管理工作的重要性，端正工作态度，将人事档案管理工作作为事业单位的日常管理工作内容，并对人事档案管理工作的相关人员进行教育，使其也能够端正工作态度，在工作时认真负责。另外，事业单位领导还需定期了解人事档案管理工作的情况，可以制定一些激励措施，激发员工的工作积极性，同时还要加大人事档案管理工作中的人力、物力投资，为其提供足够的支持。

（二）提高人事档案管理人员素质

人事档案管理人员的素质对于该工作的质量会有着直接影响，所以提高人事档案管理人员的素质就是提高工作质量的有效方法。我国事业单位需要对人事档案管理人员进行培训，使其掌握更加先进的人事档案管理理念和工作方法，尤其是要使其掌握信息技术和计算机技术，将其熟练应用学人事档案管理工作中。事业单位想要提高人事档案管理人员的素质，还可以进行外部招聘，招聘一些更高素质的人才从事人事档案管理工作。

（三）完善人事档案管理制度

完善的管理制度能够保证人事档案管理工作的顺利开展，保证其规范性，所以事业单位需要完善当前的人事档案管理制度，要根據我国的社会形势以及事业单位的发展要求，制定出更加可行的合理的人事档案管理制度，对原有的制度进行补充和完善，对于其中一些工作规范类的要求，则要更加详细和明确，从而达到有效的规范和管理效果。

（四）完善人事档案管理技术

信息技术和计算机技术的发展给事业单位的人事档案管理工作提供了更多的便利，对于提高人事档案管理工作的效率和质量有着积极作用。所以在我国事业单位开展人事档案管理工作时，可以完善人事档案管理技术，引进各种先进的信息技术和计算机技术，促进人事档案管理工作向着信息化和数字化的方向发展，建立电子档案，保证人事档案的安全性和使用便利性，提高人事档案管理工作的质量。

四、结语

综合上文内容可以得知，随着我国社会主义市场经济体制的不断发展，我国事业单位的发展也面临着新的形势，事业单位的升级和改革正在如火如荼的开展，自然事业单位的管理工作也会受到影响。在事业单位的众多管理工作中，人事档案管理是其中的重要基础工作，对事业单位人力资源的调配和使用会产生直接影响。而对于新聘员工来说，事业单位往往对其不够熟悉，也无法准确进行岗位安排，只能加强对其在聘用前、聘用时和聘用后的人事档案管理，帮助事业单位领导了解新品员工的素质和能力，对其进行合理的岗位安排，使新品员工能够迅速适应岗位，正常开展工作，保证事业单位职能的正常发挥。

参考文献：

[1]袁玲.事业单位新聘人员人事档案管理工作探讨[J].人才资源开发，2019（16）：11-13.

[2]冯凯.事业单位编制外人员人事档案管理存在的问题及对策[J].黑龙江档案，2018（04）：49-50.

[3]徐振业.浅谈事业单位聘用人员人事档案的管理尝试[J].办公室业务，2017（04）：147.

[4]张晓莉.简析事业单位聘用人员人事档案的管理[J].办公室业务，2017（01）：129.

[5]许诺.对事业单位新聘人员人事档案审核工作的几点思考——以东海航海保障中心为例[J].人力资源管理，2016（08）：246.

[6]彭兆伟，高亮，薛晓明.事业单位聘用人员人事档案的管理研究[J].城建档案，2015（09）：71-72.

[7]赵树阳.浅谈事业单位聘用人员人事档案的管理[J].中国职工教育，2014（18）：126.

[8]马璇，李新建.浅谈事业单位聘用人员人事档案的管理[J].科技信息，2012（23）：231.