管理理念视角下创新高校图书馆档案管理模式探讨

2019-11-24

办公室业务 2019年20期

一、管理理念视角概况

“理念”，顾名思义，即理性的概念。“管理理念”即管理在理性方面的概念。“管理理念”的提升就是对管理的进一步认识，简而言之，就是对管理的重新定义。中国人做事情讲究“天时、地利、人和”的条件，讲的就是要把行动的目的和环境协调起来。企业生存和发展的社会环境可以包括政治和经济制度、市场（产品、劳动和资本）以及人的观念等等。企业和社会环境之间存在着互动发展的关系。每个企业必须根据自己的具体情况和实际所处的环境来决定各自的发展目标。

二、创新高校图书馆档案管理模式的必要性

（一）社会发展对高校图书馆档案管理提出新要求。现如今，社会经济的迅猛发展和科学技术的日新月异，对高校图书馆档案管理工作的开展提出更高层次的要求。传统意义上的档案管理模式已经不能满足高校图书馆管理需求，再加之部分档案管理人员工作意识薄弱，自身素质有待提升，学生在对相关档案进行提取查阅时，需耗费大量的时间、人力、物力，没有将便民、利民、惠民的政策理念落到实处。社会经济的快速发展要求图书馆档案管理工作朝着高效化、精准化方向发展，在对相关档案进行查找时精准定位，坚持快、准、稳的原则，确保档案资料在第一时间被找到。

（二）图书馆管理模式的创新性要求。图书馆作为高校的知识宝库，藏书量多，借阅人员广，因而，对借阅人员信息进行登记存储，并将其以档案形式保存是工作开展的最佳路径。近年来，伴随着科学技术的蓬勃发展，图书馆管理模式也需要不断更新，与时俱进，结合本馆实际发展情况，在服务模式和信息存储方面更注重创新性。档案管理作为图书馆管理过程中的重要一环，更需要以创新为纲，立足实践，做好创新发展的重要一环，继而为图书馆管理模式创新发展助力。

三、创新高校图书馆档案管理模式中存在的问题

（一）部分档案管理工作人员工作意识薄弱。档案管理工作人员在档案管理工作开展中占有举足轻重的地位，是档案管理工作开展的主体。倘若档案管理人员树立积极的工作意识，保持良好的工作作风，秉持认真负责的工作态度，那么档案管理工作质量和效益将大幅度提升。倘若档案管理工作人员思想涣散，精神不集中，那么将使档案管理工作的开展质量和效益大打折扣。从目前发展情况来看，部分档案管理工作人员思想意识薄弱，在工作中表现出一副慵懒散漫的工作态度，究其原因，则在于其对档案管理工作认识较少，对其重要性认识不足，从而在工作中表现出一副涣散的态度，从而与工作预期要求相差甚远。

（二）档案管理有失规范。高校图书馆档案管理工作的稳定持续开展，需要档案管理工作人员树立严谨的工作作风，并在工作流程内行事，按照制度要求做好本职工作。但是从目前发展情况来看，部分档案管理工作人员在实际工作中并未按工作流程行事，无视规章制度，以自我为中心，我行我素，导致档案管理工作在实际操作中呈现出杂乱无章状态。档案管理工作的开展需要对档案进行分类别储存，分年限放置，然而实际情况却不容乐观，不规范的工作方式导致档案查找困难，耗时耗力，为日后工作开展带来诸多负面影响，在很大程度上降低了工作质量，延缓了工作进度。

（三）档案电子化进程有待完善。科学技术的日新月异使我们迎来了电子化、信息化时代，信息技术依托各种电子产品，将其优势性能充分呈现在民众面前，因此，在对高校图书馆档案进行管理时引入信息技术是大势所趋，有利于提高档案信息的查阅速度，同时也有利于提高其查阅信息的精准度。然而从目前发展情况来看，电子信息技术在高校图书馆档案管理工作中虽有引入，但是应用范围较小，档案管理工作电子化进程相对较慢。再加之，部分档案管理工作人员科技素质薄弱，在电子信息技术操作方面漏洞百出，科学素养有待提升，这在很大程度上影响了档案管理工作的电子化进程，也为科学技术在图书馆创新管理中的应用带来诸多弊端。

四、创新高校图书馆档案管理模式的策略

（一）档案管理工作人员要转变自身工作意识和态度。针对部分档案管理工作人员思想不集中，精神涣散这一问题，需要高校图书馆负责人予以高度重视，对思想涣散不集中的档案管理工作人员进行谈话，问其究竟，帮助档案管理工作人员走出思想上的困境。同时，图书馆档案管理人员要树立严谨踏实的工作态度，保持认真负责的工作作风，秉持对自己负责，对工作负责，对他人负责的工作原则，将手头工作做好，将自己的精力和重心转移到档案管理工作中来，并在工作中实现个人价值和社会价值，增强自身幸福感和满足感，激发自身工作中的主动性和积极性，为图书馆创新管理模式的发展开启新道路。

（二）档案管理工作的开展要按规章制度行事。针对部分高校图书馆档案管理工作流程不规范这一问题，需要档案管理工作人员对自身行为进行纠正。学会照镜子，每日三省吾身，扪心自问，今日工作是否按规章制度行事，工作行为是否在流程范围之内，倘若有不足，明日将如何纠正。当然，也要根据档案的时限和类别对其进行合理归纳和分类，从而使其在查阅时间内可以做到快速精准定位，缩短查找时间，将“以人为本”的理念落到实处，更好地为师生发展服务。与此同时，也为图书馆创新管理模式健康持续开展提供保障，继而更好地为高校建设发展作出应有的贡献。

（三）加大培训力度，加快电子化档案工作进度。高校图书馆档案管理模式的创新性发展需要将科学技术与档案管理工作有机融合，将电子化信息化技术引入档案管理工作中来，这是高校图书馆管理模式创新发展的必经之路。因此，图书馆管理负责人要加大对档案管理工作人员的培训力度，定期组织培训或开展专家座谈会，亦或与兄弟院校之间互磋技艺，在交流沟通中增强图书馆管理工作人员的科学技能和科技素养，从而打造一支素质高、本领过硬的专业化档案管理工作队伍。与此同时，档案管理工作人员也要积极主动学习，用科技知识和技能武装自己、充实自己，从而使自身技能与岗位发展需求相匹配，继而为工作的开展作出应有的贡献。