当前人事代理人员人事档案管理工作问题

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

人事代理是指政府人事部门所属人才交流服务机构依法接受单位或个人委托，为其提供人才人事管理服务的代理制度。如今，人事代理机构已经成为最重要的人才储备库。不过随着人事代理业务的递增和人才流动幅度的不断加快，人事代理工作的难度也不断加大，人事代理工作中也出现了许多亟待解决的问题。

一、人事代理人员人事档案管理工作问题

（一）制度有待健全。结合实际来看，管理制度不健全，是影响我国人事档案管理工作的一个重要问题。如日常人事档案管理、补充和更新制度都不完善，而且，人事档案管理合作机制也相对欠缺，所以，在人事代理工作中，存在着人事代理机构与用人单位职责模糊、衔接不畅等问题。如在人事档案收集、整理、归档和政审工作中，人事代理机构与用人单位经常相互推诿，出现问题后则相互指责，这必然会造成两者在衔接工作上出现断层，影响人事代理工作的效率。在这样的情况下，建立一套系统而合理的人事档案管理制度，已经成为刻不容缓的大事。

（二）管理方法滞后。人才交流服务机构肩负着确保人事代理人员个人信息资料安全和完整的责任，这也是人才交流服务机构有效落实代后服务的前提条件。但是，当前我国人才交流服务机构的服务范围十分宽泛，绝大多数人才交流服务机构存在人手不足、设备老化、手段落后等问题，许多人才交流服务机构在人事代理服务工作中采用的都是传统的管理方法，许多代理人员在人事档案管理中，都没有对档案进行分类和有序整理，也没有将人事档案材料进行打印装订，所以许多人事档案材料的编号非常混乱。受此影响，人才交流服务机构的信息管理和更新工作质量相对较低。

（三）档案资料不全。人事代理工作实行的是合同管理，即人事代理单位或个人依据合同，将代理人员信息和材料交由人才交流服务机构管理，由人才交流服务机构负责档案管理工作。但是，许多单位、个人的档案资料在归档时都存在档案手续不完备，内容错误、材料不完整等问题。由于管理制度不严格，在合同期满后许多单位、个人，尤其是大学生由于地域流动，根本无法及时去人才交流机构办理续贷手续，所以，“死档”和“空白档”的数量也越来越多，人事档案的完整性缺少保障。

二、人事代理人员人事档案管理工作的建议

（一）完善管理制度。要想解决人事档案管理工作中存在的各种问题，首先要完善人事档案管理工作制度，以确保人事档案管理工作和谐有序进行。当前人事档案管理制度建设的重点是，建设一套科学的人事档案委托保管制度，明确人事代理机构和用人单位的职责，要求人事代理机构和用人单位加强沟通，分工负责、共同做好人事档案鉴别、整理和政审工作；建立电子档案管理制度包括人事档案资料收集、入档制度，人事档案管理奖惩制度，打通链接人事档案代理业务与人事系统内部各业务的信息渠道，促使人事档案管理工作更加高效、透明。根据人事档案管理工作的需要，人才交流服务机构要建立一套科学合理的人事档案管理系统，加强人才交流服务机构的硬件设施建设，加大网络化信息管理体系建设，同时建设一支专业的人事档案工作队伍，并根据科学化、精细化管理需求，制定人事档案管理队伍发展规划，开展人事档案管理队伍培训和教育活动，提高人事档案管理工作人员的职业素养和工作效率，让人事档案发挥出最大作用。

（二）实施科学管理。在人事档案管理制度完善、设施齐全的基础上，人事代理机构要完善配套政策和措施，对人事档案进行科学管理。如人事代理机构要根据市场和社会发展需要，规范、统一人事代理合同，简化续代手续，统一人事档案管理表格，严格人事管理工作流程，这样可以实现人事代理的互通互认，为人事代理异地转移提供有力支持。如人事代理机构要根据市场需求，丰富人事档案的内容，实现人才交流服务中心档案管理多元化，便于政府、企业对人才流动和管理情况有所了解，为政府进行宏观调控提供档案支持。此外，在“互联网+”时代，人事代理机构要以“人事档案网络化”为目标，加大人事档案管理投入，借助现代信息管理技术开发先进的人事代理数据软件，完善人事档案资源，构建与企业的联动机制，依据不同企业的需求，为其提供更加便捷的档案检索服务，以提高人事档案的利用率，加速社会化公共服务进程。

（三）确保档案的完整性。人事代理人员人事档案的完整性，是确保档案工作的服务性、政治性的基础。随着个人生活、工作经历的增加，人事档案也要出现变化。所以，在新的历史时期，人事代理机构要根据社会发展需要，以档案收集和存放为人事代理人员人事档案管理工作的重点，规范档案进、管、出流程，制作档案宣传手册，提高单位、个人的档案意识，要求单位或个人按照人事档案管理规定递交有关材料，及时更新、补充档案材料，做好档案搜集工作。如有的单位在人事档案管理方面存在马虎心理，所以他们提交的许多人事档案资料信息散乱，残缺不全，为此，人事代理机构要加强人事代理相关部门的监管力度，根据国家人事制度和人事档案管理法规，完善监察部门的监察方式，推进人事档案管理规范化和标准化,经常进行人事档案管理工作情况汇报和总结，及时发现和解决人事档案管理中存在的问题。通过人事档案管理问题整改以及后续跟踪追查，提高相关单位、相关人员的档案意识。

（四）提高人事代理人员的综合素质。在新的历史时期，人事档案管理工作的内容越来越复杂、宽泛，这也给人事代理人员的综合能力提出了更高的要求。结合实际来看，只有那些工作细心、责任意识强、专业能力突出的工作人员，才能胜任人事档案管理工作需要。所以，人事代理机构要从以下几点做起，提高人事代理人员的工作能力和思想素质：首先，立足于内部招聘和人才培养机制，选聘专业的人事代理人员，适当提高人事代理人员的薪资待遇，改善他们的工作环境，用制度和环境留人。其次，开展岗前培训，通过档案法律法规和基础知识、操作流程学习、培训，提高人事代理人员的综合能力，为人事档案管理工作打好基础。再次，规范人事档案管理程序，完善人事代理模式，科学进行调配，由责任心强、业务素质好的人员负责档案管理工作，确保人尽其才。在此基础上，实施监督考核和奖惩机制，激发人事代理人员的工作热情，鼓励他们为单位、个人提供高质量的档案服务，以减少“死档”和“空白档”的数量，确保人事档案资料完整、规范。