新媒体视角下高校档案管理工作初探

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

随着新媒体技术的发展，“互联网+”时代的到来，使得新媒体平台成为人们获取信息的重要渠道。在这种背景下，认清新媒体环境给高校档案工作提出的挑战，并提出应对之道，是高校必须要思考的问题，也是提高高校档案管理工作质量的要求。

一、新媒体环境下高校档案管理工作面临的挑战

如今，大数据和新媒体技术已经在各行业得到了广泛的应用，许多行业都基于新媒体应用而进行了管理和服务创新。但是，新媒体是一把双刃剑，新媒体环境下的高校档案管理工作也面临着前所未有的挑战。如在新媒体环境下，高校档案管理工作中产生的档案数量和种类更多，许多档案材料都不符合传统的档案归档要求，游离于传统的档案管理范围之外，而一些高校的档案办公设备和系统还处于由传统办公方式朝自动化过渡的阶段，还不具备处理信息携带功能材料的能力，所以许多档案无法及时归档、存储。与传统的纸质档案相比，新媒体环境下形成的档案资料更新速度更快，许多档案都很容易被修改、损坏和删除，这也加大了档案管理工作的难度。此外，新媒体环境也给档案管理带来了挑战，学生档案的私密性与新媒体环境的公开性、交互性有一定的矛盾，如何在提高档案甄选效率的同时，提高档案资料安全，是高校在档案管理工作中必须要关注的问题。新媒体环境下的档案管理工作给档案工作人员的能力也提出了新的要求，但是许多高校的档案队伍在知识和年龄上都严重老化，档案信息化管理缺少人力资源支持。

二、新媒体视角下的高校档案管理工作现状

（一）档案信息化管理不受重视。受传统的管理思想影响，许多高校在教学管理中对档案管理工作都缺少关注，档案部门对新媒体的了解较少，对新媒体的接受度也不高。受此影响，档案部门的档案管理工作缺少资金和设备支持，媒体技术在高校档案管理中的应用受到诸多因素的影响和限制。如由于资金不足，许多高校的档案管理仪器都严重老化，档案室也没有配备专门的仪器设备，档案管理工作经常要消耗大量的人力资源，这不仅增加了档案部门的工作量，也不利于提高档案管理效率。

（二）档案管理模式单一。与传统的纸质档案相比，新媒体时代形成的档案以信息档案为主，信息档案不仅形式多样，而且种类也更加精细。高校档案部门只有与时俱进，创新档案管理模式，才能将复杂的档案管理工作简单化，才能促进档案信息流动和利用。但是，由于当前许多高校在档案管理中缺少完善的档案管理制度，高校档案部门与其他高校、档案部门缺少互动交流，档案管理程序冗杂，档案服务形式相对单一，许多馆藏资料常年处于“沉睡”状态，根本没有被有效利用起来。

（三）管理人员思想落后。高校发展对国家和社会而言，都具有重要意义。档案管理作为高校管理中极其重要的一部分，不容忽视，提高档案工作人员的综合能力，是提高高校档案管理工作质量、服务社会发展的需要。但是，结合实际来看，许多高校都没有组建专门的档案管理部门和管理队伍，档案管理人员的业务水平普遍不高，档案工作人员的知识结构也不完善。加上缺少学习欲望和创新能力，所以许多档案人员在档案管理工作中的作用都局限于“管”，远谈不上“管理”，这给高校档案管理和服务工作带来了消极的影响。

三、新媒体视角下的高校档案管理对策

（一）思想重视，完善档案管理设施。高校档案管理工作是一项系统的工程，它的顺利实施和有序展开，需要领导的关注和支持。在新媒体时代，高校档案管理工作要想取得良好的效果，领导必须要重视。所以，高校领导要改变传统的工作理念，根据高校教学、科研和党政机关工作需要，加大档案管理投入，并从新媒体视角加大档案基础设施建设，完善档案管理工作环境。如高校要为档案部门提供一定量的资金，购置更多的先进的档案管理硬件设施，为档案工作顺利开展打好基础。然后，加强档案管理宣传和教育，开展各种宣传和教育活动，提高高校各部门、教职工对档案管理工作的关注度，并要求内部各部门加强合作，在工作上给予档案工作以大力支持。在此基础上，加强管理文化建设，本着资源流动和共享理念，就档案管理工作定职划责，确保档案信息的安全性、保密性。同时提高档案服务质量，以满足广大师生的档案信息需求。

（二）依法治档，健全档案管理制度。在“互联网+”时代，信息档案、信息设备占据着主导作用。高校档案部门必须要根据档案管理工作中出现的新情况、新问题，健全档案管理制度，建立一整套与新时期档案管理工作相匹配的档案管理体系，以确保档案管理工作有序开展。新媒体视角下的档案管理制度，需要明确档案信息化管理职责、范围和要求，统一档案管理标准和格式，还要在人力资源调配上有所变动，如根据档案管理工作需要，因人设岗，因需设岗，就各级档案管理人员的绩效进行严格评价和考核，并结合评价结果做出奖惩、晋职决定。此外，针对档案管理工作，高校还要进一步完善行政管理制度，严格落实档案工作制度，要抓好档案工作的检查指导，以打造有理有序的档案管理系统，促进各部门之间的合作，使档案管理工作更加规范和标准。

（三）与时俱进，加强档案信息化建设。在新媒体时代，信息传播已经高度信息化，数字化档案信息也成为信息传播的基础。不过，当前许多高校的档案工作仍旧处于信息化建设初期，许多高校在档案信息化建设方面进展缓慢。所以，档案管理工作经常会因为系统与数据对接不畅而影响进度，档案管理基础工作也有待完善。鉴于此，高校必须要重视和加强档案信息化建设。高校档案信息化建设的重点是，完善信息设备和信息系统，发挥信息技术的优势，进行档案信息著录，进行纸质档案加工和转化，完善档案信息。及时升级档案信息化管理系统，确保档案系统与数据能完好对接。此外，重视信息安全，借助用户身份识别、权限限制、杀毒软件等确保档案信息安全，并根据用户需求，推出信息化档案服务，提高档案利用率。

（四）以人为本，提高工作人员的素质。在知识经济时代，人是最宝贵的社会资源，高校档案管理工作要想经受住新媒体环境的冲击，必须要建设一支高质量的档案工作队伍。所以，高校要从以下几方面入手，加强档案工作队伍建设：首先，立足于人才选聘制度，引进既懂档案管理业务又具有新媒体操作能力的专业档案管理人员，为档案工作队伍注入新的血液。然后，借助集体学习和职业培训，促使档案管理人员在已有档案理论知识的基础上，学习新媒体知识，了解和掌握信息技术，并将自己所掌握的技能用到档案管理工作中去，以提高档案管理质量。然后狠抓档案工作队伍的思想政治工作，提高他们的思想认识和责任意识，要求他们与时俱进，打造全新的档案管理服务模式，以更好地服务高校师生。