新时代航天企业办公室信息化建设的探索与研究

2019-11-24

办公室业务 2019年20期

办公室是集综合性、协调性和服务性为一体的综合部门，是领导的参谋和助手，起着沟通上下、协调左右和联络内外的枢纽作用。尤其是航天企业这样的中央企业，办公室的重要性更是显而易见。随着新时代信息化建设的高速发展，航天企业也越来越重视信息化方面工作，航天企业办公室的信息化建设显得尤为迫切，办公室信息化的程度，直接关系到整个企业的信息化程度，办公室信息化程度提高了，才能使办公室业务更加高效运行，从而带动整个企业的高效运营。办公室信息化的建设对促进企业办公室改革和发展，提高业务水平，加快办公自动化建设，具有极为重要的意义。办公室信息化是指在办公室的管理和服务职能中运用现代信息技术，实现企业各结构和工作流程的优化以及重组。办公室的业务多而繁杂，融入信息化的管理可以大大提高处理事务的速度以及质量，把人力从复杂的手工操作中解放出来，使人力资源得到充分利用。

一、信息化建设在办公室业务中的应用

（一）信息化建设在文件管理方面的应用。传统的文件管理工作主要是以纸作为媒介进行文件的收发、鉴定、归档、著录、处置和保管。既浪费纸质资源，又耗费办事人员的时间、精力。随着信息化的发展，文件的管理已经逐步利用软件和企业OA系统实现了信息化管理，但是在涉及文件的鉴定、转发、领导会签、部门流转等工作时还是通过纸质文件的传递来完成这项工作。这就受到了时间、办公地点的限制，导致在某一个环节上，由于领导长时间不在公司或者办事员没有及时呈报给领导，而使文件流转耗费很长时间，严重影响了文件流转的效率，甚至影响年终文件的归档工作。文件管理的信息化建设可以有效地解决这类问题，将文件的鉴定、流转、签发等环节依托信息化手段进行操作，可以减少办公室人员整理、分发、落实流转情况、催还文件等一系列的工作。可以有效避免由于领导办公地点的变换而无法签发文件的情况；缩短文件的传阅时间，简化文件的签发手续，减少文件遗失的风险。若遇到紧急文件，得到领导授意的情况下，临时性跳转至承办人先行办理。文件管理的信息化建设还应该与其他信息化部门形成统一管理。例如文件的归档，若文件的收发和归档是两个部门管理，使用同一软件进行统一化管理就体现出较大优势，使文件的查阅、分发、归档、借阅等一系列工作有序化，简化了手续，解放了劳动力。文件管理的信息化不应仅限于文件的电子版存储，还应该建立本单位的电子文件管理系统，对电子文件的收集、存储、利用、处置等一系列工作进行管控，达到统一化管理、安全保密、高效利用的目标。

（二）信息化建设在印章管理方面的应用。印章是企业经营管理活动中行使职权、明确企业各种权利义务关系的重要凭证和工具。办公室人员做好印章管理，是确保企业经营管理安全和企业利益的有效途径。所以印章的使用具有严格的审批手续，用印人员要经过部门领导审批，企业相关领导审批，甚至总经理审批，之后经办公室人员审查后，进行登记，方可用印。手续繁杂，而且有一个环节的领导不在，就导致用印滞后，增加了用印的难度。而印章管理的信息化，可以将这一系列的手续利用内网，开发一套将用印申请、领导审批、登记集成于一体的软件，此软件可以自动生成用印登记薄，管理者可以利用此软件掌握用印情况。节约了纸质资源，省去了找领导审批这个过程的时间。生成的用印登记薄可以更好地提供查询、审阅、备查等工作。

（三）信息化建设在会议管理方面的应用。会议管理也是办公室重要业务之一，会议的有效有序进行才能保证企业科研生产业务顺利开展。现有的会议管理中申请会议、审批会议、资料上传等已经利用内网平台实现了信息化管理，但高效的会议管理还需要集成度高、步骤简化的会议管理系统来实现。会议管理系统可以将会议的申请、办公室审批、领导审批、上传资料、安全保密、生成会议审批表、会议室设备检查等流程集成起来，使会议管理系统更好地为办事人员服务，使会议的管理更加清楚明确，有利于办公室人员对整个会议全过程的管控，减少会议过程中造成的设备损坏、会议延误等情况对下次会议造成的影响。

二、信息化建设面临的问题与差距

（一）对信息化建设在办公室业务中起到的作用认识不足。由于中央企业历史悠久，本身的文化氛围和体系制度导致业务员习惯沿袭以前的做法处理业务工作，信息化手段的使用对旧做法有一定程度的冲击，导致业务员对信息化建设接受度不足，这是信息化建设中遇到的阻力之一。办公室业务繁多复杂，可能在实际工作中，难免会某一件业务中的某一个环节旧做法优于信息化手段，这样导致业务员对信息化手段产生抵触情绪。

（二）办公室业务人员的信息化水平有待提高。央企办公室业务人员存在资历老、学历相对较低的问题，导致在学习信息化建设的过程中，出现学得慢、效率低等问题，有可能耽误业务工作，从而丧失对信息化建设的信心，导致信息化建设推进困难。

（三）对信息化管理的长期规划不足。信息化建设需要一个长期的规划，领导层重视的基础上，做一个顶层规划，才能使信息化建设长足有效地发展，并应用到办公室业务中，从而真正提高办公效率，把业务人员从繁杂的工作中解脱出来。但是目前，很多办公室的信息化建设往往注重细节和具体业务，没有提升到一定的高度去做顶层规划，导致现有的信息化建设具有局限性。

三、信息化建设的几点建议

（一）加强信息化管理，培养骨干队伍。办公室信息化建设不是一朝一夕的事情，也不是一两个人的事情，而是一项长期的、系统的工程。要保证信息化管理的长效有序进行，需要领导的重视，需要培养一批精通业务，素质高，协作能力强的高素质人才，建立一支既精通办公室业务，又熟悉信息化基本知识、能力强的骨干队伍。信息化建设要求人员知识面广、技术水平高，因此，加强对人才队伍的培养是必不可少的。企业应该多举办信息化建设方面的培训班，加强兄弟单位之间的沟通交流，借鉴好的管理办法，开阔眼界和思路。办公室人员之间应该加强交流，提高业务水平，这样才能使信息化建设长远发展下去。

（二）建立健全信息化相关制度，注重安全保密工作。要搞好办公室信息化建设，必须坚持“求真务实”的工作作风，不搞“表面工程”，要办实事，求实效。在领导重视、人才队伍建设的基础上，制定出相应的运行和维护等规章制度，明确各自的分工和职责，从管理上建立一个工作人员与信息化设备之间相互协同、相互约束的工作关系，使信息化系统更好地为工作服务，创造更高效的办公环境。在信息化相关制度建立中，必须重点制定安全保密相关内容，搞好安全保密工作，防止公司重要信息泄露。

（三）加强领导层对信息化建设的重视程度。信息化建设能否落实见效，关键在于是否具有强有力的组织领导和切实可行的具体措施。要加强信息化建设，首先要让领导认识到中央企业信息化建设的重要性和必要性，要让领导看到中央企业和社会企业在信息化建设方面的差距。