行政机关办公室管理精细化思路与对策

办公室的工作任务繁重，细节颇多，办公室行政管理是各个政府机关必做的工作。如何有效提高行政机关的工作效率，精细化成为政府机关办公室行政管理的最新风向标。本文拟指出目前行政机关办公室管理中存在的问题，探究办公室行政管理精细化的思路与对策，为行政机关管理与发展提供帮助。

一、存在的问题

（一）思想认识不够精准。没有相应的意识及目标。对本可以高效完成的管理工作由于意识不足，导致延迟的情况出现，管理无法有效开展。

（二）缺乏科学量化的管理方式。凭经验来进行管理工作，管理人员的工作概念模糊笼统，在一些方面无法做到面面俱到，工作更无从谈精细、创新。绩效考核制度缺乏考核执行，在具体的实践工作中落实不具体。对工作人员的评价过于片面，难以调动员工的积极性，增加了管理工作的压力。对于不同岗位，大多也没有做到具体情况具体分析。很多办公室行政管理工作在绩效考核制度的贯彻和落实过程中存在一些问题，导致绩效考核制度形同虚设，不能达到奖励和处罚的效果。

（三）管理制度不够精细。办公室在制定管理制度的过程中，并没有结合办公室自身的特点，不同管理部门之间在管理内容上的相似度较高，导致管理制度在落实过程中存在一定的困难。

（四）分工不够明确。在行政管理过程中对办公室的工作分工没有进行明确，导致办公室行政管理工作不能得到有效的落实，办公室员工的工作积极性不高。

（五）管理人员或员工职业素质不够高标准。存在工作人员或者行政管理人员的职业素养不够高，缺乏精细工作的意识，工作敷衍塞责。

二、办公室行政管理精细化思路

（一）确立精细化管理理念。精细化管理的开展其基础就是要构建起精细化行政管理观，优化原有管理工作，加大办公室管理工作的精细化，这是工作中一定要具备的态度。例如，构建并完善有关管理体系、工作规范与标准，让机关发展可以更加稳定，一步一步提高工作的效率，加大管理效能。但是需要注意，在开展管理的实际情况下，应当始终秉持以“精品、人品”同在精神，并以“精华、细化”的态度原则，加强对办公室调研的力度，有针对性地对各个不同的岗位制定出不同的管理方式，精分细化管理工作，规定工作的流程以及不同工作人员的责任。需要使行政管理工作更加具体，使每个人员都能够充分了解工作的细节，行政管理人员不能缺乏耐心和细心，需要一步一步地将工作规范化、精细化，同时行政管理人员也应当加强自身的学习，与时俱进，更新自己的管理思想。制度是硬的，人是活的，以灵活的管理思想执行精细化，带动整个工作的精细化思路灵活善用。精细化行政管理方式使办公室行政管理更加科学、有效，同时，这种方式是创新、灵活的，可以适应机关发展需求，对于政府发展而言，作用极大。

（二）量化细化管理项目。为了让行政管理可以更科学、有效，在开展管理时一定要让模式具有创新度，实现管理目标的更好开展，摆脱传统的模糊管理；实行不同的量化考核方式，对员工的品德、能力及绩效进行相同的考核，做到充分公平，调动员工的积极性。员工的工作积极性提高了就会实现对行政管理工作的配合，繁重的行政管理工作也会因此变得轻松简单。运用全面精细化管理方式来安排工作，对于机关工作而言，可以更好地促进其工作开展。重视工作中的每一个流程的细节管理，对任务采用合理、科学分配制度，对内容加以明确，规划好每一个步骤，可以节约大量工作的时间并提升工作效率，让其管理水平可以显著提升。实现管理的精细化能够提高办公室行政管理工作的效率与质量，要想实现可持续发展，必须对办公室实施精细化行政管理。

三、办公室精细化行政管理对策

（一）行政管理人员管理意识的提高及实际应用。对于办公室各项行政管理工作而言，工作内容是比较复杂的，而要提升其管理效率的重要方法就在于精细化的管理，在构建有关管理文化时，一定要把“精细化”3个字刻入员工心里，由培养他们细致化的工作着手，全方位提升行政管理水平。管理者的管理思想是管理工作精细化的客观条件。应确立精细化管理意识，将管理精细化的理念，深深植入工作人员的思想中，通过理念的改变使工作人员在具体的工作中调整自己的行动，协助完成工作的精细化。管理者如果能意识到精细化的重要性，才能把这一理论好好融入工作中，并充分考虑各方面需求、因素，及时提出相应的解决办法以及管理工作的效率。同时要不断培养政府机关人员精细化管理能力，使办公室行政管理工作更加精细化，使政府机关发展与管理更加具有创新性，使政府机关有更好的发展前景。

（二）明确管理目标，对工作流程进行细化以及量化。在制定管理目标的过程中，需要注意以下几个方面：1.保证权责制衡，定岗、定制。工作岗位的设置要根据办公室的主要职能和工作流程来进行，并明确各岗位之间的职责。2.确保正常运作，优化工作流程。简约科学的工作流程对实现办公室精细化管理具有重大的促进作用。应根据工作任务自身的逻辑性，把其分成若干个部分，这样便于对这些工作任务进行审视和考虑，了解每一个工作环节中存在的不足，并及时作出反馈和调整。同时，借助互联网优势，实现办公自动化，及时全面收集信息，从上至下、从外到内对工作管理机制进行协调，防止出现管理空白，确保各个工作环节之间实现无缝衔接。3.制定严格的考核标准与要求。对程序性以及易量化的办公室工作，在对量化指标设计时应确保其科学性，对主观性较强以及非程序性工作应对其指标评价进行定性设计，对表现优秀的员工给予积极奖励，带给其满足感和自豪感，对工作松散、违纪员工给予批评教育和警告处分。

（三）规范管理制度，加强机关文化建设，全面提高员工职业素养。制度化管理方式也是办公室行政管理的主要方法，可以有效开展精细化行政管理工作，这就需要各个政府机关拟定相应的激、制约制度，让管理在执行时可以更顺利。开展精细化的行政管理工作，机关一定要拟定合理、科学的规章制度，使政府机关内部形成统一的规范模式。加强机关文化建设是办公室精细化行政管理的重要对策，提升工作者热情，设置晋升机会、完善奖励制度。做好工作时也突出了员工的价值，这也是个性化的管理表现之一。这种管理制度对于行政管理人员来说，对他们的职业素养、工作能力等也提出非常高的需求。所以需要提升他们的专业能力、职业素养，培养出更多的高素质人才，让管理工作可以更好发展并运用至实际中，体现出办公室行政工作的精细化管理，使政府机关有更好的发展。办公室行政管理工作的精细化同样依赖于对员工职业素养的培养。办公室行政管理工作过于零碎、繁重，如果员工不能够积极配合办公室的行政管理工作，管理工作的工作量就会因此而加大，也自然影响了办公室管理工作的精细化。要加强对工作人员的思想教育，使其积极主动参与管理工作。

四、结束语

综上，对于办公室管理而言，采用精细化的管理是十分重要的，办公室工作的内容非常多且复杂，一定要构建起完善的精细化管理制度，才可以更好地完成管理的工作，并且一步一步提升行政管理的效率。同时，这一种创新的管理方式是灵活多变的，可以更好运用至政府机关中，这对于政府机关的发展来说，促进作用强大，可以提升其行政管理的水准。总得来说，办公室的精细化行政管理，是要求各政府机关构建起精细化的管理观，同时这也是管理开展的基础。